提高档案管理科学化水平的路径选择

提高档案管理科学化水平的路径选择

郭志玲

黑龙江省依安县新屯乡人民政府 黑龙江齐齐哈尔 161541

摘要：做好档案管理工作，既可以帮助管理者了解企业的现状，又可以为制定企业今后的发展计划提供准确的数据资料参考，还可以总结经验，使企业少走弯路，加快企业的发展步伐。因此，需要提高企业对档案管理工作的重视程度，加强档案管理水平，加强对档案管理工作人员的业务培训，重视对实物档案的保存和利用，做好档案管理工作，以推动企业的快速发展。

关键词：档案管理；科学化；路径选择

引言

档案管理创新在企事业单位的发展建设中起关键作用，档案管理是单位内部的基础重点工作，相关单位部门要高度重视，不断对档案管理效果进行详细探究，明确具体管理现状。根据技术要求以及数字化、智能化发展趋势，对档案管理进行改进，注重档案管理网络建设，并充分保证信息资料安全，在制度保障的前提下开展管理工作，进一步推动基层企事业单位高效持续发展。

1新时期档案管理的实际意义

档案管理在企事业单位发展过程中有着重要作用，可以有效协调单位内部各项工作的开展，为领导决策提供参考依据。档案管理工作涉及的内容相对较多，工作人员要针对档案资料进行收集整理，做好档案信息的分类工作，并对其进行鉴定和编目，以便于后期检索相关资料，为有关工作的开展提供帮助。档案管理的各个环节均要求工作人员加以重视，任一环节出现纰漏均会导致相关工作无法顺利推进，导致档案信息资料外泄或丢失，对单位整体发展有较大影响。为此，在新时期下，各单位要不断加强对档案管理创新的重视程度，紧跟时代发展步伐，全面推进档案管理工作。在信息时代，充分展现出档案管理创新的必要性，有助于大幅提升档案管理效率，可以减少管理工作开展中出现的失误，有效为企事业单位各项工作开展提供良好的服务。

企事业单位档案管理创新可充分保障档案信息的真实性和有效性，确保信息的安全，传统管理方式通常是对纸质档案进行保管。纸质档案特殊性，若保存时间较长经常会出现各类问题，在天气的影响下容易出现档案霉变、失火等现象，致使档案无法复原。同时，纸质档案的保管对空间要求相对较高，档案资料的保存通常需要较大的空间存放纸质档案，查阅时增加了工作人员的工作难度，耗费了大量的人力，制约了档案管理工作的整体发展。随着档案管理方式的创新，企事业单位逐渐采取信息化管理方式，以解决传统管理存在的问题，有效节省人力、物力，延长档案资料的保管期限，确保档案资料信息的安全。

2档案管理工作中存在的问题

2.1不重视档案管理工作

部分企业由于没有完全了解档案管理工作的重要性，容易忽视对其的管理。档案管理工作大多由办公室的员工兼职，但其档案管理工作的专业知识有限，工作水平不高，还挤压了档案管理工作的时间，导致档案管理工作的质量难以提升。随着科技的发展，档案管理工作的现代化水平不断提升，但是有些企业不能紧跟时代发展的步伐，增添相应的档案资料种类，及时引进和学习新的档案管理工作技术，导致档案资料无法为企业的发展提供更多有用的信息，企业档案管理的工作效率也迟迟得不到提高。

2.2没有良好的档案资料保管环境

由于部分企业对档案管理工作不够重视，没有为企业档案资料保存提供适宜的环境，缺乏符合档案资料存放要求的档案室和档案库房，仅仅将档案柜放置在办公室，而办公室环境的温度、湿度并不一定符合档案资料的保管要求。另外，有些企业档案管理的网络系统没有完全与外网隔离，甚至没有配置专门的电脑，导致档案管理工作的安全性和保密性较差。档案管理环境的安全性差，严重时可能会导致档案文件毁坏、丢失、泄密，给企业的发展造成重大的损失。

3提高档案管理科学化水平的路径选择

3.1企业要重视档案管理工作

首先,需要对企业管理人员进行档案管理方面的相关培训，让企业的管理人员认识到档案管理工作对企业发展的重要作用，更有效地利用档案做好工作。其次，配备专职的档案管理工作人员，并定期对其进行相关业务培训，提高企业档案管理工作的效率。再次，每年对档案的总量、名称等基本信息进行系统的统计，并定期统计档案的借出、查看等利用情况，然后上报给主管部门。同时要定期检查档案是否受到损坏，若有损坏，要第一时间进行修复并上报给主管领导。最后，档案管理网络系统的应用应在企业中得到推广，并随着科学技术的进步不断进行系统应用的更新，这样不仅有利于实现部分公开档案资料的共享，还有利于通过搜索、语音等多种方式更加快捷方便地查找所需档案资料，节约时间，提高工作效率。同时，随着企业的发展，档案资料种类不断增多，对其的管理方式也应不断更新，以便更好地管理档案，为企业的发展提供依据。

3.2加强对档案资料的保管，提升其安全性

要建立专门的档案库房，库房内每天要进行温度和湿度的监测并进行记录，温度和湿度要适合档案资料的保存，同时要对档案库房有严格的管理制度，例如利用现代化信息技术通过刷脸、指纹等方式对进入档案库房的人员进行身份识别认证，认证通过后才可进入，以提高档案资料的安全性和保密性。档案管理工作人员要有较强的责任感，工作中做到不坏、不丢、不乱。不坏指档案资料应完好无损，即使发现个别档案损坏，也应进行及时补救。不丢指保护档案资料的绝对安全性，不能因各种原因导致档案资料丢失。不乱指要按档案管理的制度严格对档案资料进行分类管理，做到档案资料一目了然，井井有条。档案管理网络系统可设置各种权限防止档案泄密，例如可以对企业的领导、主管人员、档案工作人员进行虹膜、指纹录入，作为登录档案管理系统的一道必要程序，当有陌生的虹膜、指纹企图进入档案管理系统时，会发出错误警告并发送短信给档案管理工作人员，使其提高警惕，从而保证档案资料安全。

3.3加大对档案管理工作人员的培训力度

企业应每年为档案管理工作人员提供有针对性的档案管理知识培训。通过培训，首先使档案管理工作人员了解自身工作对企业发展的重要性和意义，增强其职业自豪感、责任感，提高其工作积极性。其次，由于档案资料对企业发展的重要性，档案管理工作人员应保障档案的完整性和安全性，并对档案资料的内容进行保密。再次，档案管理工作人员应跟上企业的发展步伐，了解档案管理技术的发展，通过参加培训和自学等多种方式不断学习档案管理知识，将档案管理工作做得更好。最后，档案管理工作人员应在工作岗位中做到不怕烦琐，不记功名，默默无闻，无私奉献。

3.4重视实物档案的保存和利用

实物档案大多数为企业或企业各部门获得的奖杯、奖牌、奖状和各种荣誉证书，档案管理工作人员要根据企业内部的实物档案归档制度，与各部门及时沟通，确定实物档案的归档时间、类别和范围，对实物档案进行归档保存。企业内部要定期对实物档案管理工作进行检查和指导，主要检查实物档案的保存是否符合规章制度，实物档案是否完整，同时对实物档案的保存技术进行指导。

结束语

档案管理工作的本质是对鉴定后有用的文件、声像和实物资料进行收集和管理。要做好档案管理工作，推动企业持续健康地发展，企业管理人员就要了解档案管理工作在企业发展中的重要作用，重视档案管理工作，为档案资料的保存提供良好的环境并进行严格的安全检测，维护档案资料的完整，对档案管理工作人员定期进行培训，提高档案管理工作人员的综合素质，重视实物档案的保存和利用，以便更加快速、直观地通过档案了解企业的发展状况。

参考文献

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