黑龙江省依安县新屯乡人民政府 黑龙江齐齐哈尔 161541
摘要:做好档案管理工作,既可以帮助管理者了解企业的现状,又可以为制定企业今后的发展计划提供准确的数据资料参考,还可以总结经验,使企业少走弯路,加快企业的发展步伐。因此,需要提高企业对档案管理工作的重视程度,加强档案管理水平,加强对档案管理工作人员的业务培训,重视对实物档案的保存和利用,做好档案管理工作,以推动企业的快速发展。
关键词:档案管理;科学化;路径选择
引言
档案管理创新在企事业单位的发展建设中起关键作用,档案管理是单位内部的基础重点工作,相关单位部门要高度重视,不断对档案管理效果进行详细探究,明确具体管理现状。根据技术要求以及数字化、智能化发展趋势,对档案管理进行改进,注重档案管理网络建设,并充分保证信息资料安全,在制度保障的前提下开展管理工作,进一步推动基层企事业单位高效持续发展。
1新时期档案管理的实际意义
档案管理在企事业单位发展过程中有着重要作用,可以有效协调单位内部各项工作的开展,为领导决策提供参考依据。档案管理工作涉及的内容相对较多,工作人员要针对档案资料进行收集整理,做好档案信息的分类工作,并对其进行鉴定和编目,以便于后期检索相关资料,为有关工作的开展提供帮助。档案管理的各个环节均要求工作人员加以重视,任一环节出现纰漏均会导致相关工作无法顺利推进,导致档案信息资料外泄或丢失,对单位整体发展有较大影响。为此,在新时期下,各单位要不断加强对档案管理创新的重视程度,紧跟时代发展步伐,全面推进档案管理工作。在信息时代,充分展现出档案管理创新的必要性,有助于大幅提升档案管理效率,可以减少管理工作开展中出现的失误,有效为企事业单位各项工作开展提供良好的服务。
企事业单位档案管理创新可充分保障档案信息的真实性和有效性,确保信息的安全,传统管理方式通常是对纸质档案进行保管。纸质档案特殊性,若保存时间较长经常会出现各类问题,在天气的影响下容易出现档案霉变、失火等现象,致使档案无法复原。同时,纸质档案的保管对空间要求相对较高,档案资料的保存通常需要较大的空间存放纸质档案,查阅时增加了工作人员的工作难度,耗费了大量的人力,制约了档案管理工作的整体发展。随着档案管理方式的创新,企事业单位逐渐采取信息化管理方式,以解决传统管理存在的问题,有效节省人力、物力,延长档案资料的保管期限,确保档案资料信息的安全。
2档案管理工作中存在的问题
2.1不重视档案管理工作
部分企业由于没有完全了解档案管理工作的重要性,容易忽视对其的管理。档案管理工作大多由办公室的员工兼职,但其档案管理工作的专业知识有限,工作水平不高,还挤压了档案管理工作的时间,导致档案管理工作的质量难以提升。随着科技的发展,档案管理工作的现代化水平不断提升,但是有些企业不能紧跟时代发展的步伐,增添相应的档案资料种类,及时引进和学习新的档案管理工作技术,导致档案资料无法为企业的发展提供更多有用的信息,企业档案管理的工作效率也迟迟得不到提高。
2.2没有良好的档案资料保管环境
由于部分企业对档案管理工作不够重视,没有为企业档案资料保存提供适宜的环境,缺乏符合档案资料存放要求的档案室和档案库房,仅仅将档案柜放置在办公室,而办公室环境的温度、湿度并不一定符合档案资料的保管要求。另外,有些企业档案管理的网络系统没有完全与外网隔离,甚至没有配置专门的电脑,导致档案管理工作的安全性和保密性较差。档案管理环境的安全性差,严重时可能会导致档案文件毁坏、丢失、泄密,给企业的发展造成重大的损失。
3提高档案管理科学化水平的路径选择
3.1企业要重视档案管理工作
首先,需要对企业管理人员进行档案管理方面的相关培训,让企业的管理人员认识到档案管理工作对企业发展的重要作用,更有效地利用档案做好工作。其次,配备专职的档案管理工作人员,并定期对其进行相关业务培训,提高企业档案管理工作的效率。再次,每年对档案的总量、名称等基本信息进行系统的统计,并定期统计档案的借出、查看等利用情况,然后上报给主管部门。同时要定期检查档案是否受到损坏,若有损坏,要第一时间进行修复并上报给主管领导。最后,档案管理网络系统的应用应在企业中得到推广,并随着科学技术的进步不断进行系统应用的更新,这样不仅有利于实现部分公开档案资料的共享,还有利于通过搜索、语音等多种方式更加快捷方便地查找所需档案资料,节约时间,提高工作效率。同时,随着企业的发展,档案资料种类不断增多,对其的管理方式也应不断更新,以便更好地管理档案,为企业的发展提供依据。
3.2加强对档案资料的保管,提升其安全性
要建立专门的档案库房,库房内每天要进行温度和湿度的监测并进行记录,温度和湿度要适合档案资料的保存,同时要对档案库房有严格的管理制度,例如利用现代化信息技术通过刷脸、指纹等方式对进入档案库房的人员进行身份识别认证,认证通过后才可进入,以提高档案资料的安全性和保密性。档案管理工作人员要有较强的责任感,工作中做到不坏、不丢、不乱。不坏指档案资料应完好无损,即使发现个别档案损坏,也应进行及时补救。不丢指保护档案资料的绝对安全性,不能因各种原因导致档案资料丢失。不乱指要按档案管理的制度严格对档案资料进行分类管理,做到档案资料一目了然,井井有条。档案管理网络系统可设置各种权限防止档案泄密,例如可以对企业的领导、主管人员、档案工作人员进行虹膜、指纹录入,作为登录档案管理系统的一道必要程序,当有陌生的虹膜、指纹企图进入档案管理系统时,会发出错误警告并发送短信给档案管理工作人员,使其提高警惕,从而保证档案资料安全。
3.3加大对档案管理工作人员的培训力度
企业应每年为档案管理工作人员提供有针对性的档案管理知识培训。通过培训,首先使档案管理工作人员了解自身工作对企业发展的重要性和意义,增强其职业自豪感、责任感,提高其工作积极性。其次,由于档案资料对企业发展的重要性,档案管理工作人员应保障档案的完整性和安全性,并对档案资料的内容进行保密。再次,档案管理工作人员应跟上企业的发展步伐,了解档案管理技术的发展,通过参加培训和自学等多种方式不断学习档案管理知识,将档案管理工作做得更好。最后,档案管理工作人员应在工作岗位中做到不怕烦琐,不记功名,默默无闻,无私奉献。
3.4重视实物档案的保存和利用
实物档案大多数为企业或企业各部门获得的奖杯、奖牌、奖状和各种荣誉证书,档案管理工作人员要根据企业内部的实物档案归档制度,与各部门及时沟通,确定实物档案的归档时间、类别和范围,对实物档案进行归档保存。企业内部要定期对实物档案管理工作进行检查和指导,主要检查实物档案的保存是否符合规章制度,实物档案是否完整,同时对实物档案的保存技术进行指导。
结束语
档案管理工作的本质是对鉴定后有用的文件、声像和实物资料进行收集和管理。要做好档案管理工作,推动企业持续健康地发展,企业管理人员就要了解档案管理工作在企业发展中的重要作用,重视档案管理工作,为档案资料的保存提供良好的环境并进行严格的安全检测,维护档案资料的完整,对档案管理工作人员定期进行培训,提高档案管理工作人员的综合素质,重视实物档案的保存和利用,以便更加快速、直观地通过档案了解企业的发展状况。
参考文献
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