计算机技术在现代办公自动化中运用分析

计算机技术在现代办公自动化中运用分析

吴刚

四川长宁天然气开发有限责任公司 四川省 成都市 610051

【摘要】当前我国社会经济与科技不断发展，信息技术已全面深入渗透在人们的工作与生活中，发挥了重要的作用。在现代办公中，计算机技术更是支撑了自动化管理的模式，转变传统办公的形式，大幅度提高办公效果。本文结合笔者多年的研究实践，探讨计算机技术在现代办公自动化中的实践应用，以供参考。

【关键词】计算机技术;现代办公;自动化;实践应用

    科技的不断发展为当前人们的生活与工作带来了巨大的便捷，提高工作效率，于是办公自动化得到越来越多人的应用与认可。在市场竞争环境日益激烈的背景下，越来越多企业注重引入办公自动化的管理体系与模式，充分借助通讯技术、现代化设备以及各种图像数据处理技术，以保障高效的工作运行，不但很好地缩减当代年轻人繁复的工作流程，减轻工作压力，还大大提高了办公效率。

1.计算机技术在现代办公自动化中的应用意义

1.1促进内部交流

    在现代办公自动化中应用计算机技术，有助于促进内部的交流工作，强化内外部的结合与联系。多年来人们受到传统办公环境的影响，再加上环境、规则、纪律制度上的严格限制，特定工作环境下各部门内部交流不畅通，缺乏衔接，而在实现办公自动化以后，原有的空间和时间上的限制将被彻底打破，任何部门的工作人员都能借助网络平台和计算机技术实现沟通交流及互相学习，确保公司办公的各项业务紧密连接起来，而工作人员只要进行简单操作，就能完成采集信息、分析数据等工作，为上级的管理及作出正确的决策提供参考借鉴[1]。此外，计算机技术的应用还能帮助工作人员快速查到需要的信息，挖掘资源的隐藏价值，也便于挖掘很多潜在客户为公司拓宽渠道，带来巨大的效益。

1.2节约办公成本

    应用计算机技术于办公自动化中，很大程度节约了投入办公工作的成本，而无纸化办公模式的推行还符合节能环保理念的要求[2]。长期以来，很多必须口头相传或是用笔记录的内容，都能在虚拟的环境下转变和实现，应用办公自动化系统，冗杂的办公资料、办公费用都将得到节省，一定程度解决了成本过高的问题，办公资源的共享也将更好地实现。

1.3提高办公效率

    计算机技术支撑下，工作人员将应用大量的办公软件，大大提高工作效率，过去需要进行总结、通告、报告的相关书面文件可以转变为电子的形式，更不会因为资源的缺乏而导致效率过低或工作延误的问题。办公系统自动化还很好地将群体之间、个体之间的工作关系协同起来，确保信息的传输与共享更为便捷与准确，比如在上级批阅文件后下级可结合相关要求进行快速整理，再通过邮件方式同时传输文件给各部门或相关客户，效率大幅度提升[3]。

1.4利用咨询决策与指挥调度

    计算机技术还能应用在现代办公的咨询与指挥调度工作上，尤其是上级核查指示下的工作，需要应用该技术进行持续的跟踪，以确保工作质量，同时还要跟进反馈结果，向上反映，确保上级管理者及时掌握情况，提高监控效率，进一步保障现代化、自动化办公水平。

2.办公自动化的相关要素与功能

2.1办公自动化要素分析

    企业的办公活动多为处理各种文件信息，其包含的要素有办公人员、环境、信息、制度、组织机构与工具，这些要素贯穿办公活动的始终，而作为处理的主体，信息的流通则要经过接收、变换、处理、传递与利用的过程[4]。

    首先是办公人员，人是办公自动化的操作者，所有活动都需操作者执行，而办公工作也是对人的指挥工作，进行办公时，任何一个个体所要完成的工作性质是不同的，在此基础上分配决策、管理、专业、辅助的工作，以全面推动办公自动化系统的运行和功能的实现。其次是环境，在计算机技术广泛应用下，办公环境发生巨大改变，办公空间缩小，于是技术就发挥串联沟通的作用。再者是办公信息，这是实现办公自动化的前提，应用计算机技术能够处理信息，为决策的制定奠定基础。还有就是制度，制度有固定化的特点，是对工作人员的工作行为产生规范作用的标准，应用计算机技术自动约束的机制，才能提高办公的效率。组织机构由办公层级确定，体现办公环境下组织机构的情况，应用计算机系统则能确保机构运作更为灵活。最后是技术工具，它很好地将独立的办公室通过设备与技术联系系统，促成完整系统的形成，同时也促进资源实现共享，整体上提高办公效率[5]。

2.2办公自动化功能分析

    在具体的自动化功能应用中，主要包括以下几种：（1）文字处理功能，如常见的wps、word工具，都能快速处理文字信息，确保效率；（2）图像处理功能，用以处理图像与图形，对信息进行分析，确保数据的准确性与清晰度，建立内在联系，使其更直观地展现出来；（3）数据处理功能，主要在分析利用上，这是办公工作的核心任务，通过创建数据库分类信息与过滤信息，建立其独立性，使其发挥重要价值；（4）电信会议功能，由信息技术和通讯设备建立起来，以快速解决各种办公问题，促成新方案的实施，节约时间成本；（5）辅助决策功能，利用系统可收集的信息对其加以分析与处理，对未来可能出现的问题进行预警，整改方案，使其更顺利完成；（6）网络通信功能，这是办公自动化的关键技术，能够强化各部门之间的联系，促成资源共享，也连接内外部信息共享关系。

3.计算机技术在现代办公自动化中的实践运用

3.1利用软件资源，管理办公自动化文档

    在办公自动化环境下，信息处理工作包括检索、传递、编辑和利用，这些都离不开计算机技术的支持，而常用的软件有系统软件、支持软件、通用软件和专用软件，工作人员可在网络平台上随时审阅文件，结合自身工作需求调整工作时间，同时确保批阅修改的过程都有相应的记录，便于后续的整改使用。在接收文件后，还可进行登记、发送和保存归档的处理，随时根据等级查询资料文件。必要情况下做权限设置，确保安全性。另外，工作人员还可设置自动化收发文件的需求，根据权限与等级分配处理，实现文件信息的共享，这样就完全替代传统的纸质文档，保存利用水平也大大提高。

3.2创建信息平台，完善自动化办公流程

    企业办公运作中离不开计算机技术支撑下的计算机平台，如常见的电子公告、电子论坛等，都可在平台上发布和利用，企业根据其自身的应用现状与规章制度，确保工作人员随时能掌握情况。而这样的平台还能帮助办公人员随时查询到人员信息、电话号码等，实现内部的资源共享目标。在办公过程中应用自动化技术与计算机技术，原有的办公流程也能得以及时调整，在实时监控的基础上发现运作问题，加强各部么之间的交流沟通，确保人力、物力、财力在应用时利用率都能得到显著提升。还有企业的其他流程化工作，如公文审批、汇报流程等等，都能在计算机技术的支撑下得到改进，确保资源优化配置，那么工作人员就能更好地帮助上级设置工作日程、接待日程以及具体行程等内容，进一步保障自动化价值的实现。

4.结束语

    综上所述，伴随我国社会经济的不断发展，各企事业单位的日常办公工作事务日益增多，各环节流程也将更为复杂，在此基础上应用计算机技术，结合办公自动化以缩减冗杂的办公流程，衔接各项办公环节，确保内部资源共享，各部门间更好地进行沟通，无疑能大大提高现代办公自动化的运作效率与工作效率。由此可见，工作人员必须对计算机技术加以重视，并大力应用于现代办公自动化工作中，充分发挥其利用价值。

【参考文献】

[1]田娟.计算机技术在现代办公自动化中的应用[J].应用技术,2018,4(11):149-150.

[2]万玲丽.综述现代办公自动化中计算机的应用[J].电脑迷,2016,11(7):91.

[3]王雁.办公自动化中的计算机技术应用[J].电子技术与软件工程,2016,2(21):117-118.

[4]刘俊.对计算机办公自动化网络构建的分析[J].电子制作,2014,3(3):97.

[5]陈长全.关于办公自动化中计算机技术应用研究[J].科技与企业,2015,11(4):68-69.