新时期事业单位档案信息化建设研究综述

新时期事业单位档案信息化建设研究综述

叶红伟

宽城满族自治县人力资源和社会保障局  067600

摘要：随着国家经济的发展越来越好，事业单位也在不断的改革和进步，档案管理工作也在不断的深化，注重档案管理创新，以追求高质量管理效果。现针对单位档案管理展开深入思考，简要阐述单位档案管理的重要性，分析当前事业单位档案管理的具体现状，明确传统管理形式所带来的问题，并着重探讨新时期单位档案管理的主要创新策略，从不同角度出发提出全新的管理形式，为相关人员提供有效参考。

关键词：事业单位；档案信息化；建设

引言

随着信息时代的到来，带动了档案管理的改革及创新，在实际中可以通过现代化档案管理技术、模式、方法的运用来改进其以往管理工作中存有的不足，实现对档案资源进行高效管理的目的。在档案管理中，应从创新的角度来分析其工作发展形势及事业单位发展需求，以信息时代背景所带来的优势，结合相关管理工作的实情来对其现有的管理体系进行调整，从而对快速增长的档案信息资源进行科学化处理，使档案资源能够得到有效利用。

1事业单位改革后档案管理存在的问题

1.1专业化程度低

档案管理是一项专门和系统的工作，需要专门的机构和人员。然而，一些单位虽然设置了专门的管理机构，但人员、设备、资金等方面的配置不足。（1）专业出身的档案管理人员少，部分人员是从办公室或人事科借调而来，属于兼职性质，因缺少系统专业的培训，影响了档案管理成果。（2）档案材料的归档和储藏有明确的环境条件要求，相关设备配置不到位或配置等级低，会影响档案的保管质量。（3）档案的收集、整理、归档和使用，每一个环节都需要充足的资金支持，资金配置不到位，不仅影响工作质量，还会削弱工作人员的积极性。

1.2档案管理信息化水平和现代化程度不足

在当今信息时代，事业单位内部控制系统的档案保管人必须利用信息技术和计算机手段，提高档案工作的质量和效率。同时，还要充分运用国家信息化建设档案管理，认真作好档案管理的整体规划，全面克服传统管理模式的缺点，以实现档案管理工作再上个新台阶。但从实际工作状况看，由于管理人员缺乏对档案管理工作的认识，不能为档案信息化的现代化注入时间、物质、资金，又缺乏财力保障，造成档案管理工作现代化水平落后，相应的业务管理能力严重不足。

1.3技术应用存有不足

虽然在档案管理中广泛使用了信息建设，但在实践中，现代管理技术的使用仍然不足，而且仍处于早期阶段。并且在档案管理发展的过程中要求其可以提供更为多样的管理服务，使档案管理的实施能够更好地对档案资源的价值进行挖掘，从而充分地对档案管理的功能进行开发。但是因对信息化技术的应用程度不足，使许多具有较强实用性的功能未得到有效的开发，这也使得实际档案管理中所采用的管理技术、管理方法逐渐无法应对不断增多的管理要求，进而影响档案管理实效。

2新时期事业单位档案信息化建设研究综述

2.1完善管理模式，实现精细化目标任务

精细化管理具有科学、理性、精确的基本特征。业绩目标为指导,它设立的组织机构，优化和完善管理流程,通过科学、促进思想和治理方式的转型，以实现科学目标，档案管理工作的规范化和标准化。各层级事业单位及档案管理部门需要进一步完善对档案工作的统筹协调工作机制，坚持与中心工作、重点工作同研究、同部署、同推进。针对档案与时代融合任务，逐级分解、列出清单、长期坚持、确保实效。同时，全面落实依法依规管档治档责任，将档案工作纳入事业单位发展顶层设计规划，按照适度超前的原则设定档案同行业与具体业务的流程节点。不断加强事业单位档案集中统一管理，规范完善档案资料收集范围，将关系国家安全、国计民生、公共服务、科研文化等重点行业和领域的档案纳入规范化管理范畴，抓好事业单位全宗介绍、组织机构沿革、大事记等编制工作，健全重特大事件档案应急处置档案管理机制，责任到人、分工协作、共同发力。

2.2优化档案信息化管理系统

关于档案管理的计算机化系统，必须根据各机构的实际情况和工作要求来建立这些系统，以确保它们的职能能够满足建立档案的所有要求。同时在现今档案信息化建设进程不断推进的过程中，对于所采用的管理系统其功能还需进一步完善，通过建立起匹配的信息化管理系统来加强对档案的处理，实现档案管理的自动化、信息化开展要求。并且在档案信息化管理系统的建设中，还可以引入云计算技术与管理系统对接，建立起档案管理云端平台，这样可以使档案工作在云平台上开展，其对存储设备设施的要求降低，并在云计算技术的支持下对数据资源进行高速处理。在开展档案管理工作的过程中，需要保障信息化建设项目的有效落实，从而确保后续的管理工作能够呈现出持续化的特点，推动了管理工作的深入发展，并为管理项目的有效落实提供了关键因素。在信息时代的影响下，档案管理工作人员需要充分结合信息站点的实际情况，并明确档案管理工作开展阶段所提出的要求，基于档案信息化服务保障，将查询、借阅以及信息共享等方面的功能包含在内，从根本入手提高了档案管理工作的综合水平。另外，在打造信息化网站系统时，需要保障系统建设的完善性，加强事业单位与档案管理工作体系之间的联系程度，基于一体化的管理工作模式，实现对信息的充分利用，为事业单位带来了良好的社会效益和经济效益。

2.3加强数据源管理

在档案资源管理的信息构建过程中，相关人员可以通过加强数据源管理进行创新。部分档案资源管理，特别是在人力资源管理中，有效整合各种资源，通过计算机网络技术，相应档案数据库，统一规划，营造有利于健全档案管理,及时处理和完善他们的内部数据库,数据库的数据管理。作为重点的同时，人事档案提高质量和水平，加强管理进一步优化档案管理信息化。数据来源是非常重要的，而管理人事档案数据来源必不可少，因此，在协调人事档案数据库电子版的过程中，我们必须有效地组织档案，不断完善人力资源管理系统。只有建立良好的人力资源管理体系，才能加强数据源管理，进一步推动公共机构档案管理电脑化建设工作。

2.4培养专业的档案信息化人才

必须要高度重视档案管理信息化人才的重要性，在工作中营造一个良好的工作氛围，通过借助聘请专家专题培训、实体考察和业务交流等多种形式为档案管理人员提供更加常规化且专业化的培训，不断提升工作人员的信息化业务知识和专业素养。此外，还需提升其责任意识、安全意识，培养一批具有高素质、高水平的档案管理人才。

结语

档案管理信息建设可以促进其工作方式的创新，使事业单位的信息建设水平进一步提高，从而达到优化档案工作流程的目的，使各项工作按照规章制度的要求来高效落实，并促使档案资源得到有效利用。并且还应借助现代化技术来加强对数字化档案资源的处理、分析等工作，推动档案工作的信息化建设的进步，有利于档案管理的信息化转型，使档案工作的效率、质量得到有效提高，进而对档案工作中各类资源进行全面的整合及分类。

参考文献

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