城市建设档案管理现状及改善措施研究

城市建设档案管理现状及改善措施研究

李瑶

武汉市燃气热力集团有限公司  湖北省武汉市    430015

摘要：城建档案管理工作关乎着城市发展的每一段历程，传承着城市文化，是城

市发展中不可或缺的一项重要工作，政府管理部门和城建档案管理人员应该重视该项工作，认识到其对城市发展的重要性。城建档案管理机构应该把城建档案事业发展纳入规划，并需与城市建设同步协调发展，这样才能保证城建案事业积极健康发展。城建档案也要顺应现代化和信息化的发展，只有这样才能加快城建档案信息资源开发，才能提高档案管理和利用水平。基于此，本文主要分析了城市建设档案管理现状及改善措施。

关键词：城市建设；档案管理；改善措施

中图分类号:G472.4文献标识码:A

引言

城市建设在社会发展的过程中，不断加快，在社会发展的过程中，对城市建设的要求不断提升，使得城市建设档案管理要求也不断提高，为城市建设提供保障。加强城建档案建设工作，将直接关系到维护城市的历史真实面貌，直接影响服务能力和水平，直接影响进馆档案的质量。要适应新时期城建档案工作发展需要，积极做好城建档案信息开发利用工作，提高城建档案利用率，更好地为政府服务，为中心工作服务，为人民服务，为经济发展和构建和谐社会服务。

1城市建设档案管理的特点

1.1复杂性

城市建设中产生的档案，涉及城市建设的方方面面，不仅有各种各样的设施，还有建筑物的设置，管理方式，这就表现出了城市建设档案管理的复杂性。城市建设档案采用文字、图纸、照片、表格、视频等方式进行保存管理。

1.2动态性

在社会的不断发展过程中，城市建设在不断进行，而且城市建设发展越来越快，在城市建设中，产生的档案也在不断变化，记录着城市发展建设中的方方面面，所以城市档案建设管理具有动态性，需要及时将城市建设中产生的档案进行更新、收集、管理、利用，将城市建设中的各项变化进行保存记录，为以后的参考提供依据。

1.3成套性

每一个项目的工程资料都是有着密切联系的，在整理立卷归档时，要维持工程资料的连续性，比如报告与批复、正本与副本、文件与文件之间都有关联性。城建档案的成套性是由建设工程的整体性决定的，一项工程对应一套完整的建设档案，城建档案立卷归档必须遵守文件资料之间的连续性和系统性，才能满足后期利用与服务需求[1]。

2城市建设档案管理现状

2.1管理制度不完善

由于城建档案整理、编制和归档的工作量很大，工作程序繁杂，面对庞大的档案资料，存在部分工作人员主观思想问题，表现为在工作中不主动、不积极，在档案的编制、管理工作中流于形式，流于应付，完全没能意识到城建档案管理相关工作对于城市建设的重要性。同时，相关管理工作人员之间在工作时缺乏必要的沟通交流协作，也会引起档案资料管理渠道不通畅，甚至发生档案材料缺失现象。

2.2档案管理设施利用不充分

城市建设档案管理过程中需要有专业的人员和基础设施作为支撑。在经济发展落后的城市中城建档案管理没有配套的专业设施，甚至连专门的档案室都没有。随着经济不断发展壮大，信息化、数字化的产品和服务进入到人们的日常生活中，许多经济发达的城市都有了专门的城建档案管理的库房，但问题是大多城建档案管理没有将设施的利用率达到最大化，有些单位甚至在浪费资源。

2.3城建档案管理效率不高

城建档案管理过程中包含信息录入量比较大，获取到的来自基层建筑单位的档案包罗万象，且纸质档案较多，为档案信息标准化录入造成了相当大的难度和挑战，录入耗时较长。在施工过程中产生的档案成套性差，有的档案内容存在信息缺失、材料混乱等问题，进一步加大了档案整理录入的难度。由于档案管理的标准不统一，档案信息的采集和录入格式不一致，各种档案的大纲编制和分类号也各不相同，不可避免引起各级管理部门理解和执行上的偏差，从而造成工作上的被动状态[2]。

2.4专业人才缺乏

档案管理工作需要多个管理方式与多个部门之间的协作运行，同时，管理工作的实现需要网络技术与计算机应用技术的支持，这对工作人员的复合型知识与能力要求相对更高。目前，从事城市建设档案管理工作的专业人员匮乏，信息技术熟练、理论知识扎实、实践能力较强、创新素质高的人才十分稀缺。

3城市建设档案管理改善措施

3.1优化城建档案管理体系

首先，在城建档案管理体系构建过程中，要重视顶层设计工作，以实现该体系与智慧城市的发展目标始终保持一致、相得益彰，从而为数据共享、信息互联夯实基石；其次，要按照智慧城市发展要求不断加强和完善城建档案系统建设，健全管理结构，捋顺管理流程，为档案利用、流通夯实基础；最后，要重视城建档案协调联动机制建设，确保档案体系能够为资源整合机制、资源共享机制提供有力保障，从而优化信息资源管理[3]。

3.2构建城建档案信息化管理系统平台

城建档案对于城市发展有着深远影响，在开展新的建设工程期间，需要通过城建信息来了解建设区域的实际建设情况。在强化档案利用效率和水平期间，需要建立城建档案信息化管理系统平台，将所有的城建档案资源放置其中，利用平台进行信息共享。同时利用信息化管理平台将档案管理和利用的相关部门连接起来，让城建档案利用部门能够直接通过信息化管理系统，在信息搜寻网站当中获取需要的信息。在建设管理信息化平台期间，要注重网络信息安全防护问题，在保证城建档案信息利用便捷性的同时，也要保证信息的安全性。

3.3应用现代化管理手段

第一，配套现代化设备。配套现代化的设备是城建档案管理工作实现现代化的基础，增加先进的计算机设备，采用将纸质档案和数字信息相结合的方式进行档案管理。良好的计算机设备需要配套成熟且实用的档案管理系统和网络，因此，档案管理部门要定期检查系统和网络的安全性，保障城建档案管理工作安全、顺利运行。第二，利用现代化管理手段。城建档案管理工作从资料的收集、整理、归档到提供利用等环节采用数字化的方式，从信息的录入到分类保存利用，计算机取代传统的人工记录，节省人力、财力的同时还可以提高城建档案管理工作的效率[4]。

3.4提升城建档案数字化管理的技术含量

城建档案数字化建设过程中需要重视管控工作。进行城建档案数字化，任何一个错误，都会给电子档案的管理和使用带来麻烦或隐患。在内部网络环境下的流水作业，各道流程工作量的对等与匹配同样重要，上—道流程—定要为下一道流程负责，各道流程工作量的对等与匹配同样重要。实现全程管理、适时控制，才能达到强化数字化城建档案质量保证体系的目的。

3.5加强专业人才队伍建设

新时代发展背景下，需要重视城建档案工作人员培养，使其在满足基础的专业档案管理知识和技能的基础上，还要掌握一定的计算机、数据管理及信息技术等方面的能力。除此之外还应具备一定的创新能力及资源开发能力。首先，提高城建档案管理入职门槛，尽量引进高质量、高技术水平的人才到城建档案管理中来。其次，对工作人员要组织有效培训和培养，帮助其掌握相关技能。

结束语

当前，随着城市建设进程的加快，对城市建设档案管理工作提出了更多、更高的要求，需要不断提升管理水平。城市建设过程中的档案管理是工作发展需求，也是城市建设和社会发展的需求，我们应该认识到城市发展建设中档案管理的意义，并不断推陈出新，强化档案管理，提高工作效率，为城市的发展建设和社会的发展打下良好的基础。

参考文献:

[1]敖文茜.大数据背景下数字化管理在城建档案工作中的发展运用［J］．城建档案，2021(6):19－20

[2]赵平.城市建设与管理中的档案工作[J].档案天地,2018(8):3.

[3]孟云.城建档案在城市建设中的重要性分析[J].城建档案,2019(5):2.

[4]孙刚.城市建设档案管理现状与规范化措施探讨[J].卷宗,2021,11(4):4.