企业电子档案管理与利用分析

企业电子档案管理与利用分析

王晓静

中石化经纬有限公司

摘要：现阶段，企业电子档案管理模式大多停留在机械化的电子档案信息录入环节，在面对电子档案数据信息的日常管理、业务流程结合与数据深度利用等问题时往往缺少明确的发展方向。将人工智能、云储存云计算、大数据挖掘等现代化信息技术融入企业电子档案发展中，能够实现电子档案资源的深层次整合共享，打破企业“信息孤岛”，加快企业档案资源的流动速度，为企业的可持续发展创造更多的经济效益。

关键词：电子档案；管理；利用；发展

档案有效记载了企业发展过程、管理细节、产品信息、企业战略部署等重要信息，是企业宝贵的信息资源。企业电子档案，是企业在运营过程中通过数字化设备进行存储，与纸质档案相对应、相互关联的电子文件与数据的集合。普通档案与电子档案最大的区别在于信息储存的方式不同，电子档案的储存方式，决定了企业电子档案的管理与利用效率高于普通档案。由此可见，管理利用好企业电子档案对企业发展、信息溯源、战略部署都有着长远且重要的意义。

1、企业电子档案管理与利用现状

1.1档案制度存在缺陷

很多企业的档案管理制度只是套用通用制度，没有根据企业自身部门结构、工作流程等特性进行编制，这就导致企业即使存在档案管理制度也无法有效执行。而企业电子档案是企业档案中的一类，企业档案制度、实施细则等规范文件的缺失与无效执行将直接对企业档案、企业电子档案造成归档范围不明确、归档细节不明了、文件格式难统一、权责不清晰、管理困难等问题。

1.2信息化管理体系不完善

从企业电子档案管理的角度来看，企业信息化管理体系不完善使得企业电子文件的产生到归档工作变得困难，出现电子文件来源不清晰、内容缺失、归档范围不明确、使用浏览权限划分不明确等问题；从企业电子档案利用的角度来看，由于电子档案在管理过程中主体文件缺失、标注信息缺失或错误等问题，直接影响到了电子文件的有效检索与数据分析。

1.3领导与管理人员意识薄弱

在企业电子档案管理与利用的过程中，管理人员自身容易受到传统档案管理观念的限制，造成电子档案管理制度及信息化管理体系建设不完善、缺乏电子文件安全概念、忽略电子文件价值等问题。归根结底是企业领导与管理人员不重视，在云计算云储存、人工智能、大数据技术等高新信息技术的背景下，企业电子文件与电子档案的利用方式已经远远超出了储存与检索等传统利用方式，通过电子档案进行的数据分析与数据挖掘，更会成为企业管理、员工考核、战略制定的数据支撑来源。

1.4存在信息安全隐患

结合多个企业电子文件储存与传输的方式来看，现阶段很多企业的电子文件与电子档案存在较大安全隐患，其具体表现有：1.企业涉密文件在微信、QQ、钉钉等社交或管理软件中传输。2.对于电子文件的浏览与使用没有明确的权限划分。3.对于分布式储存的电子文件的传输没有使用VPN专网或没有对电子文件进行特殊手段加密。4.对于重要的电子文件（涉密等级较高、要求储存年限为10年以上）没有使用光盘或磁盘等可靠介质进行储存。5.对于已经归档的电子文件没有进行定期转存与数据迁移。6.购买云服务却很少购买云安全服务。

1.5存在“重藏轻用”的现象

电子文件的储存是企业电子档案最基本的功能，而检索电子文件数据标签、电子文件数据挖掘、企业数据预测、数据可视化是对企业电子案更“高级”的利用。企业在电子档案的使用中存在“重藏轻用”的现象，从主观角度分析，企业管理人员对电子文件与电子档案的价值不重视、利用方法不清楚，对于电子档案管理的方式方法没有随着档案数字化进程和相关高新信息技术的发展而发生转变；从客观角度分析，企业电子档案的深度利用任重道远，电子档案管理制度、实施细则的缺失，信息化管理体系建设不完善，档案系统建设资金与人力资源不充足等都影响了对电子档案的有效利用，限制了电子档案的价值发挥。

2、改善企业电子文件管理与利用的措施

2.1制定符合企业自身的档案管理制度与实施细则。俗话说“没有规矩，不成方圆”，制定符合企业自身情况的档案管理制度与实施细则，是每个企业管理、利用好档案的先决条件，也是企业档案数字化的先决条件。在企业档案管理中，要通过不断积累档案管理经验，不断学习新的档案管理理念，不断了解档案行业新兴技术，结合企业使用的信息化管理软件，在档案管理制度的基础上，完善电子档案管理制度与电子档案实施细则，这样才能确保企业档案数字化道路走得长远。

2.2加快完善企业信息化管理体系的建设

在企业信息化管理体系建设过程中需要将电子档案管理体系一同考虑其中。一方面，需要站在整体的角度上考虑企业多个信息化管理软件与电子文件的无缝衔接，打破企业各部门或流程中的“信息孤岛”；另一方面，需要站在企业各个单一业务流程的角度上，考虑电子文件的生命周期与业务流程的关系。通过企业电子文件集成、电子文件生命周期与企业业务流程绑定，形成完备的信息化管理体系与完备的电子档案管理体系，从而提高企业管理效率，降低企业管理成本。

2.3重视档案数字化人力资源配置

企业电子档案的管理和利用涉及的学科知识多、专业性较强，企业经营管理者应当认识到企业电子档案管理的重要价值，要根据企业电子档案的建设需要，优化档案管理人力资源团队资源的配置，构建一支知识结构合理的电子档案工作队伍，确保企业信息化管理与电子档案管理正常运行。与此同时，企业还应积极引进档案管理方面具有丰富实践经验和专业知识的档案管理人才，为档案数字化管理模式的推进奠定坚实的基础。在日常的培训工作中，除了培养档案管理人员的软硬件设施的使用以及运维能力外的提升，还应当引导相关工作人员研究和探索档案数据治理的应用思路，从而做到对档案信息资源的精准分析。

2.4加强企业电子文件与电子档案信息安全建设

电子文件与电子档案的信息安全是企业电子档案管理的重中之重，直接关系企业信息安全。为使得企业电子文件与电子档案有一个较高安全等级的传输与储存环境。企业应当对相关档案管理人员进行信息安全意识培养，学习相关信息安全知识。同时，应该在企业内部制定相关信息安全责任制度与文件权限制度，明确权责，加强相关涉密文件的传输与储存安全；还应该定时进行数据备份并做好记录，提高数据容灾能力；并且在使用相关电子档案或信息化管理系统的同时购买相关云服务器安全服务，或相关防护墙、WAF等信息安全硬件。

2.5积极探索新的企业电子档案使用途径

企业在档案数字化转型的过程中，应当在相关专业人员的指导下，结合企业自身特点，积极进行企业电子档案利用途径探索，避免在数字化转型后陷入“重藏轻用”的困境。一方面，企业应当找寻自身日常管理运营中的痛点与难点，通过电子档案提供的数据支撑进行管理策略调整；另一方面，企业可以通过电子档案数据进行业务或产品数字建模，进行相关数据预测，并使用历年数据对建模精度进行评估与模型修正，通过修正后的预测结果为企业战略制定提供数据支撑。

3、结论

综上所述，为了改善企业电子文件管理与利用，需要制定符合企业自身的档案管理制度与实施细则、加快完善企业信息化管理体系的建设、重视档案数字化人力资源配置、加强企业电子文件与电子档案信息安全建设，以及积极探索新的企业电子档案使用途径。

参考文献：

[1]贺瑜,韩阳,史春燕.智能档案管理的企业数据治理路径探讨[J].机电兵船档案,2021(03):34-36.

[2]马琳.推动企业档案工作与业务活动的深度融合[J].中国档案,2021(06):64.