建筑工程档案资料有效管理措施的应用分析

建筑工程档案资料有效管理措施的应用分析

刘贵宁

身份证号：622826198609230633

摘要：建筑工程项目的周期是比较长的，无论是在安全质量标准上，还是在施工工艺要求上，乃至是在项目参与主体上，都处于复杂的状态，其中各个环节都会产生很多的管理资料或者技术资料，这些资料必须要纳入到健全的招标档案管理工作体系中去，这样才能够确保实际的招标档案管理工作质量和效益得到不断提升。科学有效的档案管理还能在一定程度上体现出建筑企业内部质量控制体系的完善，显示出了企业管理人员对档案管理工作的重视程度。

关键字：建筑工程；档案资料；管理错误；应用分析

中图分类号：G271  文献标识码：A

1 引言

    当前情况下，建筑业发展尤为迅速，各个施工企业之间的挑战也越来越大。若想今后取得良好发展必须保证各个施工环节的均衡发展。在其施工的进展中，档案资料管理发挥的作用越来越大，其可以积累施工经验和施工技术的经验，促进施工的正常运行。但是目前，建筑工程档案资料的管理被众多施工企业忽视，管理人员和管理制度的缺失，管理方式的老旧都成为了档案资料管理中的问题。因此从施工单位自身出发，寻找适合自己的档案管理资料方法，适应当下大数据的背景，加大人才的投入，才能在企业的发展中持续发展。

2 目前建筑工程档案资料的管理现状

    工程档案资料是指，工程从工程策划到施工 及运营管理期间，生成的大量文字和图表资料，分别具有 不同的保存价值。高效妥善的档案资料管理具有非常重要 的意义。目前我国建筑施工产业的建设与发展正呈现一种高速发展趋势，基于此种社会背景，建筑工程内部工作制度不断改进，与此同时内部的生产要素与资源配置也同步发生变化。社会经济体制的变革推进了建筑施工单位社会发展的脚步，为建筑工程发展创造了一个全新的市场，同时建筑工程在多元化市场发展中所潜在的一些问题也逐渐突出。大部分企业在社会发展中，尚未能正确认识到建筑工程档案资料管理工作的重要性，仍按照早期制定的规章制度执行管理工作，甚至对一些项目的产权划分界限仍没有完善。致使档案资料的管理工作中出现许多问题，这对建筑工程的施工工作带来困难。

3 加大建设工程档案资料管理的意义

3.1 提升建设工程质量

    建设工程档案记录了建设工程整体环节的所有活动、数据与结果，是建设工程施工的见证。做好建设工程质量监督档案管理工作，可以帮助建筑行业进行建设工程招投标过程、施工工程、工程质量检测过程的分析，总结建设工程总体环节的优缺点，为建筑行业进行建设工程过程完善，提供了重要的数据，有助于建设工程质量的提升。

3.2 提升工程监督效率

    建设工程档案管理反映了建设工程的施工情况、施工进度与施工质量，为质量监督管理提供了重要的依据，相关部门可以结合建设工程标准，以建设工程实际施工情况为基础，结合档案记录内容，进行质量监督工作的开展，不仅可以节省质量监督管理的时间和精力，还可以对档案记录内容的真实性进行检验，促进档案管理工作与质量监督工程的顺利开展。

3.3 编制合理地项目预算方案

    对于建筑工程而言，其中一般包括人工费用，材料费用，机械消耗费用，固定资产费用，机具器具购置费用等，这些在整个建筑工程推动的过程中都会产生。在实际预算编制的过程中，会将往期的建筑工程档案拿出来，寻找其中的数据信息和文件资料，将其作为重要的参考，由此确保项目档案管理工作与实际预算计划之间关联起来。此时，如果难以提供所需资料或文件，或者是所对应的信息不全面、存在失真情况，都可能对于实际预算方案的编制造成极大的不良影响。从这个角度来看，有效的建筑工程档案管理工作，可以使得预算方案的编制朝着更加有效的方向进展。

4 建筑工程档案资料管理的措施

4.1 重视科技档案，提升档案资料管理的投入

    只有确保档案收集管理部门开展档案资料收集工作时的通畅性，确保相关硬件设施、管理系统投资的及时性，才能够保障档案资料规范性工作的有效推进。因此，首先要从制度入手，构建系统化、规范化、具有执行能力的档案资料规范化管理制度，明确相关人员的管理权限与管理责任，并落实企业科技成果相关人员的档案提交与报备责任，并建立起良好的沟通机制，确保记录、调用工作能高效开展。其次，要从硬件设备入手，加大资金投入力度，为企业的信息化、数据化科技档案记录工作提供坚实的物质基础，要开辟相对应的建设资金申请绿色通道，通过组建管理人员与专业技术人员共同商讨、共同决策的建设委员会，确保合理的建筑工程档案系统建设诉求能够尽快予以落实。

4.2 完善档案资料的管理模式

    建筑行业应当根据工程质量监督档案管理的需求，进行档案管理模式的完善，通过管理模式完善，为档案管理工作的顺利开展提供更多的便捷性保障，有助于提升档案管理的效果。首先，建筑行业应当根据质量监督档案管理工作需求，转变管理理念，不断进行现代管理模式的学习，根据质量监测档案管理工作需求，结合实际管理情况，转变档案管理理念，有助于工程建设质量监督档案管理模式的创新与完善。其次，建筑行业应当根据质量提升需求，不断分析质量监督档案管理模式中存在的问题，并结合现代化管理模式，提出合理化的解决方案，不断提升质量监督档案管理水平，有助于建筑工程质量监督工作的顺利开展。最后，建筑行业应当根据档案管理工作需求，进行档案管理模式的明确，使得相关工作人员可以根据管理模式切实开展工作，做好档案信息的收集、记录、整理、归档与保存工作，为建筑行业进行建筑质量提升做好数据保障。

4.3 确保档案管理环境的安全性

    首先，要将安全性内容归入到建筑工程日常运营管理体系之中，要将其作为重点工作项目之一。由于大数据本身的海量数据优势，因此建筑工程的档案所能发挥的市场价值是难以预估的，若档案管理工作未能落实好安全管理，则无疑会给工程未来的建设工作留下发展隐患。具体而言，档案管理部门要将当前的网络信息平台作为基础，建立一套明确的信息提交者、档案管理人员的职责以及权力与义务，要让各方面工作都能够在第一时间找到安全责任人。

4.4 建设信息化管理模式

  当前是信息化时代，工程档案资料管理也需要引入信息化的管理方式，并在管理中采取科学有效的创新，以有效管理工程档案资料。从建立基本数据库到构建数字化平台，无论技术还是管理上都有很多不成熟的地方。但是我们也要继续加大对档案管理信息化工作的探索。比如，在进行档案信息化建设工作时，选择专门的技术人员，职业道德素质高，学习能力强的专业对口人员；完善工程资料数据采集计划图标，设定重要环节资料归档时限，确保工程管理人员和参建单位及时对接、随建随收、存档完整；加大对档案资料的层层审核，使参建单位及时对接项目资料，保证入库工程档案的原始性、真实性和准确性；充分与数字化服务公司沟通，完善应用反馈和评价机制，通过适时调整入库标准、后台管理模块、定期抽检等技术手段，避免或改善审查遗漏、挂接错误、文不对题、查档缓慢、加密不清等问题。

5 结束语

    新形势下，各类企业需要面对更为激烈的市场竞争，这对企业自身的技术创新能力提出了更为严苛的要求。作为科技创新工作的关键一环建筑工程档案管理工作关乎工程的施工质量与资金投入，必须要通过推进更为规范化的管理来强化这一工作，以确保科技档案能够最大化地发挥出其价值，推动工程质量的提升。

参考文献：

[1]刘晓燕.论加强工程档案管理促进工程建设质量[J].科技经济导刊,2020,28(27):183-184.

[2] 羊婧琳，叶培，潘意.后保管理论在建筑工程档案管理工作模式创新中的运用与体现——基于江苏省电、热力生产供应企业的调研[J].档案与建设，2020（12）：37-41.

[3] 朱桂红.完善建设工程质量监督档案管理的几点建议[J].国际公关,2020(03):194.