大数据时代事业单位档案管理

大数据时代事业单位档案管理

张春梅

安徽省淮北市价格认证中心  安徽淮北  235000

摘要：伴随着我国互联网的飞速发展，许多单位的工作模式也发生了翻天覆地的变化，事业单位为了能够满足时代发展的要求，我国的事业单位档案管理在计算机与互联网的支持下，将档案管理工作进行优化处理，改变传统的档案管理模式，结合大数据时代的信息特点和发展步伐，创新档案管理新模式，本文将结合大数据时代的信息发展来探索事业单位的档案管理新策略。

关键词：大数据时代；事业单位；档案管理

前言：事业单位的档案管理不仅仅是对于档案的整理和管理工作，更是具有政治性的机密工作。在大数据的新时代发展背景下，档案的信息化管理就会发挥优势，将现代信息技术应用到档案管理中去。档案管理工作是事业单位的重要部分，对事业单位各项工作的开展有着重要的利用价值。因此，要针对现阶段事业单位档案管理存在的问题，对其发展路径进行创新发展，推动基层建设走向制度化、规划化和程序化发展，让档案管理工作发挥出真正的价值。

1.大数据时代事业单位档案管理的重要性

大数据时代的发展是大势所趋，在经济全球化的背景下，我们国家也提出要推动互联网、大数据以及人工智能领域的发展。档案管理作为事业单位的管理核心，需要不断的提升发展，符合大数据时代的发展要求，不断创新发展路径，完善档案管理的部门管理模式，促进事业单位信息化建设和发展，体现出新时代的发展特色。

传统的档案管理大多数是利用纸质材料来记录相关的档案信息，纸质材料存放在档案仓库，而且档案信息多且杂，不利于后期的查看，纸质档案的管理费时费力，也比较繁琐，并且在对纸质档案进行分类整理的过程中，也很容易出现丢失，档案管理的安全性也得不到保证。而互联网技术的出现就可以很好的解决纸质档案管理工作遇到的各种问题，可以减轻档案管理工作人员的工作负担，管理人员将档案信息内容录入到电脑中，并且还可以进行有效分类，而且在翻阅档案信息时，只需要进行关键词的搜索就可以轻松找到，极大的提高了工作效率，也减轻了一部分的工作压力。大数据时代的发展可以推动事业单位的信息化建设，利用信息化技术也可以推动事业单位的管理模式和运行机制的创新发展，促进事业单位的信息化建设。

2.大数据时代事业单位档案管理工作面临的挑战

2.1管理人员面临的挑战

档案管理人员的观念过于陈旧，对于大数据的接受能力有些不足，事业单位自身的特殊性，内部人员的意识观念都会受到挑战，管理人员对于档案管理的重视程度不够，传统的观念也会影响信息化的发展。档案管理的管理者思维也比较落后，没有意识到档案管理是一个复杂的工作，认为只是对于档案的收集和整理，这些问题导致档案管理的模式比较落后，没有真正的落实档案管理的真实功效。

2.2档案管理工作不规范

有些事业单位的档案管理工作人员是随机分配的，没有一个专业的人员负责档案管理，就会导致档案管理出现问题，而且档案管理应该是一个独立的部门，在工作中与其它部门进行有序的配合，而传统的档案管理与其它部门进行合作时，往往提交的资料不够完整，而且有可能出现虚假的信息。其次，对于档案信息的保密工作也存在着欠缺，目前很多事业单位的保密工作做的不到位，保密工作制度不够完善，属于一种可有可无的形式，没有真正落实到工作中去，使得档案管理工作的保密性面临着巨大的挑战。而信息化的发展需要加强保密技术，随着信息技术的发达，很多不法分子会采用网络窃取活动窃取电子档案信息，这样会对事业单位的档案信息保密工作带来严重影响[1]。

3.大数据时代事业单位档案管理的有效策略

3.1加强事业单位档案管理意识

大数据时代的到来，事业单位的工作人员都要学习新思想和新方法，普及大数据思维，利用信息化技术加强档案管理建设，使全员工都要树立档案管理意识，改变传统的观念，结合互联网信息化技术创新发展策略。首先通过信息化手段大力宣传档案管理的重要性，让全体员工树立档案管理意识，并且可以通过单位的电子屏和微信公众号进行宣传学习，抛弃旧思想，并且不断学习信息化的知识，通过专业的培训和专业的档案管理人才实现档案管理工作的信息化建设。而且也要不断提升档案管理人员的专业素质，经常性的学习信息化的先进知识，对于档案管理进行不断的优化升级。对事业单位的档案管理人员进行专业的培训，提高档案管理的科学性、高效性和规范性，将大数据时代的发展理念深入于单位，推动事业单位的大数据发展。以大数据思维来建立档案管理信息体系，将过去的纸质资料转化为电子信息档案，进一步提升档案管理效率。最后，也要加强资金的投入，档案管理的信息化建设需要人力、资金和设备等，因此政府也要加强对事业单位的资金投入，改善事业单位的基础设施，引进先进的硬件设施，并且要培养技术人才，保证档案管理专业人才的长期留任。提升软件和硬件设施，保证档案管理的稳定性和安全性，不断的提升事业单位档案管理工作的效率。

3.2制定完善的档案管理制度

档案管理工作是一项长期且繁琐的系统性工作，必须制定完善的管理制度进行日常制度管理，档案管理的科学化和制度化有利于促进档案管理的标准化和规范化。因此，事业单位要结合本单位的档案管理情况制定合法合理的相关规章制度，要符合单位的自身实际情况，确保管理制度的合理性和可行性。档案管理部门的领导要将责任主动肩负起来，事业单位内要设立档案管理人员的责任制度，加强日常的监督工作，对于档案信息要明确到个人，单位的领导和基层人员一起互相督促和约束，促进事业单位档案管理工作的有序开展。充分发掘管理人员的才能，制定合理的奖惩制度，将基层人员的日常工作与年终奖金、职称评比挂钩，加强管理人员的工作积极性，不断提升档案管理部门的工作效率和质量。对于信息化的建设要完善安全管理制度，防止不法分子进行窃取，要建立安全级别高的防火墙，确保档案管理的信息化程序安全。并且要避免档案的信息泄露，定期的对档案信息进行检查更新，对设备进行维护和检修，防止发生故障。

3.3利用大数据建立档案管理数据平台

事业单位的档案管理信息资源一般信息量都比较大，而且涉及的范围也比较广泛，关系着政府机关、党组织建设以及基层员工的各类信息，如果采取传统的档案管理模式，不仅会浪费时间与人力，而且档案管理的效率和质量也会降低。因此，要充分利用信息化技术建设与时俱进的档案管理平台，利用现代互联网技术将档案信息通过电脑进行各类信息资源的记录，并将这些信息资源上传到相应的数据平台进行归纳汇总，这样不仅可以一目了然的查看各种信息资源，而且还可以通过关键词的搜索为搜寻者提供极大的高效性和便捷性。在信息化的基础上，事业单位内部各部门可以共享信息资源，减轻档案管理人员的工作压力，并且也可以为政府和其它事业单位带来便利，形成资源共享。信息化建设平台全方位的升级了档案管理的服务，提升了事业单位的办事效率，促进事业单位的信息化管理提升[2]。

结语：综上所述，随着科学技术的不断发展，信息化技术在工作和生活中的应用越来越广泛，事业单位的档案管理工作在政府建设和社会发展中有着重要的价值，而信息化技术的应用也在档案管理工作中发挥着重要的作用。事业单位也要不断的加强信息化建设，以大数据思维建立档案管理资源体系，用科学的信息思维来指导信息资源建设，加强各种体系建设保障档案信息化资源的安全性。

参考文献：

[1]朱金花.大数据时代事业单位档案管理模式分析[J].山东农机化,2022(06):40-41.

[2]孔子君.大数据时代创新事业单位档案管理的策略分析[J].办公室业务,2020(24):137-138.