科技档案数字化在水利系统中应用的问题与对策

科技档案数字化在水利系统中应用的问题与对策

徐延宗

诸城市林家村镇农业农村服务中心  山东诸城  262200

摘要：积极建设水利档案数字化工作，已经成为了档案管理工作的发展大方向，要及时发现在工作实践中存在的问题，积极创新档案管理理念，结合具体的发展状况、未来的发展趋势，明确并强化水利档案管理工作的重要地位，在将问题有效解决的基础上，针对不同的问题，制定不同的改进方案，力争将水利档案管理数字化建设的积极作用充分发挥出来。

关键词：科技档案；数字化；水利系统；问题

水利科技档案记录了水利工程建设相关的所有科研数据，同时，也真真切切地反映出水利工程的整个建设过程，和实物档案相比，数字档案的优势更为突出，使用数字档案，能够让档案管理模式得到优化，能够让档案管理工作的实效性得到显著提升，能够让档案管理工作的工作强度大大降低，以让管理人员会将更多的精力用到档案管理质量的提升中。所以，在水利体系中，切实提升档案管理工作的数字化水平，有着积极且重要的作用。

一、数字档案的积极作用

（一）能够显著提升档案管理工作的工作效率和工作质量

以前的档案管理，主要包括档案资料搜集、归类、登记、存储等内容，档案管理工作的主要目的就是方便人们查阅资料，但是，没有对档案资料进行更深层次的开发和使用，加之以前的档案管理模式非常繁琐，因此，查阅资料的时候耗时非常长。再就是，高频次的资料查阅，极易导致档案损坏。数字化档案管理耗时会少很多，且不会对档案资料造成损坏，因此，它大大提升了档案管理工作的工作效率和工作质量。

（二）能够切实提高档案管理工作的服务水平

让传统的档案管理工作尽快实现数字化，切实落实动态化档案管理工作，这些都极大地方便了档案资料的查询、借阅和使用。再就是，积极使用组合查询等查询方式，节约查询的时间，提升查询的效率。另外，还可有效储存音频、视频等档案资料，这既会让档案资料得以丰富，又会让档案的服务范围得以扩大，还会让档案管理服务水平得以提升。

（三）极大地推动水利事业实现更好地发展

在以前，水利工程技术档案的主要内容是工程立卷归档，因此文书档案较多。实现了水利档案数字化以后，会成立对应的资料数据库，将水利工程档案的相关数据进行科学整合，同时使用大数据等先进的信息技术，进行数据分析工作，这会让水利档案管理的发展效率得到非常显著地提升。对以前的档案资料进行扫描，实现纸质档案和数字档案同时管理，尽可能地收集各种水利工程档案资料。提高档案管理的数字化水平，能够极大地推动水利事业实现更好地发展，但是，在实际档案管理实践中，因为受到诸多因素的影响，致使水利档案管理数字化水平提升方面遇到了非常多的问题，这极大地限制了数字化档案管理工作的开展。

二、水利系统中应用数字化档案管理模式时遇到的问题

（一）管理理念不够先进

档案管理人员，没有从根本上意识到档案管理数字化的含义及其重要性，在他们看来，使用档案管理系统，就是在落实档案管理数字化建设工作。正是因为他们对档案管理数字化的认知存在一定的问题，致使档案数字化的价值尚未得到最充分地发挥，这也极大地制约了档案管理工作效率和工作质量地提升。

（二）不重视档案安全管理工作

在水利档案管理数字化建设实践中，会涉及到海量的地理信息，其中有很多是机密信息，必须要保证它的安全性。档案信息安全是落实档案管理数字化建设工作中务必要高度重视的问题，其主要包括两方面：一是实物档案管理的安全性；二是电子档案管理的安全性，就实物档案而言，主要是一些自然因素会致使档案的安全性受到威胁；就电子档案而言，保证其安全性主要体现在档案资料调阅过程中，可能会受到受到电子病毒或者是黑客的攻击，尤其是数字档案，它的安全性主要取决于载体，假设保存载体受损亦或是载体性能发生异常状况，将会导致档案资料丢失，这将严重影响数字档案的安全性。

（三）水利档案数字化建设实践中遇到的问题

水利单位、档案馆，均在水利档案数字化建设方面投入了非常多的人力、物力、财力，但是，开展水利档案数字化建设并不是短时间内就能见效的，在建设实践中，我们需要更加重视数字化建设的质量，因为这将直接关系到档案的使用效率。加之，水利档案包含了多种先进的技术，档案资料数量巨大，且涉及范围也是非常广，同时，水利工程的建设周期通常非常长，这就导致档案周期也相应地被延长，这对于水利档案数字化建设而言是非常大的挑战。而很多档案管理工作人员并未充分意识到这一点，所以，在具体的档案数字化建设工作实践中，没有科学的建设规划方案，这对于档案作用的发挥而言是非常不利的。水利档案在实施数字化建设时，肯定会遇到非常多的问题，我们要及时发现问题，然后在这一基础上，有针对性地采取相应的问题改进方法，多方着手让水利档案管理工作实践中存在的问题均可能到很好地解决。

三、怎样解决档案数字化在水利系统应用中遇到的问题

（一）务必要高度重视水利档案数字化建设工作

在水利工程档案管理工作实践中，要积极引入和水利工程实际状况相吻合的档案数字化管理系统，选经济实惠且可以满足水利工程档案管理需要的软件，为强化水利档案数字化建设打好基础。再就是，要积极做好水利档案管理数字化建设相关的宣传工作，用宣传的方式，让档案管理人员充分认识到落实水利档案管理数字化建设是非常重要的，进而为更好地实施水利档案管理信息化建设提供必要的、充足的支撑。

（二）高度重视水利档案管理工作的安全问题

对于水利档案管理工作而言，充分做好安全工作是必须的，也是最关键的。作为水利档案管理人员，一定要有很强的安全意识，在系统内部，做好档案管理工作人员的保密培训教育等相关工作，以让档案管理人员的安全意识得到强化。在建设数据库的时候，建议选具备数据收集功能的平台，这样可以很好地实现电子档案的线上接受、征集、管理和查询等相关工作。再就是，水利系统也要高度重视安全管理工作，建议从硬件、软件量方面着手，建立两道安全防护屏障：物理防护和网络防护。在处理一些涉密资料时，建议使用涉密计算机。在落实水利档案数字化建设工作的时候，相关的工作场所一定要进行非常严密地监控，非获取相关权限的工作人员不得进入。

（三）重点提高水利档案数字化建设的工作质量

水利系统一定要结合具体的发展状况，从顶层设计的视角，积极做好数字档案管理的规划工作和建设工作，在人力、物力等方面切实增加投入力度，严格参照相应的标准，将软件设备和硬件设备配齐，在验收、审核档案数字化建设工作的工作成果时，务必要严格参照相关标准进行。再就是，在检查实物档案的时候，一定要从档案内容、档案数量、档案的外观等多个方面进行全面检查，对于已经存在损坏状况的实物档案，在进行了扫描以后，要对其进行必要的修复。

四、总结

积极建设水利档案数字化工作，已经成为了档案管理工作的发展大方向，对于那些已经实现了档案管理数字化或者是正在实现档案管理数字化的单位而言，要想让档案管理数字化的质量和成效得到显著提升，就必须要及时发现在工作实践中存在的问题，积极创新档案管理理念，结合具体的发展状况、未来的发展趋势，明确并强化水利档案管理工作的重要地位，在将问题有效解决的基础上，针对不同的问题，制定不同的改进方案，力争将水利档案管理数字化建设的积极作用充分发挥出来。

参考文献

[1]田雯.大数据时代背景下科技档案管理和数字化建设研究[J].城建档案.2020,(8)：123.

[2]刘鸿平.科技档案数字化加工中的自动化技术研究[J].办公自动化.2018,(15)：18.

[3]黄羿宇.新形式下科技档案资源信息开发与利用问题及解决策略[J].工程技术研究.2018,(6)：120.