信息化时代浅析传统档案与新生电子档案的管理利用

信息化时代浅析传统档案与新生电子档案的管理利用

柏松千

内蒙古自治区兴安盟政府投资服务中心   137400

摘要：档案是国家机构，社会组织或个人在社会活动中形成的有价值的生活轨迹的历史记录。由官方机构，半官方，非官方，个人或组织形成而来的，包括学籍信息、专业技术职称、 培训经历、科研水平、政审材料、党团材料、学籍信息、政治面貌等。是人经历的缩影，具有文化性、社会性、教育性、知识性、信息性、价值性、历史再现性。

关键词：传统档案；新生电子档案；信息化

档案对个人及社会来说非常重要，但现在仍然有部分档案管理部门还在使用传统纸质档案，传统档案在管理中还存在着许多问题。随着现在科技的高速发展，信息技术也在不断的发展完善，档案管理的形式也从传统的纸质档案向电子档案发展中[1]。本文详细分析传统纸质档案与新生电子档案之间的优劣势。

1.传统纸质档案与新生电子档案

1.1传统纸质档案主要以纸质为载体，对信息进行保存与记录，对社会以及个人而言都有着及其重要的保存价值。

1.2新生电子档案是以现代科技以电子的形式对信息进行保存和记录。这些信息能够直接被计算机进行处理，方便了生活，对社会及个人都有及其重要的保存价值。

2.传统纸质档案与新生电子档案的差异分析

2.1归档时间的差异，传统的纸质档案是由纸质进行保存的，统一时间进行归档，而新生电子档案是由计算机进行保存，可以随时进行归档,，或者统一日期进行归档。在归档时间上有极大的便利。载体主要是纸张，硬盘和磁盘等，电子档案不能长期可读，但档案部门可以打印纸质档案作为备份，能很好解决问题。

2.2归档方式的差异，传统的纸质档案是由人员先准备备好工具和材料，将材料规整好 编上页码打孔，装入档案盒建立目录，定期添加材料，并由专人管理。管理起来非常繁琐麻烦，而新生电子档案可以通过计算机进行随时归档。电子文件采用程序编码技术，此技术易被篡改且不容易被发现。故在使用电子档案时要注意对电子档案进行信息认证，数据加密，避免因为处理不当或纰漏造成数据不正确。

2.3传统档案与新生电子档案管理方法及保存环境的差异，由于传统纸质档案与新生电子档案在归档时间、归档方式、储存方法、管理方法、保存环境、保管方式上都存在着差异。故两者的管理方法也是不同的。新生电子档案在在保管环境，方式上都区别与传统纸质档案。在张淼研究中[2]传统纸质档案的保管温度在14℃~24℃，夏季不超过24℃，相对湿度在45%~60%，远离明火，避免潮湿，定期进行检查，夏季不超过60%。 而新生电子档案为计算机保存，对保存的环境提出了更高的要求，例如计算机温度要在15℃~35℃之间。高于35℃时，计算机散热不好，可能出现随机错误。计算机运行时在20℃左右最宜，低于15℃时磁盘变脆，容易造成软驱对软盘读写不正常容易出错。开机最适宜温度为温度为18℃~24℃，停机时适宜温度为0℃ ~40℃。计算机的湿度不能超过80%相对湿度，容易结露，使元器件受潮变质，严重出现接口卡连线间短路，损坏机器等情况。相对湿度低于20%时，过于干燥使微机系统产生静电干扰，造成机器错误动作。计算机开机时最适宜的湿度在40%~60%，停机时适宜温度在10~80%。计算机同时应该防尘，避免灰尘落入造成板卡之间接触性错误，读写错误等会缩短使用寿命，也不宜使用地毯，会产生静电造成磁头损坏，数据丢失，逻辑电路损坏[3]。

2.4传统档案与新生电子档案管理方式方法的差异，传统的档案主要是以人工方式进行的，对工作人员人的依赖性高，对人的要求也高，工作人员必须具备相对应的知识及专业技能。而新生电子档案则依赖于计算机和信息技术，通过设定好的软件程序就可以进行运行，完成各项作业对工作人员的依赖习性和工作要求都比较低。新生电子档案在保存中要注意用统一通用格式保存，避免计算机技术发展后无法准确的读取之前存储的电子档案。

2.5传统纸质档案与新生电子档案储存方式与安全防护差异。传统的纸质档案需要建筑空间，物理意义上的空间，并且空间要大，才能存放纸质档案，纸质档案也需要按照规则去存放。新生电子档案存放在计算机里面，在虚拟的空间之中，不需要物理空间，将信息录入计算机中，系统会按照已经设定好的程序去进行储存。且储存传统纸质档案要消耗大量的空间，人力资源，新生电子档案则不需要太多人力空间资源。在黄浩[3]研究中传统的纸质档案主要是按照物理方法进行安全防护，包括但不限于防明火，防潮湿，防雷电，防水，避免纸质档案文字信息被破坏。而新生电子档案的安全防护主要是在网络上，防止被人恶意篡改或涂抹。

3传统纸质档案于新生电子档案利弊分析

3.1收集归档，传统的纸质档案是将信息记录于纸质上，统一进行操作归档处理。而新生电子档案则需要将信息录入计算机中，虽工作量相较于传统纸质档案要多些，但最大保证了信息的完整性，正确性，且不易受物理的影响。归档时间，人力资源信息时效性更高。

3.2鉴别整理，传统的纸质档案的保存需要由人工进行分鉴别分析，来进行审查归档确定保存的时间。新生电子档案直接由计算机进行处理，效率更高但对内容的筛查及判定会低于传统的纸质档案。

3.3操作内容的利弊，传统档案审查严格，能最大程度的保证保证档案的真实性和原始性。而新生电子档案由计算机保存，修改之后不会存在修改痕迹无法保证档案的真实性。在操作性上传统的纸质档案操作起来非常麻烦且繁重，要浪费大量的人力资源。而新生电子档案只需要借助软件就能进行修改，减少人力资源的浪费，提高档案管理的效率。

3.结论

新生电子档案能减少人力资源，节约用纸，促进环境绿色 降低档案的管理成本[4]。传统的纸质档案，浪费人力资源且不环保，很容易出现漏洞，无法实现信息的共享和高数传输，但也存在档案的原始性准确性等优点。在罗敏[5]研究中随着现在信息时代的高速发展，将传统的纸质档案保存方法转变为新生电子档案方法势在必行，但新生电子档案仍存在不少问题。故以新生电子档案为主，以传统纸质档案为辅，才能更好的推动档案的发展，才能最大程度上保证档案的效率。

参考文献

[1]陈舒瑶. 探讨网络电子档案信息安全保障策略[J]. 信息记录材料,2020,21(3):72-73.

[2]张淼,徐亮. 传统纸质档案超细纤维合成革软包材料性能研究[J]. 中国皮革,2022,51(4):111-113,117.

[3]黄浩. 数字档案馆与传统档案馆的区别和联系[J]. 卷宗,2021,11(23):113-114.

[4]蒋晓红.基于计算机的电子档案管理策略分析[J].电子技术,2022,51(10):46-48.

[5]罗敏. 九五二台电子档案安全存贮环境建设[J]. 电脑知识与技术,2020,16(8):18-20.