文书档案整理归档存在的问题与优化思考

文书档案整理归档存在的问题与优化思考

彭雨婷

中国电建集团成都勘测设计研究院有限公司      四川成都611130  

摘要：文书档案真实再现了企业平时所发生的一切事情及企业的发展史，是后期管理工作开展的前提条件及保证。现阶段我国档案事业进入到了新发展阶段，文书档案的归档整理工作也应当推陈出新，结合时代特征持续进行探索，这样才可以提升该工作的整体品质。若想提升工作效率和质量，一定要创新工作形式、工作思路和工作机制。本文简要阐述了企业文书档案归档、整理工作中的不足，探讨了文书、档案归档整理工作的优化和完善策略。

关键词：文书档案；整理；归档；问题；优化

自改革开放以来，我国社会经济快速发展，各企业单位也在不断地谋求新颖的机会。就企业文书档案工作来讲，过去以人工处理为核心的信息采集与资料归档形式不但效率太低，且文档录入环节中常常会出现错字，各个部门调用文档使用的过程中，也容易引起误解。不难看出，针对企业单位来讲，企业文书档案可以反映其发展整个过程的各种活动开展情况，文书档案归档整理，对其他工作的顺利进行有指导意义。所以，我们应该从思想以至于行动上，强化对文书档案工作的重要性的理解，采取相应形式提升文书档案归档整理工作效能，保证信息材料真实、可靠、完善，更好地发挥实际应用价值。

一、现阶段文书档案整理归档存在的主要问题

（一）工作意识较为薄弱

在文书档案常规管理中，许多领导干部没有足够的重视和积极地执行文书档案管理的相关规定，缺乏自觉的行动，并且在文书档案的管理方面也没有足够的认知，这些都会影响到后期的整理和运用工作，导致查询运用呈现出查不能查、用无能用的不利处境，严重削弱了文件档案管理的效率和价值。在互联网信息时代，为文书档案的收集工作提供了极大的便利性，各个单位常规收发的文件文档能够做到即时完全收集，不过会议纪要及不一样的科室的报表等文件材料，因为收集工作意识的欠缺，收集迟滞、归档推迟，容易造成文书不能完全归档，乃至于部分科室为了更加方便运用文书，自主存放了一些文书档案，这也是造成文书档案收集、整理、运用工作实效较低的重要原因。

（二）管理制度尚待完善

文书档案是企业事业单位、机关单位等日常运维中产生的命令、规划、会议纪要、信件等，是文书档案单位的关键信息源，文书档案收集、整理、运用工作的品质，直接关系到文书档案的应用价值、社会价值。不过就目前的文书档案工作来说，主要是以档案单位工作为主导，尚未建立各企业事业单位文书档案多管齐下局势，有关的收集、整理、运用等文书档案管理制度不完善，难以形成对文书档案工作有关行为主体的约束功效，导致档案法、管理规章、管理条例等实施不严格与执行不到位，严重影响了文书档案工作的品质，需要借助管理制度的优化完善及充分实施，才可以完成文书档案即时完全收集、高品质整理与高效运用。

（三）硬件软件支持欠缺

目前，档案部门的信息源根基较好，档案管理的软硬件建设比较健全。不过现代信息技术、互联网技术、软件工程技术等更新频率快，加上文书纸质文档规模、数字化备份U盘规模，不一样的载体、各种方式文书档案的增加，更加显得档案部门硬件软件支持欠缺，如硬件建设陈旧，软件升级速度比较慢，无法满足文书档案工整、标准、统一、便利的相关要求。此外，软件和硬件的兼容不佳，特别是新研发的档案管理软件，对计算机处置性能、存储量、内存等都有一定的规定，在硬件未升级更新的状况下，系统无法流畅运行，容易发生系统崩溃、网站服务器泵机等现象，最后导致电子文书档案蒙受损失，造成数据缺失、失真等现象，影响文书档案的使用价值。

二、文书档案整理归档的优化路径

（一）增强管理意识

优秀的档案管理者必须掌握良好的档案处理技巧、熟悉基本的专业知识，并且在此基础上，还要求自身具备较强的档案处理能力，从而确保档案处理的高效性。因此，企业应当加强对档案管理者的培训，增强其职业素养，并且让其更加熟悉档案处理的标准流程。为了提高员工的学习能力和管理水平，应该鼓励其自主学习文献管理和创造电子文档，运用空闲时间组织网络专业技能培训和法律法规学习，参加各种文献档案建设工程项目等。档案管理员积极投入文书档案的收集和归档工作，推动管理效率及品质的提升。

（二）健全文书档案管理体系

首先，在主要负责人的帮助下，提升档案管理工作的重要程度。各个部门和档案管理员要积极开展文书档案的收集和归档工作，保证各个部门和档案馆藏相互之间的合理协同和有效沟通。要构建良好的档案工作环境。

其次，拟定和优化档案的储放机制，提升标准化水准。在目前档案管理品质、档案秩序、公务档案处理等需求的基础上，全方位监控档案的构建、打印、进行和归档工作，保证档案的收集归档品质。最大限度加强文书档案的收集归档工作，及早审查归档的内容，加强敏感文书档案的分类整理、保密安全、留存工作，防止文件外泄或遗失。

（三）提升管理人员整体素养

因为文书档案管理的工作难度在进一步提高，所以在工作上也应当构建高水平的管理团队，满足各项工作特征和需求。企业必须融合管理工作需要和企业发展规划需求，对人员培训计划进行改善和优化，保证培训方案和方式的有效性，以管理工作里的现实问题为基础制定学习计划，协助管理者摆脱困境。不但需要学习更为科学的管理理论与方法，同时要提升管理者的信息技术能力，督促他们灵活运用数字信息化管理系统的实际操作方式和方法，积极投身信息化办公环境之中，切合数字信息化社会发展的潮流与方向。强化对档案管理员的法治宣传教育和职业素质教育，了解我国有关法律法规和公司规章制度，保证在工作上可以严于律己，防止做出违规违纪的事情。

（四）提高文书档案信息化水平

电子档案管理是社会信息化发展的重要组成部分，它不仅可以提供跨地区共享资源，而且可以跨越时空的限制，使得文书档案的查阅和利用变得更加便捷、高效。因此，我们必须摒弃传统的档案管理理念，转向信息化、智能化和数字化的方向，以实现文书档案的有效管理和利用。随着技术的发展，电子档案可以通过多种方式进行拷贝，大大降低了档案丢失和损坏的风险。伴随着信息化水平不断提升，档案的总量愈来愈多，将档案数据导入互联网，就可以在网上查询有关文书档案，在很大程度上推动了档案的公开化和检索档案的便利性，提升了档案管理工作的工作效率。

（五）构建电子档案管理系统

鉴于文书档案信息化管理缺乏的现况，必须要档案相关部门强化信息化管理，以文书电子档案系统、信息化管理为出发点，同时以资源整合共享为主要目标，通过引进现代信息化硬件及软件设施，推动文书档案各项工作的智能化管理。首先是加强员工培训工作，侧重电子档案归档管理技能培训，提升档案管理人员的计算机与软件实操能力；其次是创建数字档案馆，充实电子文书档案，针对各文书运用企业开放，完成文书档案资源的分享，提升文书档案的使用率；最后是加速数字档案馆建设脚步，引入数字档案馆一体化管控系统、智能密集柜、档案辨识智能管理系统等，完成文书档案收集、管理、运用的智能化管理。

结语：总而言之，在社会不断进步、发展的过程当中，行业竞争越来越激烈，在此大环境下，企业文书档案的功效更为显著。企业文书档案收集归档工作更加起着至关重要的作用，不过，现阶段的企业文书档案收集归档存在许多问题，例如重视程度不够、工作模式落伍、制度不完善等，要加强企业的观念建设，革新文书档案的收集归档方法，推动档案管理信息化建设，强化档案管理制度的建立，推动企业文书档案收集归档品质的不断提升，推动企业的持续性发展。

参考文献

[1]赵建红.现代企业文书档案收集与归档工作创新策略[J].城建档案,2021,(06):127-128.

[2]张海霞.如何做好企业文书档案收集与归档工作[J].办公室业务,2021(04):155-156.

[3]李晓艳.企业文书档案信息化建设路径探索[J].陕西档案,2018(05):42-43.