事业单位档案管理中的电子档案管理探究

事业单位档案管理中的电子档案管理探究

于菲菲

 黄河河口管理局利津黄河河务局 257400

摘要：新时期公共设施档案管理要求有关人员履行自己的管理职责，严格遵守公共设施档案管理标准的要求，从各个方面完善和优化档案管理内容。同时积极结合有效的技术措施构建良好的文件管理系统。其中，电子档案管理是推动公共设施档案管理水平不断提高的重要手段，要求员工全面掌握电子档案管理的内容和要求。不断完善和优化电子档案管理机制，可以提高公共设施电子档案管理的质量和效率。

关键词：事业单位；档案管理；电子档案管理

一、电子档案管理的特点概述

电子档案管理与传统的档案管理有较大差异。电子档案管理依赖于档案信息系统的模块来实现功能，档案分类、资料收集、统计归档和信息查阅等都很方便，管理效率大大提高。与手工操作纸质档案相比，电子档案解决了手动档案信息收集不及时、不完整、资料漏抄及字迹模糊等问题。电子文件存储在光碟、硬盘、云数据库等各种类型的电子存储设备上，具有环保性的特点，占用的物理空间小，操作简单，对环境要求低，可干扰的影响因素相对要少。传统的档案管理中，不同单位和部门之间的档案信息很难做到相互交流和信息共享。档案信息的传输不受空间和时间限制，传递速度快，查询搜索精准，使资料实时共享和深度利用成为可能。

二、电子档案的优势

（一）有助于节约成本

第一，节省空间。据了解，在最初的施工规划中，许多单位没有设置独立的档案仓库，档案一般存放在办公室的柜子里。而电子存档可以避免空间不足造成的问题。第二，降低成本。与传统的纸质档案相比，电子档案管理成本低，只要数据一次性录入，就可以实现无数次循环利用。此外，电子档案管理还可以节省人力资源。纸质档案需要大量人力来规范布局，例如识别、编码、输入、绑定、文件创建等。这不仅效率低，而且容易出错。电子档案可以使用信息技术来传输数据，从而提高员工的工作效率，节省日常的工作时间。

（二）提高信息共享水平

电子档案满足实时、远程和无障碍传输的要求，能够实现信息共享，解决存档传输问题。信息技术的应用可以最大限度地实现云共享，提高档案智能管理水平。一方面，电子档案可以重复使用，满足所有参与者对存档信息的需求。另一方面，电子档案可以整合各类档案信息，最大限度地利用社会资源，提高档案信息应用的开放性。

（三）便于提取与归档，提高档案管理工作效率

电子档案系统对档案录入过程有严格的格式规则，这不仅有效地避免了传统纸质档案格式一致性和信息质量差的问题，而且提高了档案提取和存档的效率。传统纸质档案的输入、整理和归纳需要编写和整理归档文件，容易出现书写错误等信息输入问题，排序过程也非常烦琐。此外，由于环境、存储方法等原因造成的纸张档案损坏需要大量修复，大大增加了工作量，降低了工作效率。而电子档案摆脱了地域和时间的限制，查找文件速度快、效率高。

三、事业单位电子档案管理存在的问题

（一）制度不完善

对于现在事业单位中的电子档案管理来讲，在工作的过程中缺乏完善的管理制度，导致在工作的过程中经常会出现各种问题。首先是单位内的领导人员对于电子档案管理不够重视，在建立管理制度时不够上心，导致建立出的制度在运用时不够全面，在进行电子档案管理时严重降低了工作的效率。而且这些事业单位在进行电子档案管理时，没有进行合理分类，只是笼统地将所有人员的档案在电脑上进行了录入，加大了工作人员的任务量，这对于事业单位的档案管理是极为不利的。针对这种现象，就要及时对相关管理制度进行完善，促进电子档案管理工作的顺利进行。

（二）安全性不够

对于事业单位的工作人员来讲，保证人员档案安全是一件至关重要的事情，现在社会上的网络技术发展速度过快，一些网络技术高超的黑客也紧跟着出现，同样，这些黑客的网络技术也在跟着时代的发展而发展，严重影响着事业单位电子档案管理的安全性。在进行电子档案管理时，很多操作都是需要在网络的环境下进行的，导致相关人员的信息被窃取，进而使得事业单位工作人员的信息被泄露。对于电子档案管理的安全性问题，需要及时解决，严重的话甚至会影响到国家的稳定发展。

四、使用电子档案的基本要求

第一，确保公共设施中电子文件的安全。为确保公共设施中电子文件的安全，计算机必须正常且没有病毒和黑客。这就要求电子文件管理器首先杀死病毒，然后管理电子文件。此外，管理员应始终检查计算机，及时清除计算机垃圾，防止黑客侵入。二、确保公共机构电子档案的完整性。公共机构电子档案的完整性主要包括内容和数据的完整性。由于行业不同，电子存档的内容将大相径庭。电子档案管理应首先进行有效分类，房地产开发人员、销售人员和技术人员的电子档案应一起整理。第三，确保电子存档的原创性。传统上，归档保存在非常原始的纸张上。电子存档经常被传输和接收，因为它们存储在计算机中，电子存档经常被复制和粘贴到计算机中，因此很容易失去其原始性。这要求管理者确保原始电子文件的安全。

五、提高事业单位电子档案管理的方法

（一）加强大数据技术应用

应用大数据技术可以对海量档案数据信息实现高效化处理。单位的电子档案管理工作也同样可以适当创新和使用大数据技术，能够有效节省人力、物力和财力，使电子档案管理工作的创新效果更加明显。

（二）建立规范的电子档案工作制度

研究制定一套切实可行的电子档案工作制度：一是完善电子档案工作业务流程和技术操作规范，细化工作的各个环节和管理步骤；二是制定必要的安全管理措施，以保障电子档案的信息安全性与完整性；三是制定电子档案管理的标准。标准化和规范化是电子档案管理发展的重要技术基础。

（三）加强电子档案的安全防护

针对当前网络系统的安全隐患，单位的档案管理部门也要提高警惕，尽快完善网络数据备份和信息恢复管理系统。切实加强电信网络的安全管理。通过密码验证获取用户注册信息、输入密码调阅用户口令和密码限制用户访问权限。安装先进的网络防毒软件，建立安全防火墙来有效防止勒索病毒和恶意黑客对档案的攻击破坏和非法篡改。在网络硬件安全管理中，及时更新升级网络服务器、云主机和网络数据库的相关硬件设施，加强自我安全保护和对设施的定期改善与日常维护。

（四）提高档案管理技术水平

大数据技术是指复杂而巨大的数据集中处理技术，利用现有软件和数据采集难以实现一次性的程序发票结果。大数据技术提供了这些数据，其主要内容包括云计算、分布式文件系统和具有大规模、快速处理速度和生物多样性特征的分布式数据库系统。云计算技术是计算的关键技术，是由多个终端服务器组成的大型分布式系统。大数据云计算技术可以实现公共设施电子档案管理数据的智能化管理，提高工作效率。同时，可以对数据进行分析，以提供更有价值的信息。

（五）实现档案系统与电子政务系统的有效衔接

据了解，大多数机构的电子政务系统是与档案部门的档案信息系统分开建立的，电子政务系统比档案信息系统旧。档案员在提交前对数据库中的电子文件进行第二次鉴定后，将补充完整电子文件的相关信息，并向他们提供符合要求的电子档案标志，这些标志可直接构成电子文件。通过设置每个人的角色权限和每个文件的权限，可以实现每个文件的有效和安全使用，并最大限度地确保文件信息的安全性。

六、结语

综上所述，在事业单位使用电子档案管理，可以使档案管理更加轻松化，在进行档案的查找以及修改时，更加方便快捷。加强对于电子档案的安全化管理等，可以很好地解决这些问题。对事业单位的电子档案的管理方法的改进，可以有效地提高档案管理的效果，在一定程度上推动了事业单位的发展。[1]

参考文献

[1]吴倩.事业单位档案管理中的电子档案管理途径[J].中小企业管理与科技(中旬刊),2020(6):20-21.

[2]张丽.浅析事业单位档案管理中的电子档案管理[J].今日财富,2020(1):110.

[3]车贯.浅谈事业单位档案管理中的电子档案管理[J].才智,2020(23):212.

[1]太口语 读不通 为什么用那么多进行 句子应该简练有逻辑 改