浅析如何做好建筑工程档案的管理

浅析如何做好建筑工程档案的管理

    ,王欢欢

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摘要：建筑工程技术资料是单位工程施工全过程的原始资料,是反映工程内在的质量凭证。近年来随着我国建筑业的快速发展，建筑工程资料管理工作已成为工程建设过程中重要工作之一。高素质、懂专业的资料管理人员成为建筑市场中的建设单位、施工单位、监理单位亟需的人才。

关键词：如何做好；建筑工程；档案管理 1如何做好建筑工程档案的管理首先要理解工程档案管理的重要意义

1.1建筑工程档案是保障工程质量与安全的重要环节，是建筑工程施工程序化，规范化和制度化的具体体现。一个工程项目资料的完整与质量的好坏，直接影响到这个工程项目的好坏，建筑资料管理工作直接反映了一个建筑施工企业的管理水平。建筑工程档案是积累城市建设经验，进行城市建设技术储备的手段，是城市建设活动的产物，是进行城市规划工作的基础工程档案是城市建设和管理的重要依据，是城市防灾、减灾和战后重建的重要依据。
2浅谈几点建筑工程档案管理办法
2.1随着建筑业的不断发展，档案管理工作的特点也有了新的变化，所以提高档案干部队伍的管理水平相当重要。要有一个具备良好建筑专业知识的资料管理者。做好资料员，不光在态度上再思想上有能动性，还必须具备一定的的建筑专业知识，因为建筑工程资料员的工作是一项集工程建设管理、档案管理知识为一体的复合专业工作，所以必须具备一定的建筑专业知识、档案专业知识、建筑cad及操作计算机建筑应用软件的能力。还要日常加强对工程档案管理人员的和有关技术人员进行培训的力度。岗位必备知识：熟悉国家、省、市城市档案工作法律、法规、政策、规定、标准；能看懂一般工业与民用建筑、市政施工图，能编制修改工程竣工图；了解各种建筑结构施工技术和方向。能正确填写各种施工记录、隐蔽工程记录及竣工技术资料表格；了解工程测量有关知识，熟悉工程定位测量、施工测量、竣工测量，并能填写相应的工程测量技术文件及表格；熟悉城市建设工程档案的内容、范围。掌握工程档案收集、编制、整理的方法；了解计算机在档案管理中的作用及基本知识。。档案管理人员要更新观念，提高认识，变被动为主动，认真领会和掌握有关法律、法规的内容及主管部门的有关规定，在工作中灵活运用；要有较强的责任心，严把工程档案质量关。
2.2建立健全档案管理制度是做好建筑工程档案管理的基础。为了加强对工程建设各阶段档案资料的有序管理了，保证归档资料及图纸的准确、齐全、规范，建设单位在项目建设初期从工程立项开始就应按照国家档案管理的有关规定，结合建筑实际情况，制定相应的档案管理制度、措施。同时要明确建设单位、勘察设计单位、招投标代理机构、施工单位、监理单位等工程项目管理人员及档案人员在工程档案形成过程中各自所应承担的职责，规范档案资料的收集、整理，以保证工程自开始与档案跟踪管理同步。
2.3一定要严格把好竣工验收档案资料质量关，使工程竣工验收档案充分发挥其凭证作用。工程竣工验收时，建设单位档案管理人员要会同工程项目管理人员，按照建筑工程档案管理归档范围的要求，对工程建设中形成的全部文件进行全面的检查、审核，发现问题及时解决，补缺补漏，务必使得竣工材料做到真实、完备、及时，归档范围符合要求，把竣工档案的验收、移交作为整个工程验收的下一个重要环节和内容，做到工程竣工验收与档案验收同步。移交合格工程档案的，由建设单位发给《建设工程档案合格证》。不按规定移交档案或移交的档案不符合要求的不发《建设工程档案合格证》。
2.4.加强施工管理，强化档案材料编制工作。按照标准编制工程档案材料，是施工单位最基本的业务条件。工程档案材料的质量，关键在于编制形成过程。工程档案编制要及时，按实际施工工程进度进行收集、整理，原始资料必须真实、准确、齐全、有效，不得随意涂改伪造、随意抽撤或损毁丢失。施工单位应明确自己的责任，加强对施工技术人员编制档案材料的训练，不断提高编制工程档案材料的业务水平。开发公司要加强对施工的监督和管理，检查工程档案材料编制情况，按照标准形成档案材料，给后人留下宝贵的财富。
2.5利用计算机软件技术，结合实际工程档案编写制度、顺序做好档案信息统计工作。推行对影像档案、磁介质档案、电子文件档案在工程档案中的运用。现已推行建筑工程电子档案软件，它的使用大大提高了我们资料员的工作效率，减少了重复劳动，节省了时间，更便于归档汇总，也便于查阅。
2.6建筑工程档案资料应实行分级管理
由建设单位负责归档文件的最后形成和向城建档案馆移交。建设、勘察、设计、施工、监理、检测等单位应将工程文件的形成和累计纳入工程建设管理的各个环节和有关人员的职责范围。有建设、监理、施工单位主管技术负责人组织本单位工程相关资料的全过程管理工作。建设过程中工程资料的收集、整理工作和审核工作应有专人负责，并按规定取得相应的岗位资格。建筑工程项目实行总承包的，总包单位负责收集，汇总各分包单位形成的工程档案，并应及时向建设单位移交；各分包单位应将本单位形成的工程文件整理、立卷其承包项目的工程文件，并应及时向建设单位移交。

3提高工程资料质量的措施与对策
3.1加大宣传，提高意识。在工程建设初期，工程项目管理单位应高度重视和加强档案法规、工程档案基本知识的宣传教育工作，要求工程管理、监理、施工单位人员学习档案基础知识和施工过程中原始签证资料操作方法及对竣工资料整编、工程项目验收的基本要求，使他们在工程开工之初就了解档案业务，具备较强的档案意识，为提高竣工档案资料质量打下基础。
3.2加强培训，提高能力。在工程建设过程中，工程项目管理单位应注重资料管理和整编方面的培训。一是对工程技术和行政管理人员进行档案知识培训，使他们掌握档案方面的有关规定和要求，在日常工作中按高标准整理好基础资料；二是对专业档案管理人员适当进行工程专业知识培训，培养一批既懂档案又懂技术的工程档案管理骨干，促进归档工作的规范开展。
3.3健全制度，落实责任。工程建设初期就要建立和完善以档案管理责任制为核心的工程资料管理办法，明确施工单位在工程档案形成过程中应承担的职责，制定统一的资料编制要求和细则，规范工程资料的管理。
3.4过程参与，同步管理。从工程建设筹划开始，档案人员就应要求工程部门的专职档案人员从依据性文件开始就参与其中，按照文件的顺序、图纸的编号进行登记，建立借阅制度。对在编制资料中发现的“原件不齐全”、“资料不齐全”、“不规范”、“不统一”等问题，要及时研究给予解决。要严格执行工程资料编制工作“三同步”管理制度，即工程立项开工与竣工资料收集同步，工程施工过程与竣工资料形成同步，工程完工验收与合同竣工资料验收同步。档案工作人员要始终参与整个工程的建设和竣工工作验收全过程，对不符合标准的文件要拒收，从源头保证编制资料的质量。
4浅谈本人发现建筑工程档案存在的问题及措施
存在问题：
4.1建筑工程变更单的实际数量与交档数量不符；
4.2施工隐蔽记录不够规范、真实,以致归档后缺乏利用价值；
4.3建筑工程档案人员水平参差不齐。
4.4实际按批次进场钢筋复试的报告数量与交档报告数量不符。
4.5施工档案收集、整理、归档和移交过程不够流畅,缺乏时效性
措施：首先要对从事资料人员加强培训，提高人员素质，对施工档案基础不够扎实，从头到尾对施工档案进行全面梳理、整合。每年进行年度培训统一填写规范及按实际填写内容使之在多年后有使用价值。全方位清点以往遗留的施工资料，通过整理、拾遗补缺，尽快移交和归档。对钢筋复试报告数量的控制要通过材料检测部与档案归档部门的沟通。对工程变更的数量的控制要通过设计部门与档案归档部门的沟通或者联网。