档案管理中电子档案管理建议

档案管理中电子档案管理建议

赵明

黄石市体育运动学校，湖北 黄石 435000

摘  要：在当今信息化飞速发展的时代，档案管理工作发生了重大的变化，各行各业都需要进行更加自动化、信息化的档案管理。但在现阶段的档案管理工作中，电子档案管理仍存在一些具体的问题。本文首先阐述了档案管理工作的作用和特点，然后具体分析了当前电子档案管理中存在的问题，并针对其问题给出了几点优化措施和建议以供参考。

关键词：档案管理 电子档案 管理

在信息化、自动化时代的推进下，日常的档案管理工作开始发生彻底的变化。电子档案开始逐步替代纸质版的传统档案，并且由于电子档案管理的便捷，其更易被档案管理工作人员所接受。同样作为信息的载体，电子档案更加高效和方便，因此大大促进了我们当前的档案管理工作，融入了我们的生活和工作。但当前在电子档案管理方面仍存在一些问题，本文以电子档案管理过程中存在的问题及措施建议为研究重点进行了深入的探讨。

一．电子档案管理

1.1档案管理的作用

档案管理是一项系统性的整理工作，并不能脱离任一部门而单独存在。一个部门的档案管理涵盖了本单位的基本活动记录、收发的文件、人事任免等重要信息。档案管理的本质是管理和服务，即通过档案管理工作，有效提高本单位的管理水平和社会服务。因此，档案管理一般具有真实性、管理性、安全性、完整性等特性。电子档案管理工作和传统的纸质版档案管理工作存在较大的流程方面的不同，但其仍具备同样的历史价值，并且需要更高深的技术支撑来做好电子档案的管理工作。

1.2电子档案管理工作的特点

在当前时代信息技术的大力支撑下，我们的档案管理工作具有高效便捷的特点。我们可以通过计算机应用快速完成对于所需资料的收集和整理，大大提高工作档案的整理效率。另外，与传统的纸质档案相比，电子档案的管理同时提高了对于所需档案的使用效率。纸质档案一般资料众多，寻找起来较为复杂，而电子档案可以通过计算机快速检索，迅速找到所需的信息。因此，在发现电子档案存在漏洞时，我们也可以及时查缺补漏，做好电子档案的管理工作。除此以外，计算机应用的一个重要特点是可以通过技术提高电子档案的机密性和安全性，不再依靠简单的物理密码锁，使用密码加密技术，大大提高了电子档案的保密性。

二．当前电子档案管理中存在的问题

2.1电子档案管理意识较弱

在当前电子档案管理中存在的重要问题是，管理人员对于电子档案的管理意识较弱。一些管理人员缺乏对于电子档案的重要性认识，在实际工作中只是简单的将所需归档的文件进行存储，忽视了电子档案也需要进行进一步的管理，需要花费一定的时间对档案进行分析和分类归档，这样才能在后续的工作中及时查缺补漏，不断完善电子档案管理工作。

2.2电子档案基础工作标准化不够

我们对于传统的纸质档案有档案管理形式的标准化原则。但由于电子档案工作本身存在较大的复杂性，导致档案管理工作标准无法达到统一。不同单位之间的档案信息交流能力较差，在一定程度上阻碍了档案信息的管理。并且，由于缺乏完整统一的制度标准，导致电子档案信息数据归档存在较大的安全隐患，阻碍了电子档案的进一步发展。

2.3电子档案管理设施设备较为落后

电子档案管理重要的依托是计算机设备。计算机设备自身的软硬件系统会直接影响电子档案管理的效率。但在现阶段，大部分单位内部的电子档案管理设备都存在设备老旧的情况。由于缺乏对电子档案管理的重要性认识，档案管理部门的计算机设备多是单位退换的老设备，在电子档案归档、储存以及整理分析等方面都存在较大的延迟，难以更好的实现电子档案管理的优势。严重的甚至由于安全性不够，会造成档案数据部分遗失，为电子档案管理造成较大影响。

2.4电子档案管理人员的综合能力有待加强

人才是电子档案管理工作水平提高的重要决定因素。但在当今的信息化社会，大部分人都具备了基本的计算机操作水平，能简单的对文件进行归档和存储。但电子档案管理工作也需更专业化的管理人员，具备更加专业的计算机应用能力以及信息化办公水平，具备档案管理的保密意识，可以及时应对现代电子档案管理工作出现的问题，保障电子档案管理工作的安全性和完整性。

2.5电子档案管理的安全防护机制有待改进

当前，国内大部分的电子档案安全管理都存在滞后的状况。大部分单位对于涉密信息仅是安排单独的办公空间，开展单机操作，缺乏足够完善的安全防护机制。对于普通的电子档案管理，很容易由于互联网环境的复杂性造成档案信息泄露或者被犯罪分子故意入侵，篡改重要信息。而涉密的电子档案管理，不能仅依靠脱离互联网来保证安全性，对于移动硬盘等设备都需加强管理，做好登记，减少档案泄密的可能。

三．优化电子档案管理的措施建议

3.1完善电子档案管理制度

要不断完善电子档案管理制度，从而依靠完备的制度体系来提高电子档案的管理效果。首先是规范完整的制度，可以有效保障电子档案操作流程的规范性，减少由于操作不当造成的档案信息丢失或其他问题。其次是统筹电子档案管理工作体系，加强各部门之间的沟通，促进信息实时交流，减少由于信息滞后带来的档案的再次修改。最后是加强监督管理制度。主要是对档案管理工作人员的监管，做好必要的安全防护措施，减少由于硬盘等存储设备操作不当带来的安全隐患。

3.2加强电子档案安全体系

要不断加强电子档案安全体系建设，可以从物理防护，技术防御以及人力资源保护三方面来进行。物理防护就是在足够安全的办公环境中进行涉密信息的处理，更新电子设备，保障电子档案管理硬件设施可以满足工作需求。技术防御就是加强软件安全防护，建立涉密信息数据的安全网络防火墙，减少由于大数据泄露造成的经济损失。人防战略就是不断提高电子档案管理人员的综合素质，加强电子档案数据安全性的保障。

3.3提高电子档案管理人员水平

电子档案管理人员的综合能力会直接影响电子档案管理工作的效率，因此要针对电子档案工作构建专门的培训计划，提高从业人员的专业水平和综合能力。在培训过程中，要提高档案管理人员的专业知识水平，可以及时应对档案管理工作的挑战，顺利解决在工作过程中发现的电子档案存在的问题。并且要综合考虑档案管理人员的职业道德素养以及安全管理知识，促使全面提高电子档案管理水平。

3.4加大资金投入

在有条件的前提下，要尽量加大对电子档案管理工作的资金投入，提高电子档案设施设备的专业性，从而不断强化电子档案管理的安全性。不仅要保障计算机本身的顺畅运行，并且要重视软硬件的安全建设，避免由于计算机本身造成电子档案信息的丢失和泄露。

四．结束语

综上所述，在自动化，数字化时代发展的环境下，电子档案逐步取代纸质档案已成为必然。在电子档案管理工作不断创新发展过程中，我们要积极关注电子档案管理过程存在的问题，不断创新管理理念，完善管理制度，加强电子档案安全体系构建，从而更好地保障电子档案的安全性和完整性，不断促进档案管理水平的整体发展，保障档案本身的价值。

参考文献：

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