信息化条件下机要档案保密工作开展研究

信息化条件下机要档案保密工作开展研究

 姚雪

 中共四川省委党校四川行政学院办公室机要档案科 610043

摘要：随着社会经济的快速发展，信息化技术快速进步，且涌现出了诸多现代化的信息技术，例如计算机技术、大数据技术、云计算技术等等，这对于提升行业发展水平起到了重要的促进作用。但对于机要档案管理工作来说，虽然信息化建设能够提升档案管理效能，促进档案资源开发利用，但同时也带来了较大的负面影响，容易导致档案信息泄露进而造成巨大损失。为了更好地解决这一问题，必须要加强信息化背景下的机要档案保密工作研究。

关键词：信息化背景；机要档案；保密工作

机要档案具有特殊性，因此对于保密性的要求更高。在当前的信息化时代，机要档案的管理方式方法也在不断优化，对于各项信息技术的应用也较为深入，例如建设档案管理网络平台、实现档案数字化建设等，都给档案管理水平提升提供了巨大的便利条件。但也正是由于信息化时代的到来，使得机要档案信息更容易出现泄露问题，这就对机要档案的保密性带来了新的挑战。如何在信息化条件下加强机要档案保密工作是急需解决的重要问题。

一、机要档案保密工作开展要求

当前，我国的经济发展水平不断提升，无论是经济、政治还是军事地位都在国际上有了极大提高，用于经济发展和社会建设的机要档案信息不断增加，这对于现代化社会建设有着重要的促进作用。机要档案是机关事业单位日常工作中较为常见的一种档案类型，其有非常强的特殊性，保密性要求高，也是最容易发生泄密问题的档案信息[1]。尤其是在当前互联网、新媒体快速发展的时期，机要档案管理所面临的形势越发复杂，给机要档案保密工作开展带来了巨大挑战。因此，加强机要档案的保密工作已经是刻不容缓。就目前的信息化发展背景来看，机要档案保密工作开展具有严峻性，而且泄密载体呈现出多样性，也变得更加复杂，泄密渠道也变得越发多样化，窃密的手段及科技含量都在不断提高，这些因素的影响都使得保密工作变得越发困难。为了保障机要档案的保密性，强化保密工作开展，就必须要制定规范的保密标准，并且对工作人员开展保密宣传教育，切实提升工作人员的业务水平，认真落实各项保密服务保障工作，从根本上避免发生泄密问题。

二、具体的机要档案保密工作开展措施

1、强化工作人员保密意识

随着信息化技术的进一步发展，会逐步涌现出更多先进信息技术，这会对机要档案保密工作造成更严重的制约。基于此开展机要档案保密工作的第一步便是要着重强化工作人员的保密意识，使其从根本上重视该项工作开展，并且能够认识到信息化技术对档案保密工作所产生的负面影响。单位必须要选择政治素质高，具有强烈责任感和敏锐性，而且工作严谨细致的工作人员来承担岗位职责，首先确保机要人员本身不会出现泄密问题[2]。与此同时，要加强对工作人员的保密教育，日常工作中强化专业培训，开展实践操练，通过多媒体提供保密及泄密案例，进行情景模拟等，通过多样化的教育手段来强化机要人员的保密意识，提升其自身在工作开展中的警惕性。另外，除了单位要求机要人员参与信息化技术培训外，其自身也可以自学与信息技术相关的知识，不断增强自身技能，尤其注重了解互联网泄密手段，以便建立安全防护机制，最大限度避免泄密事件发生。

2、加强机要档案保密安全管理

在信息化背景下，机要档案的保管方式变得多元化，可以是纸质档案，也可以是基于信息技术发展的数据库档案，因此加强档案保密安全管理就变得愈发关键。首先单位针对机要档案保密工作开展，要以法治思维来对保密程序进行规范，并建立完善的保密机制。以基础法律法条为基础，制定科学有效的保密方案，尤其要注重坚持与时俱进，对移动存储介质及计算机设备定期更新，确保建立起更强大的网络防火墙及杀毒软件，避免出现病毒攻击的情况发生[3]。其次工作人员在具体保密工作中保持严谨的工作态度，严格执行保密规章制度，实现闭环管理，尤其是对于涉密档案的签收、传阅、销毁等进行严密管理，同时配合不定时查岗查勤方式来对各项保密制度的落实情况进行检查。最后，要注重加强对档案库房的安全管理。无论是书面档案还是电子档案，都需要存储在专门的档案室内，如果管理不慎，则很容易导致出现档案遗失情况，进而发生机要档案泄密问题。对此可以将档案存储库房设置在流动人员少的位置，并且要对进入档案室的人员进行严格审查，确保档案存储可靠性的最大化提升。

3、严格审查档案归档工作

加强机要档案保密工作的过程中，档案归档工作也十分重要，通过对归档范围进行合理界定，能够确保档案内容、数量均实现最优化，并且还可以保障案卷的完整化，这样在后续进行检索利用时也能够更加便捷。对此，单位必须要加强对档案归档工作的审查处理，在对档案进行立卷归档上应当把握好时效性，对于已经完成运转要求的应当立刻进行归档处理，如果未完成则不能归档，以免出现管理混乱的问题，这会大大提升档案的泄密几率[4]。另外，对于已经归档的机要档案，应当再根据档案重要性进行筛选和整理，保障归档卷宗的完整性，避免出现重复性档案内容，这样可以大大提高档案利用机制。工作人员也可以根据单位的实际运行情况，对档案利用人员进行分层归纳，使对应层次的机要档案与对应层次的使用人员相匹配，这样不仅能够大大提升利用效率，也能够保障文件完好无损并减少泄密问题发生。

结语

档案管理是一项较为复杂的工作，尤其对于机要档案来说，不仅涉及到诸多信息，还有非常高的保密性要求，这就需要单位必须针对机要档案的保密工作要求来开展具体的应对措施，注重提高档案工作人员的保密责任感，强化其保密意识，并且注重加强档案保密的安全管理，从多方面实现档案管理安全性提升，还要对档案归档工作进行严格审查，确保所保存的机要档案卷宗都完好无损，也最大限度减少泄密问题。

参考文献

[1]郑洁,陈黎,肖岳峰. 浅析西部地区高校机要档案管理——以广西桂林高校为例[J]. 兰台内外,2021,(09):58-59.

[2]王蕊. 规划管理机要档案工作的思考[J]. 北京档案,2020,(10):27-29.

[3]韩雪. 浅析新旧动能转换下如何加强高校机要文件档案管理工作[J]. 办公室业务,2019,(09):29.

[4]张佳. 档案工作的机要性与保密档案的策略研究[J]. 兰台内外,2018,(09):75-76.