探讨新形势下高校办公室管理的创新

探讨新形势下高校办公室管理的创新

刘亮

西南交通大学党委宣传部  四川省成都市  610000

摘要：办公室是高校的枢纽机构，如何做好办公室管理工作是目前高校急需解决的问题。本文将针对高校办公室管理中存在的一些问题进行分析，分析如何推动办公室管理工作的创新。

关键词：新形势；高校；办公室；管理创新

在当前的形势下高校有着自身的责任，高校办公室管理是协调各部门之间处理事务的桥梁，发挥着综合服务保障作用。因此，办公室管理在新的形势下面临着机遇，也面临着挑战，办公室管理人员想要发挥自身的职能，就要提高工作人员的综合能力，这也是促进办公室管理工作效率和质量提升的关键。

一、高校办公室管理工作中存在的问题

（一）缺乏自身定位与综合素质

高校办公室作为学校的服务部门是沟通联系各部门之间的枢纽。这个部门对工作人员的综合素质要求较高，需要工作人员具备专业的技术能力、良好的人际沟通以及先进的管理能力。但目前高校办公室工作人员大部分的时间都会用于接待、收发文件等琐事上，难以进行系统化的学习和培训，最终造成个人素质一直得不到提升。另外，部分办公室人员虽然已经掌握了专业的办公室技能，但日后没有进行创新学习，缺乏自主学习能力，导致现在已经不能满足新形势下的办公室要求，这也是造成办公室人员综合素质落后的重要原因。

（二）缺乏服务意识与创新精神

我国目前的高校办公室管理理念一直是传统的固定模式，办公室人员主要的工作就是根据会议文件及领导安排来开展工作，在一定程度上忽视了自身的想象力和创造力，造成人员办事效率低，影响办公室管理效能的发挥。办公室工作所涉及的内容较多，不单单只有日常的琐事，除了行政管理，还应包含会务接待、收发公文等。大部分办公室人员已经熟悉工作流程，会按照规章制度办事，造成管理工作一直无法创新。另外，在高校办公室日常工作中办公室人员只会意识到上级领导的需求，忽略了师生和群众的需求，导致管理工作开展时师生并不积极配合，增加了服务难度，无法有效开展办公室管理工作。

（三）缺乏档案意识与设施建设

在高校办公室管理中档案管理起到了重要的作用，但很多高校却忽视了档案管理的重要性，并没有设立专门档案人员进行管理，也有部分高校设立兼职档案员，但由于档案员的专业化程度不高，业务能力较差，责任意识缺乏，只会让档案管理工作不够规范、不够及时，甚至会出现文件遗失、资料缺少的现象。新形势下的高校办公室档案管理应该做好基础设施的建设，提出更高的档案管理要求，但部分学校的档案馆并没有完善的基础设施，学校在档案馆的经费投入较少，无法满足档案管理的基础要求，阻碍了档案管理的工作开展。

二、新形势下高校办公室管理的创新措施

（一）加强自主学习，夯实履职基础

在新的形势下，高校办公室想要创新管理，首先就要加强自身的学习，不断地夯实履职基础。学校要不断提高办公室工作人员的专业素质能力和学习习惯以及政治素养，完善办公室工作人员的知识基础，坚持把努力学习、提高素质贯彻到底。学校可以积极召开党支部会议、组织学习交流会或者专业技术能力培训等，鼓励办公室人员勇于参加，认真学习党的政策和方针，强化高校教育的政策理论、语言表达、统筹策划等知识，不断更新自身的管理理念，落实各项工作，推动教育事业的发展。其次，高校也要加强对办公室人员的综合能力培养。结合高校的实际发展情况，收集师生的建议，充分发挥出参谋的作用。除此之外，也要强化办公室人员的应变能力，如遇突发事件，可以及时做出解决。

（二）提升服务意识，发挥参谋职能

在新的形势下，高校也要重视提升教学方式与科学研究这两方面。高校办公室应在服务意识方面进行增强，创新思想观念，充分发挥出中心枢纽的优势，积极参与领导决策，为学校的改革提供良好建议，更好地为推动高校作出贡献。办公室的管理工作具有战略性、宏观性、综合性，他是规划发展决策咨询的机构。所以，在开展办公室管理工作时要以高校教育发展理论政策维持指导，紧贴学校中心任务和中心工作。同时办公室作为院校之间的枢纽应该加强办公室管理的分析和总结工作，提升工作人员积极性，学会自主规划工作，提前预办工作中可能会出现的问题，并做好相应措施，掌握管理主动权，强化管理的服务意识，让高校办公室管理服务职能可以延伸到各个方面，深入到师生中，从而推动高校发展。

（三）推行精细服务，保障服务水平

新的形势下，高校办公室想要创新管理，就要完善管理制度，提高自身服务的水平，改变传统管理模式和观念，树立精细化管理意识，强化管理手段，凝聚办公室人员力量，加强队伍建设，只有这样才能优化办公室管理效率，提升管理水平。另外，办公室人员要充分地认识到，精细化管理应该是提高办公室管理质量和效率的保障。通过精细化管理的实施，坚持以学校的发展为核心，制定科学的管理方案，形成有协作性、沟通性的工作格局，从而落实精细化管理。同时，办公人员也需要求真务实，以良好的工作态度开展精细化管理工作。

（四）强化岗位意识，认真落实工作

对于高校办公室管理工作的创新，一定要重视岗位意识的强化，促使工作人员可以认真地完成各项工作。在高校的办公室管理中档案管理是非常重要的，负责管理档案的人员应熟悉办公室设备和各类软件的应用，确保能够提升档案管理的质量和效率。同时，可以将信息技术积极运用到达管理中，实现档案管理信息化、数字化。其次，高校办公室在撰写各类文稿时，应坚持精益求精，对领导的决策进行深度和广度的理解，体现学校工作的决策性和指导性，确保所撰写的文稿能够突出重点、条理清晰，准确无误。最后，办公室管理人员也要协助好校领导的日程安排工作，规范学校的日常行政事务，起到了沟通协调的作用。在开展过程中，要严格按照学校的各项规章制度规范自身行为，切实地做好承上启下的桥梁作用。

结束语：综上所述，在当前的形势下，高校办公室想要创新管理，一定要围绕着学校的发展。提高自身的建设，作出长远的规划，履行办公室的中枢职能，全力做好统筹协调、服务保障工作，发挥出创造性、主动性，从而提高高校办公室管理的效率和质量，推动高校各项事业的发展。

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