浅谈人事档案的重要性

浅谈人事档案的重要性

侯晓宁

新疆吐鲁番鄯善县西部钻探吐哈钻井公司

摘要：人事档案是评判一个人工作能力的有效凭证，它对于群众个人是非常重要的。中国公民从高中开始就拥有个人的人事档案，它主要用于个人考研、出国、考公务员、国企事业单位入职、结婚生子、户口登记、职称评定，甚至退休等等，但是很多人在日常生活中对自己的人事档案并没有进行过系统全面的了解，甚至很多毕业生并不会去主动地查询自己的人事档案。对此，本研究将详细叙述人事档案在生活中起到的具体作用，来判定其对我们是否重要。

关键词：人事档案；用途；重要性

前言

人事档案一般存放在户籍所在地，如果有学生毕业之后入职国企或事业单位，档案则会直接被转交到所在单位。除了上述状况之外，其余人员档案都属于流动人员人事档案，一般交由相关人才服务机构进行保管。数据表明，2014年北京流动人员上缴档案保管费用就已经高达一亿元，就此一件事，就可以充分表明人事档案的重要性。

1人事档案是多项工作的必要审核文件

1.1结婚

人事档案中涵盖个人从高中开始之后的学籍档案、它直观地记录了学生在校期间学习的具体内容以及所获得的具体成绩或是惩处，还有个人入团、入党的依据证明以及志愿书，甚至内部还包含了关乎个人身体状况的详细证明资料。在人生中较为重大的事件节点上，人事档案几乎都有重要的作用，比如结婚，很多人结婚都需要进行人事档案的更新，也许在日常生活中我们看不到人事档案，但是在我们看不到的地方，结婚的信息已经被户籍所在地的档案管理部门写进个人的人事档案中。如果日后夫妻因为个人原因需要补办结婚证，民政局是要进行详细查档的。一般十年之内个人的人事档案由户籍所在区县保管完好，但是如果又因为个人工作或其他原因频繁调动档案位置，很有可能致使人事档案丢失，就无法及时补办结婚证。同时，寻找个人人事档案是一件非常麻烦的事，补办人事档案更是麻烦，如果内容残缺不全，将会直接影响到工作录用。

1.2找工作

对于大学毕业生来说人事档案更为重要，首先，作为应届生毕业之后如果直接进入国企或者事业单位，人事档案会由单位出面直接将其从本科院校或研究生院校调入单位，但是一般如果直接进入私企工作，私企在有档案接收资质的前提下很可能直接将人事档案调入其企业，按照多数人的经历来看，多次跳槽之后人事档案在没有要求的状况下不会被直接调至当前企业，这就导致人事档案流落在外，没有进入相关人才中心，或者在应届生不管不顾的状态下，毕业两年之后学校会自动将学生档案打回原籍，且并不会直接告与该人员。这样就会导致该应届生的档案被迫东奔西跑，最终丢失或是成为死档。这样的话虽然有可能找到工作，但是多数企业还是会根据人事档案来判断个人学历、资历，所以人事档案死档的状况下，找工作相对来讲会更加困难。

1.3考研

考研也需要用到人事档案，应届生档案由学校直接保管，所以如果上岸，学校会自动安排“档随人走”，而往届生二战、三战时就一定要注意自己的档案，档案在哪儿不会影响考研报名，但一定要具体大概了解自己的档案在哪儿，因为一旦上岸的话，目标院校会要求学生调档，没有档案的话还需要补办，流程很长，会影响学生入学，所以要时刻了解自己档案的去向。千万不能在自己的手上，这样会导致档案直接成为死档，考研报名就会失败，激活档案流程也较为复杂，如果事发突然，肯定会耽误考研或入校。

1.4考编与考公

考编、考公等对于人事档案的需求是最严格的，因为人事档案作为政审的主要参考文件之一，在此类考试通过之后，是必须要审核人事档案并将其转到相关单位保存的。对此，相关人员一定要引起极度重视，很多人因为私人原因并没有直接将自己的人事档案存在母校、户籍所在地的人才交流中心或是个人工作单位所在地的人才市场中，而是将其存放在相关档案托管机构，导致出现档案被扣押的情况时有发生。这样一来，考编、考公成功之后，相关单位要求提审档案时，个人肯定会因为金钱原因和相关机构协商，在此期间，机构掌握绝对主动权，很有可能导致档案无法快速被转走，最终错过辛苦得来的就业机会。

1.5企业招聘

人事档案中记录了个人各项能力的有效凭证，它全面地体现了被招聘个体的政治思想、专业水平的高低以及个人缺陷。它同时也记录了个人的工作经历。具备保存人事档案资质的企业在招聘时会将其作为主要判断依据，来查看该应聘人员的具体工作经历。一方面企业HR可以根据真实的人事档案来代替面试时所递交的履历，使得面试更加真诚、真实，另一方面，防止有个体窃取团体荣誉作为个人荣誉，蒙混过关。此类冒名顶替、不知廉耻的事情时有发生，所以人事档案的保密性和真实性对于优质企业招聘专业人才来讲十分重要。HR可以根据人事档案的真实信息，评估现阶段的人才应用状况，并制定详细的人才使用策略，为实现企业人力资源质量的有效提升做出贡献。

1.6办理退休

现阶段人们的职工养老保险有两种缴纳方式，其中如果有在岗职工通过公司、单位来缴纳，此类职工在办理退休时就需要用到人事档案，当然，没有人事档案也是可以办理退休的，但是一旦人事档案出现丢失、损失、死档等状况，在岗职工会有很大损失。比如第一，特殊工种可以提前五年办理退休，而进行特殊工种认定一定需要人事档案，如果个人档案记录不明确，可以提供其余资料，但是一般还是要有人事档案作为基础凭证资料，所以没有人事档案的话，不仅仅需要再工作五年养老金还会比提前五年退休的人少很多。第二，进行视同缴费年限认定时，也需要人事档案，如果没有档案，参保人就只能按照实际缴费年限办理退休，视同缴费年限这期间就无法计算，仰赖金也会大打折扣。第三，参保人员办理退休手续时，出生时间的认定一般采用身份证和个人档案相结合的方式，如果身份证与人事档案记录的出生时间存有出入，就以个人档案上最先记载的出生时间为准，出生时间确定后，才能确定办理退休手续的时间。所以，对于退休人员来讲，人事档案非常重要，直接影响到老年生活期间的收入，很有可能因为其享受不到应有待遇。

2人事档案是政府人员的“命根”

人事档案作为政审的必要文件，里面对档案所属人的荣誉惩处记载详细。对此，政府人员对于人事档案非常重视。因为政府具备一定的人事档案管理权，所以在过去几年里，不断出现干部档案造假事件，比如擅自修改工龄，提前退休，删改所受惩处，增加立功、受奖，还有人借助不正当关系修改档案将个人身份直接改为公务员，直接获取公务员身份等，借此谋取国家福利，或是谋求升官发财。由此，可以直接看出人事档案在政府人员的重要性。

结语

人事档案是记录人们一生各个节点的重要凭证，它是属于国家法定，归口管理的公共信息。它看似可有可无，却一直默默地陪伴着我们。尤其是在面对一些社会机遇、国家福利时，人事档案不仅仅是相关机构审核的必要文件，更是人们存活一生的成绩单。因此，人们一定要能够正确地认识人事档案的重要性，时刻确保“档随人走”，坚决拒绝成为“弃档族”。积极配合国家开展该项工作，坚决有效地避免该档案成为人们发展路上的绊脚石。

参考文献：

[1]刘玉芳.人事档案管理的重要性及优化途径[J].内江科技,2022,43(08):3+133.

[2]冯浩.探讨人事档案管理的重要性及优化途径[J].办公室业务,2021,(13):142-143.