水利工程建设项目档案管理工作的建议

水利工程建设项目档案管理工作的建议

魏,倩

身份证号：320303198608020023

 摘要：现阶段，档案管理是水利工程管理体系的重要组成部分，也是当前水利工程信息化建设的主要着力点。结合行业经验来看，信息化改革在很大程度上促进了档案管理质量与效率的提升，但也衍生出了一系列的新风险、新挑战。基于此，本文就水利工程建设项目档案管理工作的建议进行简要探讨。

关键词：水利工程建设；项目档案管理；建议；

1 水利工程建设项目档案管理问题

1.1 对水利工程建设项目档案管理重视度不足

现阶段，水利工程项目建设各方对项目建设档案工作存在重视度不足和认识偏差。个别项目法人、参建和监理单位只重视工程建设进度和质量，轻视项目文件和档案管理等基础性工作，存在较为普遍的重建轻管现象。一是法人方存在“档案管理部门才是负责文件材料整理归档工作的唯一主体”的理解偏差。二是参建方存在“监理、施工单位没有对建设过程文件材料的整理归档义务”的认识偏差。三是监理方存在“只需要保证水利工程建设的进度和质量，而重工程监理、轻档案监管”的监管偏差。由于多方对水利工程建设项目档案管理工作的认识和理解存在偏差，就导致对档案管理工作执行的严格性不到位［2］。

1.2 水利工程建设项目档案管理保障制度不全

按照水利部发布的2021版和2005版《水利工程建设项目档案管理规定》要求，都对项目档案相关规章制度的制定进行了相应的说明，但在水利工程建设中，往往存在没有结合项目本身的实际情况制定相应档案管理制度的情况，或者是制定出的制度缺乏实际可操作性，这就导致水利工程项目档案管理流于形式。二是水利工程建设项目档案管理组织机构职责任务不清，监督检查工作不到位。一方面，部分水利工程建设项目档案管理的组织机构职责任务不清，档案管理部门权责脱节，甚至出现相互推诿现象。进而使工程竣工档案移交的同步性和及时性减弱，难以保证项目法人和参建单位在档案移交过程中对入库档案质量的严格把关审核，导致出现错卷、漏卷、整卷不规范和迟交、不交等问题。另一方面，水利工程建设项目法人档案管理工作缺乏规范性、系统性和科学性的监督检查，也没有形成有效的监督机制。不管是在水利工程建设项目档案管理的法规宣传、贯彻和执行上;还是在业务指导和工作协调上;甚至在检查督导和专项执法上均存在工作不到位现象。

1.3水利项目档案管理水平偏弱，专业人才知识结构老化

水利工程项目档案管理要求档案管理工作人员应该具备较高的管理水平和业务素质，但在目前水利工程建设中，部分项目并未严格执行相关规定，档案管理人员流动性偏大，要么身兼数职，要么临时抽调，档案管理人员自身既不熟悉相关档案管理法规、制度，又缺乏实操经验，有的甚至未经培训学习，不具备基本的档案管理业务知识技能就上岗操作，致使水利工程建设项目档案管理质量不高。水利工程建设项目档案管理整体水平偏低，不符合新形势下国家对水利工程项目建设的相关要求，因此，项目档案管理队伍整体素质亟待提升。

1.4数字档案及接收、保管、移交的信息化程度不足

目前水利工程建设项目档案的数字档案及接收、保管、移交的信息化程度还相对不足，还存在成果有效利用率低的问题。一是水利工程建设项目档案信息化意识还不足，档案重纸质轻数字现象较为突出，在水利工程建设文件资料归档时，未把纸质文件与数字文件归档工作同步开展，导致做数字档案工作要么就需走回头路，要么不能完全达到数字档案归档的要求。二是目前数字档案信息化系统的标准不统一，缺乏安全的信息联动互联互通体系。水利工程档案信息化建设存在独立性，区域性壁垒，单个水利工程建设项目不是没有安全的信息化系统，就是仅有自身标准建设的系统，导致多项目档案信息不能充分融合和及时、安全、有效地管控档案丢失、信息泄露、信息篡改等水利工程建设项目档案，存在网络安全隐患。三是水利工程建设项目档案在项目建设验收结束后便封存在档案室，并没有将一些具有推广意义的水利项目成果档案作为其他水利工程建设项目的借鉴参考有效利用，整体利用率低。

2 水利工程建设项目档案管理工作的建议路径

2.1 建立标准管理规则，提升归档规范性

在水利工程档案管理实践中，尽可能地实现各类数据信息、文件资料的统一化、标准化处理，既是提升归档规范性的主要举措，也是避免档案管理混乱、档案应用不兼容等风险问题的有效手段。例如，可建立标准管理规则，对文字文件、图像文件、影像文件、设计文件等不同类型档案文件的归档格式提出统一要求。在此背景下，水利工程建设管理实践中产生的各类数据信息、文件资料虽然可因不同技术条件、工作习惯而存在格式差异，但必须在归档时做好格式转换工作，如将doxm文件、rtf文件、txt文件转换为pdf文件，将bmp文件、png文件、wmf文件转换为tiff文件或jpeg文件等。通过这样的方式，一方面能够降低信息化档案管理系统中电子文件格式类型的复杂性，从而达到降低系统设计难度、简化归档运作流程、提高档案管理效率的目的。另一方面，也有助于促成水利工程管理体系的优化构建，确保档案文件在使用、传输时与相关软件工具、应用系统、网络信道做到相互适应、稳定兼容，继而实现相关风险隐患的有效规避。

2.2优化水利工程建设项目档案管理资源配置

水利工程项目法人、建设和监理方一方面要优化资源配置，成立档案管理工作机构，补齐档案管理场地、人员、资金、设备等硬件短板;另一方面要按照 2021 版《水利工程建设项目档案管理规定》等相关法规要求，以“统一领导、逐级管理”的工作原则，及时建立制定契合各自实际的水利工程项目档案管理规章制度，认领责任，层层落实岗位工作目标和责任制。将“见人见事见责任”的岗位责任制，贯穿到水利工程建设归档、人员岗位责任、档案管理操作、档案管理责任追究制度等一整套规章制度责任落实和严格执行到水利工程建设全过程中去。

2.3 强化水利工程建设档案管理人员的素质

定期和不定期地对水利工程建设项目档案管理人员进行继续教育学习培训和知识更新，对新时期档案管理的有关新规定、新要求和新文件进行及时传达交流，将新知识、新理论与实际工程建设项目档案管理实践相结合，与项目档案管理考核、激励、督导机制相结合，切实解决现实中的问题，全方位提升水利工程建设档案管理者的专业理论业务水平。

2.4 推进项目档案管理数字信息化和成果利用

要按照 2021 版《规定》要求，结合做好水利工程建设项目档案纸质文件资料归档工作的基础上，及时对档案进行同步信息化处理。在确保档案信息原始性、真实性和一致性的前提下，加快普及用科技数字化手段媒体介质档案的工作实施，同步开展声像档案处理归档保存管理，包括: 重大水利工程仪式、活动的照片档案、录音、录像等的数字归档工作，使水利工程建设项目档案逐步实现数字信息的标准化、科学化，提升利用率，发挥水利项目档案为水利事业发展服务的功能。

结束语

综上所述，水利工程项目档案的最终价值需要服务和开发利用来体现，因此，要提高项目档案利用率，发挥好水利工程建设项目档案服务大众、服务行业、服务社会的档案服务性，就需要水利工程建设档案管理工作者加快推进普及水利项目档案的信息化，让水利项目工程建设项目档案加快实现数据互惠共享，让水利工程建设和项目档案管理的质效得到双提升。

参考文献：

［1］马玉彪．水利工程档案管理工作面临的问题与对策［J］．山东档案，2019(04):149－150．

［2］高丽辉．水利工程档案管理基本要求和措施分析［A］．2015年建筑科技与管理学术交流会论文集［C］，2015:149－150．

［3］何国贤．水利工程建设项目档案的管理及利用现状分析［J］．城建档案，2016(04):139－140．