档案管理信息化与数字化的思考

档案管理信息化与数字化的思考

王伟,张巧妮  

山东恒邦冶炼股份有限公司 山东省烟台市 264100

摘要：企业档案管理信息化主要为在档案管理活动中与信息化技术实现充分融合，以网络平台为基础，针对企业档案管理实施的一项工作。事实证明，企业档案管理信息化借助网络平台能够实现对档案资源的分类管理，在依据管理标准和管理目标的基础上，对各种档案资源实现整合和再利用。档案管理信息化的推进对于企业提升档案管理水平、挖掘档案价值等具有非常重要的作用。而为了能够大力推进企业档案管理信息化建设，需要从强化组织管理结构、创新管理方式、注重用户体验等方面加以落实。

关键词：档案管理；信息化；数字化；思考

引言

在社会经济与现代科技飞速发展的背景下，企业管理形态与运行体制均发生了一系列的创新变动，同时对档案管理工作质量也提出了更加复杂、多元的要求，需要各级企业紧跟当今时代的发展步伐，依托现代信息技术加快推进档案管理信息化建设，以不断提高档案管理工作效率与落实质量，更好地解决单位自身及社会公众的实际问题。但在具体的执行过程中，很多企业仍存在对档案管理信息化建设重视程度不足、基础设施不够完善、档案管理机制体系不健全等问题，严重阻碍了单位档案管理的信息化建设进程。因此，加强对档案管理信息化建设的思考探究极具现实意义。

1信息化数字化技术运用于企业档案管理的优势

1.1灵活多样的信息查询

进行档案的收集和对档案信息的查询，是企业中档案管理部门的主要职能。传统的档案管理，多是以纸质版资料进行保存，每次在进行档案资料的查找时，都要耗费大量的时间与精力。虽然投入了较大的人力资源，但工作效率却不高，并且档案信息的正确性还无法保障。但进入信息化数字化管理后，只需在电脑查询系统中进行关键词的检索，就能够搜索到相关要查找的资料，这大大强化了企业档案管理的应用性、准确性、及时性。

1.2有利于提高档案管理工作质效

档案管理本身就是一项兼具较强专业性、严谨性和复杂性的系统工程，要想保证档案管理工作质量和执行效果，通常需要相关管理人员投入大量的时间和精力，尤其是在以往的纸质版档案管理工作中，管理人员需要时刻关注档案资料的更新和补充，这就在无形中增加了档案管理人员的工作负担。与此同时，在传统的档案管理工作中，由于多数档案信息均以纸质版形式进行保管，因而后期在查阅档案资料时往往需要到专门的档案馆（室）进行查找，且需要经过多个流程才能完成，这就在一定程度上降低了企业档案资源的利用效率。而通过加大档案管理信息化建设力度，不仅可以减少外部因素对档案信息完整度的影响，不断提高档案管理工作质量和执行效果，还能够依托完善的档案管理信息系统，有效提升档案检索效率，方便各岗位人员随时随地查阅所需的各类档案信息，最终达到提高单位档案资源利用效率的目的。

2当前档案管理信息化与数字化建设的问题

2.1基础设施建设不完善

当前我国大部分企业，仍旧对档案管理的信息化数字化建设认识较为浅薄，并且对档案管理工作的重视程度不足，管理层只顾着发展效益，在档案管理方面投入的资金以及精力都较少，导致档案管理基础设施建设不够完善，影响了企业档案管理的信息化数字化建设进程。档案管理的硬件设置建设低下。很多企业不愿意对档案管理中需要用到的计算机设备以及管理系统进行升级更新，并且部分企业甚至不具备档案管理中需要的硬盘、扫描仪、刻录机、相机等基础设备，这都在很大程度上影响了档案管理的信息化数字化建设。

2.2.档案管理信息化缺乏统筹规划

在档案管理信息化建设过程中，由于缺乏统筹规划，导致信息化建设存在一定的盲目性，低水平重复建设等方面的问题时有发生。此外，在档案管理信息化建设过程中的盲目性还表现在信息化建设与企业自身档案管理工作需求不符，同时，也未根据自身的技术、资源等方面条件，未充分考虑信息化建设的长期性与艰巨性，盲目跟进，给企业带来巨大的压力和负担，不仅信息化建设成效不理想，甚至还会给企业档案管理带来负面影响。档案信息数据库建成之后得不到及时更新与补充，缺乏专业人才进行维护，使得档案管理信息化建设流于形式。

3档案管理信息化与数字化的思考

3.1加大资金投入，强化信息化基础设施建设

为全面落实企业档案管理信息化建设工作，首先，当地政府以及相关单位要引起足够的重视，并适当地加大资金投入，为后续建设工作的开展提供坚实基础。另外，还可以为其设置专项资金。政府除了要投入资金以外，还要带动相关单位进行投资，并把建设资金纳入预算中，从而利用多方力量推动企业档案管理的信息化建设。其次，在进行档案管理信息化建设时，要对相关设备进行更新。由于整体工作模式和档案管理机制的变化，传统设备已经无法满足档案管理工作需求，对此，相关部门要依据管理模式选购专门的设备，并配备专业技术人员开发对应的工作系统，从而对企业的档案进行信息化、统一化和规范化管理。

3.2构建档案信息数据库

档案信息数据库是档案管理信息化的基础，是实现档案信息网络检索的前提，同时，也是提升档案信息利用率的保障。档案信息数据库的数据来源渠道主要有3个方面，一是通过企业办公系统与档案管理系统相连接，可以直接将相关电子档案纳入档案信息数据库中；二是将企业未归档的电子档案统一纳入档案信息数据库之中；三是借助扫描等方式，实现传统纸质档案的数字化转化，然后统一纳入档案信息数据库。在此过程中，应做好规划，明确档案数字化范围，尤其要重点关注企业主要项目以及重要业务相关档案。

3.3打造专业信息化档案管理团队

当前企业档案管理信息化建设持续深入，但是面临着相应人才短缺的问题。如何提高信息化档案管理的实际效率，怎样采用全新的管理模式进行档案管理，是相关单位在加强专业信息化档案管理团队建设过程中需要着重思考的问题。为切实提高工作人员的信息化水平，相关单位可以根据自身工作模式和档案管理信息化建设需求制定对应的培训机制，引进相关技术人才对现有工作人员进行系统化的培训，在提高工作人员信息化水平的同时，增加其知识储备。另外，还可以举办技术交流会，让不同单位的工作人员进行沟通交流，相互借鉴，提高自身的专业水平。单位内部还可以开设线上学习课程，方便工作人员随时随地进行学习，从而打造一支高素养、高水平的企业档案管理人才队伍。

结束语

综上所述，企业档案管理信息化建设对于企业实现健康、稳定发展具有非常重要的作用。对于企业档案管理信息化建设推进过程中存在问题，要从强化安全保障、提升管理效率、建设专业化队伍几方面入手加以改进和提升，实现高效管理。同时还要合理选择技术、提升应用标准以及创新管理，提升对企业档案管理信息化建设的重视，立足企业发展现状，切提出适合的优化建议，切实从企业档案管理信息化建设层面促进企业健康、稳定发展。

参考文献

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