基于信息化技术的数字化档案管理

基于信息化技术的数字化档案管理

李俊

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摘要：档案信息化管理在目前公路工程建设中发展不能与时俱进，存在诸多问题，由于地域的不同、管理模式不同、管理人员对档案管理的理解不同以及管理人员的能力不同，档案管理工作一直得不到统一，体现不出档案的真实目的与真正意义，需要我们采取系统的、全面的创新理念进行解决。本文以档案管理为目的，提出数字化档案管理的新理念。

关键词：信息技术；数字化；档案管理

引言

随着社会快速发展，档案管理模式和服务理念发生了翻天覆地的变化，传统的档案管理方式已经无法适应与满足信息化背景下，各类机构和工作对档案信息资源的需求。近年来，以各类馆藏档案史料为基础，综合文书、科技、财务、基建等各类别档案，将智慧档案管理系统纳入档案信息化建设，从而使此前互不关联、相互独立的传统档案史料，在一定程度上实现档案信息化及资源的有效共享，为后期档案的高效快捷利用奠定良好基础。

1档案管理难点

1.1同步收集和整理难

由于工期紧张，经手人员多，档案资料不但数量大而且还分散不集中，部分需要收集的原始资料，如材料的出厂证明、合格证、施工过程中的影像资料、试验检验报告等很容易发生丢失和破损的情况。尤其对于那些投资规模大、建设周期长、社会影响大的重大工程项目，因为其参建单位多、建设标准高、功能设施复杂、工期紧且施工周期长等，导致工程资料的收集和工程档案的归档难度大，资料同步收集和整理难。

1.2统一协调和监督难

由于参建单位多，档案管理意识淡薄，档案管理人员流动大，管理水平参差不齐，对工程档案的全周期系统性管理、档案归档的及时性、资料的完整性等造成很大的困难。在施工检查过程中，每个检查者对档案管理的认知不同、要求不同，导致资料来回重复修改，造成人力、物力浪费，形成档案资料的丢失和遗弃，很容易失去档案管理的主动性，统一协调和监督难度大。

1.3　资料组卷和归档难

公路建设项目由于线路长、环境复杂，参建单位多，更有好多同一个项目有好几家设计单位和建设单位，由于地域的不同、设计理念不同、管理模式不同、管理人员对档案管理的理解不同以及管理人员的能力不同等。整个项目建设没有一个统一的认识和要求，在档案整理移交过程中也因为资料来回重复修改等情况，导致本来完整的资料最终缺失漏项，资料组卷和归档难度大。

2信息化时代档案管理工作面临的挑战

2.1缺乏大众所需的信息化资源

现代档案管理机构生存的基础就是各类档案资源，在信息化时代，档案用户对利用对象的需求已从单纯的纸质原件发展为便捷、丰富的多载体档案形式。但是，在信息化的转型过程中，由于档案资料的形式多样性，在获取数字化资源的途径上与一般性的文字材料存在一定差距，因此只能通过数字化处理的方法对传统的档案进行处理；另外，在现阶段实际办公过程中，由于公文传递处理方式具有特殊性和多样性，绝大多数文件材料只有在公文处理完毕并整理归档后才能对其进行数字化处理，在此过程中，部分档案管理部门和档案管理工作者还缺乏主动保存意识，或者还不知如何去保存，这样就会造成现代化的档案管理缺乏现代化的信息资源。

2.2存在档案数字化的技术瓶颈

现阶段的档案数字化处理方式，一般采用扫描原件或通过微缩扫描胶片的方式进行处理。为了保证数字化处理过程中信息的完整性，需要采购较为昂贵的仪器设备，同时需安排专人负责后期维护使用，而除传统的纸质版文书资料外，在声像档案的数字化处理过程中，技术人员对采集设备和存储设备会提出来更高的要求，代价也就更大，另外传统档案信息进行数字转换的效率有限，每日工作量有限，这就需要为此投入大量的工作时间去进行数字化处理。

2.3安全保密工作存在隐患

档案安全是档案管理工作的重中之重，在档案信息化转型过程中，如何防止档案信息泄露或丢失成为主要问题。通过对以往信息泄露案件的分析，泄露途径主要包括人为拷贝、存储设备丢失和网络入侵三种，与之相对应的管理要素是档案管理人员及存储设备的管理制度、法律法规和网络信息安全技术，其中网络信息安全技术最为复杂。在大数据时代，建立信息化档案管理系统就是通过互联网使档案信息与使用者互联互通，便于档案信息的高效利用，也因为这一点，档案信息不再单纯存在于一个真实密闭的档案室内，而是共享于一个庞大的互联网中，任何人只要通过秘钥或者获得一定的权限即可实现档案查阅，而以现有的技术，在数据共享的前提下，无法保证档案信息的安全保密性，使档案信息的泄露风险增加，无论是国家机密档案，抑或是涉及隐私的个人信息被泄露，都将会给国家、社会或者个人带来财产和生命安全的重大损失。

3优化档案信息化管理的分析

3.1档案管理流程化

形成一套统一的系统的档案管理流程，是档案管理的基础，制定一套适应工程项目建设的相关档案归档制度和适用性强的程序性文件，是工程项目建设档案管理的根本。将档案管理根据人员、内容、时间等的需要分成不同类型的若干个小组或小块，比如影像资料可以按类型分为施工进度影像资料、隐蔽工程影像资料、质量检验影像资料等，而隐蔽工程影像资料又可以分为钢筋隐蔽工程影像资料、路基隐蔽工程影像资料等等，将这些若干个小块又用时间节点或工程进度等串到一起，就形成了一个档案管理流程。而且对每一个小块环节进行专人审核归档，确保归档档案符合要求。

3.2档案管理集成化

档案集成化管理是利用网络技术将所有扫描后的纸质档案和电子档案归集在一起的一个平台，应用管理编号等手段实现联动效果。可供档案管理人员和档案查阅人员进行及时准确有效的进行档案的查阅和管理。对集成化的档案设置电子围挡和权限，只有有权限的管理人员可以修改收集档案，其他人员只有查阅权限。

3.3档案管理统一化

档案管理整体形成树状结构，统一管理，实现高效性的档案管理。借助现代信息管理技术实现档案管理的统一化，利用台帐管理模块和档案目录实现档案管理信息化的统一化。档案管理可以有序进行，信息技术能够更加便捷高效的进行档案归档和查阅，档案的重新编辑、整理也会降低重复性劳作，减少工作人员，节约成本。

统一管理，便于档案信息共享。公路工程项目建设过程中的档案管理的最终目的施工过程中使用查阅和竣工档案移交，档案管理的统一化，能让档案管理的各种环节都能够统一进行。在施工过程中，能够简便快捷的实现档案信息的共享。领导和档案管理人员能够及时的发现问题和及时的整改问题，也可以利用档案管理来管控现场作业施工，对现场问题能够及时的分析和处理，增加了施工现场管控的及时性和准确性，能够更好体现公路工程项目建设过程中的档案管理的价值。

结语

新知识经济时代，档案管理部门要与时俱进，充分发挥先进技术的管理优势，积极运用大数据、云计算、人工智能等技术深化档案管理改革，以全新思想、及时变革的态度来学习新技术，创新管理模式，以信息化、数字化赋能档案现代化，确保人社档案管理创新、高效、安全、科学发展。

参考文献

［1］　国家档案局.电子文件归档与电子档案管理规范：GB/T18894－2016［S］.北京：中国标准出版社，2016.

［2］　于晓亮.信息化条件下加强建设与工程档案管理分析研究［J］.农家科技（下旬刊），2016，32（11）：357.

［3］　陈锦清.公路工程检测档案信息化管理创新方法研究［J］.企业文化（中旬刊），2016，28（7）：197－198.