关于大数据下石油行业电子发票风险管控的研究

关于大数据下石油行业电子发票风险管控的研究

陈潇

中国石油安徽黄山销售分公司 安徽省黄山市 245000

【摘要】电子发票是信息时代的产物，同普通发票一样，采用税务局统一发放的形式给商家使用。发票号码采用全国统一编码，采用统一防伪技术，并附有电子税务局的签名机制。随着电子发票不断普及，越来越多的企业接受电子发票，将电子发票作为报销依据。由于电子发票具有节约成本、查阅方便、易于保管等特点，受到了大众的欢迎。XXXX分公司于2018年正式上线电子发票，2019年全面实施，目前，电子发票开票率达到100%。在近几年的电子发票运行管理中，加油站电子发票管理进一步规范，风险也大大降低，但也存在如虚开发票、不合规发票等风险。本文通过分析电子发票管理现状，探讨如何在大数据下，开展电子发票风险管控，降低企业税务风险。

【关键词】电子发票、大数据、风险管控

一、当前电子发票存在的主要风险

（一）虚开发票风险

由于加油站目前已经实现联机开票，只要系统维护正确，就不存在错开发票的情况，当前加油站存在的主要风险，在于虚开发票，而虚开发票存在多种形式，有主观故意引起的，也有流程缺陷导致的，下面列举几种：

    1．加油站主观故意虚开发票。由于加油站员工有着复杂的社交网络，包括亲戚、朋友、客户、同学、熟人、上下级等等。在这些复杂的社交网络下，难免存在利益关系或者人情关系等，在他们的授意下，加油站员工可能会利用部分无需发票的客户的销售单据，暗地里私自为其开具发票，并将发票推送给他们。这种情况下，公司会通过稽查查出问题发票，但由于加油站每日开票数量众多，如果一一核对，无疑降低了监管效率。

    2．流程漏洞虚开发票。存在以下几种情况，一是客户与客户串通虚开发票，如A客户与B客户提前打好招呼，让B客户前往加油站消费并开具A客户提供的的发票抬头。在这种情况下，加油站无法分辨，公司也无需承担风险。二是持有前期消费记录开票。如A客户需要发票，其利用本人加油卡或者持有的消费小票要求加油站开票，加油站一旦因无法查证而拒绝，A客户便通过软硬兼施、吵闹投诉等方式强行要求补开。同时，A客户也可能会持有B客户以前的消费记录要求补开发票。当前，加油站销售单据较多，可能存在因客户利用公司流程漏洞、部分员工未尽职责等原因导致的虚开发票行为。

（二）税号错误风险

    根据《国家税务总局关于增值税发票开具有关问题的公告》（税务总局公告〔2017〕16号）和《国家税务总局关于增值税发票管理若干事项的公告》（国家税务总局公告2017年第45号）要求，自2017年7月1日起，购买方为企业的，在索取增值税普通发票时，应向销售方提供纳税人识别号或统一社会信用代码；销售方为其开具增值税普通发票时，应在“购买方纳税人识别号”栏填写购买方的纳税人识别号或统一社会信用代码。不符合规定的发票，不得作为税收凭证。当前，加油站存在税号开具错误的风险。五证合一后，统一社会信用代码为18位数，由于加油站工作疏忽，存在开具的税号字符数有误等情况，如果客户未仔细核对，该张发票就成为一张废票。

（三）客户名称不合规风险

    由于部分客户开具发票仅仅作为“购买证明”，因此，电子发票中的客户名称五花八门，尽管税务局未做明确要求，但也存在不合规风险，如客户开具客户名称为“个人”的发票拿到公司报销，由于该公司管理不规范，将其作为税收凭证。一旦税务局查实，可能会将此责任归结于开具方。

二、电子发票在大数据下风险管控的优势

    2019年，XX公司全面推行电子发票，卷式发票成为历史，目前，绝大部分分公司已实现100%开具电子发票。由于分公司可实时从电子发票后台管理系统导出各站每日开具的发票数据，而该数据具有固定的格式，易于整理。因此，合理利用数据，开展研究分析，在发票风险管控方面具有明显的优势。

三、大数据下电子发票风险管控的几点思考

   （一）建立发票风险提示系统

   当前，加油站电子发票管理系统仅仅具备常规的税务功能，还不具备发票数据分析功能。如加油站提枪量与开票量对比分析、加油站当日（月）开票最多的单位排名、同一时间段连续开具同一单位分析、税号字符（统一社会信用代码字符为18位）分析，客户名称关键字分析等等。只要进一步完善发票管理系统，增加发票数据分析功能，管理人员便能通过异常数据，找出发票风险点，从而采取相应措施应对。

    （二）建立发票个性化管理系统

    发票数据分析是通过后端管理实现发票风险控制的，而发票个性化管理系统则是前端控制，由税务岗根据实际情况，在后台进行系统设置，从而在开票源头进行控制，降低发票风险。一是针对企业客户，强制设置税号为18位字符，一旦字符不符，系统无法开具发票，并作出相应的提示，提醒开票人核对修改。二是系统设置敏感字符，加油站无法开具客户名称为“个人”等敏感字符的发票。三是设置同一时间段（如1分钟）同时开具若干张（如三张）同一税号的发票提示机制。通过设置提示，提醒加油站合规开票，达到发票风险管控的目的。

    （三）开展多方位的职业道德教育

加强职业道德教育，是发票风险管控的又一重要手段，通过职业道德教育，让员工对职业道德有一个比较深层次的认识，并将职业道德意识转化为自己的行为习惯，自觉地按照职业道德规范的要求开展工作。开展职业道德教育，一是要抓教育，既要学习我国发票管理办法等理论知识、职业纪律等，也要学习先进典型、反面教材案例。二是抓实践，通过技能培训、知识竞赛和演讲比赛等活动，提高员工素质。三是抓常态化，通过制定完善的流程及必要的检查、监督制度，促使加油站员工行为逐渐常态化，规范化、制度化。   

（四）优化岗位分工，开展有针对性的稽核

逐步建立起稽核常态化机制，稽核人员全面负责加油站各项管理行为，对加油站管理负责。稽核人员可通过发票风险提示系统，结合监控、加油站销售数据以及其他方面的材料，能有针对性地开展稽核，快速找出问题发票，提高工作效率，从而进一步加大威慑力，让加油站“不敢、不能、不想”入脑入心。

电子发票风险管理需要物的控制与人的管理并行，物的控制是指发票系统的强行控制，人的管理是指对开票人的多方位管理。只有双管齐下，齐头并进，才能从源头上降低发票管理风险。

   【结语】电子专用发票即将来临，电子普通发票已走向正轨。大数据下，发票风险一览无余，公司如何利用大数据开展数据分析，降低企业发票管理风险，是一门值得深入研究的课题。本文通过提出建立发票风险提示系统，个性化管理系统，开展多方位的职业道德教育，优化岗位分工，开展有针对性的稽核等几项措施，提高发票管理的针对性、时效性，从而大大节约各项管理成本，降低企业税务风险。