新形势下企业档案管理数字化建设

新形势下企业档案管理数字化建设

宁贵

国投新疆罗布泊钾盐有限责任公司 新疆哈密市 839000 

摘要：在数据驱动发展时代，新一代信息技术应用不断深化，促使不同行业的生产组织方式、工作流程、商业模式等都在发生颠覆性的转变。《中华人民共和国国民经济和社会发展第十四个五年规划和2035年远景目标纲要》中的第五篇“加快数字化发展建设数字中国”指出：“迎接数字时代，激活数据要素潜能”“以数字化转型整体驱动生产方式、生活方式和治理方式变革”。这是党中央高度重视数字化发展，明确提出的建设数字中国战略要求。自此，数字化转型作为数字中国建设的重要组成部分已经成为各行各业发展的新引擎。本文对新形势下企业档案管理数字化建设进行分析，以供参考。

关键词：企业档案；管理数字化；建设管理

引言

档案管理工作是企业行政管理工作的重要组成部分，是各项工作不可缺少的环节，是提高企业管理水平和工作效率的必要条件。维护下属企业自身权益，确保企业的可持续发展，档案管理工作具有不可替代的作用。因此应不断深化企业下属企业的档案管理意识，采取切实有力的措施，指导和监督下属企业开展档案管理工作。

1档案工作数字化转型的理论内涵

数字化转型的概念源于私营企业的实践，数字化转型不同于数字化，数字化是将模拟信号转化为数字信息，而数字化转型强调的是业务流程、组织结构与战略模式的变化。学术界普遍认为数字化转型体现的是数字技术的应用和组织的深刻变革（实体变革）两个明显特征。这就意味着，数字化转型是一种技术应用、组织逻辑、权力体系、公共服务的结构集合体，是一个面向整体的宏观范畴，是技术引领下的范式变革。具体到档案学领域，目前仅有刘晓燕对档案工作数字化转型的概念作出界定，她认为档案工作的数字化转型应是以数字化技术及支持能力建设为核心的档案业务数字化，档案信息的数据化和档案管理流程的数字化仅是其发展的量变阶段，“档案资源数字化、业务流程数字化、管控模式数字化、利用服务数字化、管理能力数字化”存在认识泛化现象。然而立足数字中国建设背景、面向政府数字化转型现状、审视行业数字化转型内涵可知，数字化转型并不局限于依赖信息技术实现单一的业务转型，而是依靠数字技术引发行业管理理念、目标、结构、模式、能力等的整个变革。因此，本文结合学界对数字化转型的定义以及档案工作实践，将档案工作数字化转型定义为利用现代技术和通信手段，促进档案工作的管理理念、目标、结构、功能、工作流程、服务模式及能力等内容由传统向数字化转化的过程，并依此实现档案工作效率和档案服务水平的提高，以再造档案治理模式。

2企业档案管理数字化建设遵循的原则

2.1技术合理选择

企业档案管理数字化建设过程中，应选择适合的技术平台，并且与专业技术团队合作实施数字化建设。一方面，所选择的技术方法应能保证企业能够所有的档案资料进行提取，同时保证实现电子目录信息的及时转移。另一方面，档案管理人员要充分考虑今后档案信息资源的利用问题，在新技术应用过程中要做好档案资料的备份工作，避免系统收集过程中出现档案资料丢失缺漏等现象。

2.2安全应用原则

基于档案管理的特殊性和互联网信息技术的“不安全性”，在企业档案管理数字化建设过程中需要加强保密管理，提升档案利用的安全性。企业档案管理数字化建设应符合《中华人民共和国宪法》和《中华人民共和国保守国家秘密法》等法规对公民保密义务的规定。企业档案信息管理系统通过防火墙设置等具体手段，完善档案保密措施，在保证档案利用服务效率的基础上，实现档案资源的科学利用。

3新形势下企业档案管理数字化建设

3.1对馆藏档案摸底评估，制定实施方案

企业在进行数字化建设前，首先对馆藏档案的数量、种类、案卷质量进行统计，在此基础上，确定数字化的范围。结合档案的使用价值、利用频率、珍稀程度和保管期限，制定数字化工作实施方案。明确进行数字化的先后顺序，按照由查阅利用率较高档案到查阅利用率较低档案，由珍稀档案到普通档案，由年代较近档案到年代较远档案的原则，分批次开展数字化工作。其次对需要数字化的档案进行检查整理，主要内容有：检查档案是否有破损，对破损档案要进行修补；档号编制是否规范，档号编制有误的档案要重新编制档号；保管期限划分是否准确，保管期限划分不合理的档案要重新划分保管期限；案卷题名与目录题名是否一致，不一致的以档案内容为依据统一题名。对成捆、成卷的档案要先组织立卷，后进行数字化处理；最后档案数字化要有计划一部分一部分地搞，第一阶段进行地质科技档案数字化，第二阶段进行文书档案数字化，其他类型的档案可以放在第三阶段对其进行数字化。

3.2制定企业档案数字化标准规范

在开展数字化工作时，应该以《纸质档案数字化规范》（DA/T31）为基础和指导，结合企业档案数字化工作特点，研究制定本企业档案数字化实施细则。在数字化加工中，对加工方式以及扫描色彩、图像分辨率、文件存储格式及图像处理等要有统一标准要求。《规范》中要求分辨率不低于200dpi，我公司从“能够满足当前和未来一段时期内主要需求”的角度考虑，分辨率采用300dpi。纸质档案采用分辨率为300dpi的彩色模式，使用高速扫描仪或者平板扫描仪，采用PDF格式存储；一些超大幅面图纸，采用200dpi彩色模式，使用工程扫描仪，采用JPEG格式存储；照片档案采用600dpi彩色模式，平板扫描仪，PDF格式存储。图像处理要求图面干净，倾斜度小于1度。

3.3创新管理，加强重视

企业档案管理数字化建设中，首先应积极创新管理理念，从主观层面上加强对企业档案数字化建设工作的重视，在企业内部形成良好的档案管理数字化建设氛围。具体而言，首先，企业顶层管理人员应认识到数字化建设不单是外部环境变化的需求，同样也是企业内部档案管理工作创新的必要举措。当前随着国家对企业档案管理重视程度的不断提升，企业必须积极进行革新，形成全新的工作机制，提升企业档案管理的效率。其次，企业中层管理人员在认识到企业档案管理数字化建设的必要性后，应做好企业档案管理数字化建设相关方案和计划的制定工作，为企业档案管理信息建设基础工作的落实发挥引导作用。最后，企业基层管理人员在接到上级的相关指示之后，要结合当前企业档案管理数字化建设的现状，制定具体可操作的计划，通过量化指标体现，及时进行阶段化建设的评估，稳步推进企业档案管理数字化建设工作。

结束语

综上所术，数字化时代，企业应提高对档案管理电子化的重视程度，加大对下属企业档案数据化、电子化的资金投入，从软件系统、硬件设备到人员培训都给予大力的支持。下属企业应与时俱进，积极探索实行企业档案管理工作数据化、电子化的新路径。无论是从利用率最高的文书档案入手，建立专项电子数据库，还是利用新设备逐步实行档案电子化管理新模式，都有助于下属企业档案管理工作的持续健康发展，确保下属企业档案管理工作的高质量发展。

参考文献

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