邮件合并—繁复综合评价表制作之“利器”

邮件合并—繁复综合评价表制作之“利器”

吴建丽

江苏省徐州技师学院 江苏 徐州 221151

摘要：课程改革中的综合评价表制作是一项繁锁且有很多重复劳动的的工作。本文探讨了用word的高级功能——邮件合并这个“利器”来批量完成，借此验证了综合评价表中应用邮件合并功能的必要性和可行性[1]，以期为制作评价表而发愁的老师们提供有价值的参考。

关键词：邮件合并；课程改革；评价表；

一、研究价值

根据知网统计的数据，近5年来关于邮件合并的论文共101篇。自2018年一体化教学改革以来，关于邮件合并的论文共49篇，主要阐述了该功能在制作财务报表、制作毕业证书、打印准考证、制作工资条、制作质检报告、制作录取通知书、制作固定资产标签等方面的应用。其中2021年有3个最新研究：①赵爱华的“使用word域命令自动生成图斑信息表”②黄晓丹的“邮件合并功能在高校档案管理工作中的应用”③乔元宝的“word邮件合并批量生成林业小班卡的快捷方法”。根据知网的统计结果来看，这方面的研究相比其他方面少，作者关注度也低，但是这个功能在批量创建一组格式相同、内容有变化的文档时，能极大提高工作效率和减少出错率是值得更多教育工作者关注的。

笔者经过研究发现，Word的该项高级功能亦可应用在综合评价表的批量制作中，且没有作者进行该方面的研究。目前无论是职业教育还是高等教育又或者是教育辅导机构一体化课程改革已经进入了“深水区”。在教学改革的同时，用来评价学生过程成绩的综合评价表内容多，能高效制作评价表势必会为深入改革腾出更多的时间，也是让一体化课程改革能继续有效进行下去的保障。

二、邮件合并在综合评价表制作中的必要性

评价方式是人才培养体系中至关重要的一环，在很大程度上决定人才培养的方向和质量。传统的评价大多为单一评价、一次性评价、结果性评价，一张试卷定“乾坤”，没有做到全面考核，有悖人才培养理念[2]。

与传统评价相对的综合评价体系，它更立体，因学科特点而异，评价项目多范围广，对学生的考核更加全面且客观。根据人才培养目标和课程特点，对评价指标的权重和比例进行细化，真正做到结果和过程相结合、技能和态度相结合、静态和动态相结合［3］。综合评价体系由评价指标不同的评价表所构成，这些评价表之间要有合理的结构、完整的内容和准确的评价指标，而所有评价表的成绩要汇总至一个总表即综合评价表中。通过综合评价表比较全面且客观地检验每位学生的学习成果，在反映学生成绩的同时，又能让学生随时知道自己的薄弱点，看到自己的学习轨迹，极大地调动学生的学习积极性。不仅如此还能发掘学生潜能、建立学生自信。为了确保评价尽快达标，少走弯路，在各个教学环节中，通过各评价结果及时、准确地进行反馈并适时校正就显得尤为重要，所以综合评价必不可少，而反映综合评价的综合评价表绝对不可或缺。

但是，综合评价表涉及内容多，以《设备电气安装与维护》课程为例，表1为学习任务评价表，一个学习任务就对应一个学习任务表，一学期有n个学习任务就有n个这样的表格要填。表中的自我评价是学生对自己的评价，在一体化评价表中突出了学生的主体地位，由学生参与评价。组间评价是学生给学生打分，学生之间可能比老师掌握的情况更全面。自我评价和组间评价要通过有效引导和严格执行才能获得相对客观的数据[3]，否则学生弄虚作假就影响了评价的效果和学习的积极性。

表1  学习任务1评价表

教师评价为成果评价，而这里的成果评价对应着另一个更细化的表格，如表2所示。该表格中的评价内容有11项之多，有些任务有些学科还可能不止11项。表2是每个学生一张表，是一个学生在完成一个任务时各方面的表现。如果一个班30个学生，一学期5个学习任务，就有155张表格要做，如果学生再多一点，如果不止任教一个班级，可想而知老师的工作量有多大。

在繁复的数据处理工作中，很多教师疲惫不堪，部分教师望而却步，课后也多了些许怨言。如果没有高效的方法处理这些表格一定会加重教师的工作负担并最终影响其课改的积极性。本文提出了一种方法可以帮助老师们高效完成综合评价表的制作，让教师从繁复工作表的制作中解脱出来腾出更多的时间研究教学。

三、邮件合并在综合评价表制作中的可行性

由表1可以看出，最后的呈现结果要求一个学生一张表格，但是在任务推进过程中是按照活动顺序来完成的。例如先明确工作任务，再进行施工前的准备。在明确工作任务的阶段需要对每个学生进行打分，如果在几十张表格中来回切换打分，效率可想而知。即便放在一张表格中，向学生个人成绩单中填写时，如果方法不对，效率极低还易出错。

但是，有个细节不可忽视：个人表格里面的主要评价内容相同，只是分数不同。变化中有不变的内容，如何在做综合评价表时提高效率，这是笔者一直思考的问题。直到在学籍管理中接触到了“邮件合并”功能，该功能就是将相同的内容创建主文档，将不同的内容创建数据源，再将数据源合并到主文档中就可以批量生成我们需要的文档。不变的内容就是主文档，变化的成绩就是数据源，将这两部分分开做然后一合并就生成了我们想要的评价表。

做成绩用Excel效率高，而做评价标准用word更方便。将学生的成绩放在一张表格中省去了中间来回切换的时间，故将全班学生的成绩按照评价标准做在一张电子表格中，如图2所示。一个任务成果评价的所有项目在一个表格中，所有的学生也在一个表格中，在一张总表中给出每个学生的一个学习任务的各项成绩。这个方法记录成绩效率高，但是个体成绩不如表2直观。如果根据图2的总成绩单去填写每个学生的成绩单不仅费时而且容易出错，故传统的方法不可取，本文介绍用“邮件合并”的方式批量生成学习任务成果表。

第一步，制作主文档模板。

在Word或WPS中建立如表2所示的主文档，该主文档是最后要输出的模板界面。根据任务不同，主文档模板可以不同，这是在邮件合并之前需要完成的工作。

表2  学习任务1成果评价表

第二步，建立数据源。

所谓数据源就是主文档模板中所需要的数据，对于本文来说即表2中学生的姓名和各项得分，为了防止出现差错，在做数据源时可以将标题行做成与主文档一致。例如表2中学生姓名和图1中学生姓名对应，表2中的工作页填写无错误和图1中的填写工作页对应等。在实施任务时每个项目每个学生的得分在一个表中完成，形成一个学习任务的数据源。

图1   excel成绩总表

第三步，数据源与主文档合并。

以WPS为例，打开表2的模板，点击“引用”—“邮件”，点击“打开数据源”—选择excel成绩总表，点击确定，再点击收件人，选择确定，如图2所示。将鼠标放在学生姓名后面的空格中，点击“插入合并域”，选择“学生姓名”—“插入”，在学生姓名后的空格中出现《学生姓名》。同理将鼠标放在“工作内容、工时等要求分析正确”后得分对应的空格中，点击“插入合并域”，选择“工作内容、工时等”—“插入”，在分值为1分的空格中会插入《工作内容、工时等》。同样的操作方法，将模板中所有评价标准对应后的得分项都插入相应的合并域，包括总分。

                图2                                        图3 

如果是office，则需要打开word模板，点击“邮件”—“邮件合并分布向导”，点击下一步选择“收件人”，点击浏览收件人表格（事先完成的excel总成绩单），将鼠标放在姓名后面的空格，点击“插入合并域”，点击成绩总表中的姓名，其他的成绩按照这个步骤进行插入合并域，点击“完成合并”编辑单个文档，生成并保存单个文档。

第四步，批量生成评价表。

根据要求选择将成绩“合并到新文档”还是“合并到不同新文档”，如图3所示。如果选择“合并到新文档”，就会在一个文档中生成电子表格中所有学生的单个评价表，如果选择“合并到不同新文档”，就会将所有学生的成绩放在不同的文档中（一个学生一个文档）。笔者选择将成绩“合并新文档”，几十秒的时间就生成了一个班级47个学生的单个任务评价表，如图4所示。这种方法在学生越多时越显出高效。

以上方法适合大部分人，只要有office基础都能学会。如果有函数基础，可以用VLOOKUP函数或者CHOOSE与OFFSET函数结合批量制作评价表，操作简单，只要一个公式，再填充即可完成［5］。

由此可见综合评价表虽繁复，但是只要有“利器”，效率可以成几何级提高。     

图4  批量生成一个班47人的学习任务评价表

四、结语

很多教师注重教学理念的学习，注重教学方法的改进，但是忽视了信息化学习，在日常教学中遇到了问题难免会生发抱怨，影响工作热情，但是在数字技术横行的今天，说科学技术就是生产力尤为贴切。古人云：工欲善其事必先利其器，我们想处理好综合评价表就必先掌握“利器”。本文从工作中遇到的实际问题出发，探索办公自动化的思路及实现方法——通过利用WORD的邮件合并功能，实现综合评价表批量处理，使信息处理更准确高效，工作效率进一步提高

［6］。

参考文献

［1］黄晓丹.邮件合并功能在高校档案管理工作中的应用[J].中原工学院学报,2021,32(03):85-88.

［2］李召,黄超明.中职学校工学一体化实训教学评价研究——以南海信息技术学校模具专业实训教学为例［J］.职业技术,2019,02：96-100

［3］李晓娟,伍华北,卢培文.技工院校一体化教学质量评价反馈机制探讨［J］.教学探索,2018,02：94-95

［4］孙杰.邮件合并功能在纸质照片档案整理过程中的应用[J].兰台世界，2019（07）:87-88

［5］曾慧.Excel制作工资条方法探析——针对不同基础人群[J].辽宁高职学报,2020,22(05):84-87.

［6］何振娟,王玮,刘海,龚小燕,刘小欣,汪新杰,纵翔宇.EXCEL中VBA及WORD邮件合并功能在批量处理报表中的应用[J].电脑知识与技术,2021,17(06):212-214.DOI:10.14004/j.cnki.ckt.2021.0485

作者简介：吴建丽（1980-），女，汉族，江苏南通人，高级讲师，工程硕士，主要从事机械类教学及一体化改革工作。