机关事业单位档案管理工作的重要性与开展实践

机关事业单位档案管理工作的重要性与开展实践

王香

郴州市桂阳县民政局   424400

摘要：财务档案信息管理作为企业财务管理方法整体管理体系的组成部分，是机关事业单位组织建设的关键环节和重点，也是机关事业单位长期稳定发展的重要保障。现阶段，事业单位财务档案数字化管理存在着重视程度不够、档案管理制度不完善、工作人员专业资质不够等问题，制约着事业单位财务工作效率的提高和档案管理的升级与发展趋势。鉴于此，对存在的问题进行深入分析，并给出相应的解决方案和可行的途径尤为重要。

关键词：机关事业单位；档案管理；重要性；开展实践

1财务档案信息化的特点

一方面，它可以将传统的财务资料转化为电子数据，即电子媒体中的财务资料。归档后，可以将其存储在磁带、光盘或其他存储设备上。它不仅可以使以虚拟数据方式存储的各种税收收据、确认书、账簿、报告等财务数据的磁带、传输和使用变得非常简单和方便，而且可以很好地满足大数据量财务档案的发展需要。例如，电子设备的财务资料可以更改、复制和重置；电子设备的财务资料可以以各种形式存储，如硬盘、计算机硬盘、光盘，以及打印在纸质材料上。

另一方面，随着现代科学技术的发展，有许多数据信息的统计分析工具可以在这个阶段使用。以自动化技术的方式存储的材料更易于分析和分类，从而可以轻松快速地获得所需的结论。同时，金融材料智能化后，还可以通过计算机技能和网络通信，完成档案资源的整合共享、电子阅览等服务，大大提高效率。

2机关事业单位财务档案管理工作中的常见问题

2.1缺乏健全的管理制度

目前事业单位的管理规章制度比较健全，各个岗位的职责也很明确。然而，在财务档案管理中，由于企业更专注于财务和财务工作，因此对档案管理的关注较少，而在财务资料的使用中更注重文物保护。然而，归档和备份数据的使用存在问题，这给下一个应用程序带来了一定的危害。因为现行财务档案管理标准存在诸多不足，档案管理人员的工作职责不具体，甚至是兼职，这也使得档案管理的核心理念过时，档案管理的相对性混乱，对财务档案管理的科学性和规范性产生了很大影响。特别是在财务档案管理中，长期存在档案信息缺乏整合的问题，极大地阻碍了财务档案意义的充分发挥，不利于企业各项工作的有序推进。

2.2财务人员的专业素质相对较低

在大多数机关和机构中，它们通常受到政府机关相对性的传统和传统管理系统的限制，无法在日常财务管理中引入新的数字管理概念。此外，与其他单位不同，政府机构和事业单位的快速发展更加传统，管理机制相对滞后。因此，一些拥有高质量财务档案数字化管理的专业人士无法寻求发展机会，导致许多人才从企业外流。在一些机构和机构中，财务档案的数字化管理只是工作的形式。许多管理者意识陈旧，缺乏财务危机意识，缺乏财务管理意识，信息管理能力较弱，专业素质有待加强。

2.3制度执行力度不足

长期以来，事业单位财务档案管理工作一直由相关人员兼职。由于缺乏技术和专业管理人员，财务数据的归档和汇总以及其他相关工作通常由财务人员承担。然而，财务人员对档案管理缺乏全面的知识，这也使得财务档案的收集和归档无法满足专业化和规范化的要求，档案管理的规章制度和措施无法实施，不符合要求的档案分类和不符合要求档案分类非常普遍。此外，财务档案管理没有具体的标准和规范可参考，这也导致财务档案管理各个阶段的实施缺乏重要依据。整体工作无序，缺乏秩序和规范，实际制度无法落实，不利于档案管理整体能力的提升。

3行政事业单位内控中的财务档案管理措施

3.1引入新思维，转变财务档案管理理念

建议政府机关和机构应在当前财务内部控制实践中体现财务档案管理的必要性，根据早期数字化管理的经验，区分信息管理模式和数字化管理的核心理念，在当前高质量发展阶段，紧紧围绕数字化管理的核心理念，建立兼容的财务档案管理体系。首先，要以新时代中国特色社会主义科研成果及其应用工作经验为基础，依托通过意识合作构建思想管理体系的方式，构建金融档案管理体系结构。其次，在建立的管理制度框架下，编制财务档案管理制度管理细则，同时优化财务档案管理体系中的绩效指标。此外，有必要在现行规章制度推进机制的运行模式下推进财务档案管理数据库系统和数据管理中心规划。

3.2完善财务档案信息化制度

建立以综合档案为核心，以各部门、部门档案组为分支机构的全覆盖档案管理架构，有效维护馆藏档案的完整性。建立科学合理的档案管理规章制度，明确档案管理岗位职责，包括制定和完善档案归档规章制度、保密管理制度、保管规章制度、评估和销毁规章制度、利用规章制度，统计分析规章制度和员工工作制度。

同时，根据企业档案工作的具体发展需要，建立科学、高可用的档案信息化管理规章制度，为档案信息化规划奠定基础。各岗位应完善规章制度，促进工作规范化和组织化。值得注意的是，档案管理的每一项规章制度都要优化，这不仅有助于管理者在规章制度实施中及时发现问题，进行调整和优化，防止形成新的问题和不断演变的问题，也有助于促进企业财务档案的健康长期发展。此外，财务档案数字化管理过程中也存在风险问题。因此，通过建立和促进完善的风险控制措施，可以避免和削弱风险。关键是从三个方面入手：一是确立风险控制责任，注重深入分析金融风险，及时防控风险，有效遏制金融风险；二是制定完整、科学、合理的文件管理系统软件操作规范；三是加强档案管理人员的制度约束和专业技能培训。

3.3加强专业培训

财务档案管理的效果与档案管理人员的能力密切相关，应注重对财务档案管理人员进行系统、系统的学习和培训，高度重视复合型人才的培养。在业务培训中，既要注重财务档案管理专业知识的学习和培训，又要注重档案管理人员名单技能的学习和训练，全面提高档案管理人员的信息化专业技能，使他们能够熟练地操作各种技术设备，并在工作中使用各种优秀的手机软件。财务档案管理人员还需要高度重视财务管理水平和相关法律法规等方面的知识学习，以提高其专业素质。在具体管理上，要高度重视自主创新思想的运用，用新思想看事情、解决困难，推动提高事业单位财务档案管理的整体能力。

3.4配套设备利用率强化

在当前的智能大数据环境下，文档的数字化程度可以直接反映财务管理方法文档在机构和机构中的应用水平。然而，智能文本文档的最大障碍是设备附件的使用率问题。在实践中，一些行政档案管理人员对该系统的使用不足，无法满足日常工作的需要，机械设备利用率低，严重影响了档案工作的开展。因此，档案机的同时应用是通过计算机和网络尖端技术的操作过程一起完成的，依靠远程控制的一对一指导和互联网的在线培训平台；做好机械设备系统的更新保障工作，特别是在检查系统软件升级和计算机操作系统维护时，政府部门和上级档案部门有必要统一选择技术规范，明确合作平台，确保系统的规范使用，系统软件和操作系统。

结论

财务档案是机关事业单位档案的重要组成部分，对机关事业单位的工作起着至关重要的作用。为了充分发挥财务档案的主要使用价值，我们必须在具体的财务档案管理工作中积极探索档案管理模式，以便在财务档案管理中进行探索和创新，充分发挥档案数据的关键效率。机构需要明确财务档案在日常工作中的重要性，积极构建完善的制度和管理模式，规范财务档案监管。特别是在现阶段和新时代，我们应积极利用电子设备档案的优势，进一步促进财务档案信息源的高效利用，从而更好地服务于公共机构的任务，为公共机构的可持续发展奠定基础。

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