浅谈公路工程档案管理存在问题以及对策

浅谈公路工程档案管理存在问题以及对策

葛玉婷

（陕西省西安市高新区西安公路研究院有限公司  陕西 西安 710070）

摘要：公路建设档案是对公路建设全过程中的文字记录，是对工程建设当中相关参数、数据、照片、视频的过程化记载，是公路建设的重要一环。公路建设档案管理对建设单位后期养护、管理、维修以及复原原有公路建设情况，制定后期相关政策提供基础数据，是公路管理的有效数据保障。

关键词：公路；档案管理；数据保障

中文分类号：U416.14    文献标志码：A

1 研究现状

近年来，我国对公路档案管理工作非常重视，1988年国家档案局和国家计委等单位联合颁发了《基本建设项目档案资料管理暂行规定》，1997年，国家档案局和国家计委联合颁发《国家重点建设项目档案管理登记办法》，着重提出重点建设项目与建设进度应当保持一致，确保项目档案的真实性以及及时性。2006年，国家档案局再次颁发《重大建设项目档案验收办法》，本次办法更加全面，更加细致但却只在档案验收和人员管理方面做出进一步细化，没有做实质性的处罚规定，随后，各省市开始根据本办法制定了相应的办法或实施细则。2005年，我国就开始全国电子档案管理和办公自动化的管理，并形成了全国一网管理。青岛市是我国第一各将电子档案投入实行的地区，标志着我国信息化档案管理开始普及，之后我国印发了一系列电子化档案管理相关办法或者条例。

2 存在的问题

2.1资料管理制度不健全

目前，针对工程档案管理方面至今未出台相关法律法规。建设单位跟施工单位之间对公路工程档案管理也未提出详细的管理要求，对工程资料后期验收阶段的档案的记录深度、广度、要求以及内容翔实性均造成不利。同时，一些单位对工程档案管理没有足够的重视，表现在档案制度没有被有效的执行，档案管理制度不健全，档案管理人员调动频繁，由于人员之间交接不顺或者未进行交接，部分档案丢失或者缺失，后期只能通过编写资料来补齐资料。

2.2对公路工程档案管理重视不足

在公路工程建设中，往往存在重结果、轻工程，重实体、轻内业，重建设管理、轻档案管理的情况，这种情况的产生就是建设者对公路工程档案管理重视不够的具体表现，从而在工程管理重和工程竣工验收时出现补资料、造资料埋下根源，也就为公路工程档案管理出现的大多数问题留下了隐患，甚至为未来公路养护留下了隐患。

2.3日常管理不规范

档案管理一般都较为复杂，尤其是在项目建设期间，各参建单位在日常工作中往往需要投入大量的人力、物力，而且需要根据工程实际进行大量的培训，但是大部分企业紧紧是围绕日常工作中的重点工程进行档案编辑，对档案管理缺乏系统性、规范性的管理，而且也没有结合项目管理实际进行针对性的修改和完善，不系统、不全面、不规范，从而造成一些原始性、及时性的资料缺少，造成档案差错漏碰，对未来档案管理应用埋下隐患。同时，项目中也存在不按照规定办理、不按程序办理，导致后期工程档案出现前后矛盾的现象，从而影响档案文件的真实性和系统性。

2.4工程档案保存压力

随着工程档案管理工作的规范化，公路工程档案管理数量也随之增加，据统计，一公里的高速公路大概能够形成纸质档案100多卷，而且这些档案往往需要提交至档案管理单位，在工程档案验收通过并移交之前，需专门的档案管理室。随着档案的越来越多，采取常规手段对档案进行调阅或者检索，对于档案管理人员来说具有相当大的挑战，也是目前档案管理不可避免的难题。

3 对策研究

3.1制定档案管理制度

建设方应该明确各参建单位的工作范围以及任务分工，把项目文件的材料收集、整理、分类以及归档作为合同管理的一部分，明确各方职责范围，任务分工，档案提交时间以及质量要求。同时，在项目实施过程当中，严控工程资料各个环节，也可以将分期档案管理资料提交作为进度报表工程款支付的前提条件，用于加强档案管理，具体可以按照将资料是否整齐、详实、完成作为计量支付的标准，若未能达到支付标准则要求相关单位限期整改，对于公路工程档案流于形式、拼凑文件等资料，还可以对相关单位采取扣除部分工程款或者采取罚款的方式督促有关单位加快整改。

3.2强化源头管理工作

在项目招标阶段，业主或者建设单位可以根据单位及本地区档案管理要求，结合日常实际管理习惯，在招标文件编制过程中，将项目档案管理要求及验收标准纳入招标文件相关要求，在源头上对施工单位进行合同约束。招投标阶段施工单位一般可以根据自身条件及招标文件档案管理要求衡量自身是否能够满足招标人需求，从而加强档案管理人员的配备，从而依靠招标文件源头控制，达到档案管理标准化管理的要求。

3.3引入档案管理机构

引进专业档案管理机构，充分利用档案机构先进的管理机制和管理理念，结合自身档案管理工作要求，从项目开工之初变将档案管理进行规划、细分等，通过对档案管理人员进行专业培训，进行全过程跟踪指导，落实档案管理要求。同时让档案管理机构参与项目管理考核全过程，及时发现问题并落实整改，从而达到档案管理的及时性与准确性。

3.4强化信息化管理

进一步加强档案信息化数据库建设，建立健全相应的数据更新制度，为设计人员、施工人员、养护人员、运营人员提供准确完整的参考数据；不断提升档案管理现代化水平，利用先进的计算机技术、5G技术、高新技术等，快速建立现代化技术档案，延长档案使用年限；提高管理人员档案管理安全意识，现代化档案管理技术不但给我们提供了快捷的档案收集方式，同时也存在着一定的安全风险，因此我们也要做好档案信息化安全管理，做好电子信息管理设计，提高档案管理高度，保证档案信息安全。

4 结论

档案管理过程存在的各种问题，对档案管理提出制定公路档案管理方面的法律、提高管理人员专业知识、强化公路工程档案管理质量监督制度、加强档案管理信息化管理、建立和完善严格规范的档案审核程序等各个方面深入研究，可有效促进档案管理工作稳定、快速的推进，对我国的公路档案管理平稳发展具有很重要的现实意义。

参考文献

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