档案信息化建设与档案管理的研究

档案信息化建设与档案管理的研究

袁庆胜

身份证号码：422130198310010811

摘要：随着信息技术的飞速发展，社会各行各业都越来越重视信息化建设。档案业务管理系统的信息化应用和标准化体系建设也是影响其今后稳定发展的重要工作方向，一系列具有针对性的数字档案标准化管理创新解决方案，提高档案信息管理应用的服务效率和服务水平与质量，本文旨在以档案基础管理现状及其在信息化环境建设中应用的必要性为分析切入点，对档案基础管理研究现状进行初步探讨，加强现阶段档案和信息化建设，进一步为基层信息化建设奠定基础。

关键词：档案；信息化建设；档案管理

1档案管理信息化建设过程中存在的问题

档案信息化建设过程中暴露出的一些问题，首先，不同档案管理部门之间存在差异，各地区经济发展水平存在一定差距，发展速度也不同，会影响档案管理现代化进程，受经济条件的制约，各地对档案现代化建设的支持程度不同，导致各地档案管理现代化进程不同，一些地方档案保管单位开始使用计算机开展档案管理工作，大大提高了档案保管业务的效率和服务质量，但是，一些地方档案保管单位仍然坚持使用单机进行文件存储作业，导致文件存储技术相对落后，难以实现有效的数据共享，不利于文件存储的发展，其次，虽然档案信息化发展具备条件，很多企业和单位也开展了档案信息化建设，但档案管理技术还不完善和成熟，在实际工作发展过程中还存在很多问题，尤其是在保存方面，存在安全技术不够先进的问题，因此大部分单位仍采用传统的纸质档案管理方式，但传统的纸质档案管理方式在查询和保存时费时费力，有时还会出现遗漏。缺点还是很明显，需要改进。

2档案信息化建设与档案管理的策略

2.1加强对信息化建设的重视，为其奠定可靠的理论基础

对于档案信息化建设，档案管理部门首先要从思想上加强重视，这样才能确保它平稳高效地运行，对此，档案管理部门要全面准确认识档案信息化建设的重要性和价值，并以此创新管理人员和档案管理人员的观念，以良好的管理意识推进档案信息化建设，确保档案信息化建设的顺利进行。依托档案信息化建设的档案管理工作可以有序开展，提高档案管理工作的实效性。同时，档案管理部门也要积极实施档案信息数字化转型，要以规范统一的原则，制定统一的标准，提高电子档案建设的标准化水平，建设数据管理系统，为档案信息化建设和管理奠定理论基础，例如，临沭县人力资源和社会保障局在建设信息化档案管理过程中，首先从思想上高度重视档案信息化建设，大力提高信息化建设水平，提高档案信息化水平，档案的使用率和管理的有效性，同时，该局还十分重视借鉴和吸收外部先进经验，通过外地实地考察学习信息化建设的先进经验和方法，拓宽建设思路和视野，提供有力的理论支持和帮助用于档案信息化建设。

2.2构建完备的信息管理体系，促进文件融合发展

档案信息化建设不仅包括各类基础设施、应用系统和信息资源建设，还涉及制度规范和安全保障体系，因此，档案管理部门应制定合理科学的信息化建设总则，增强信息化平台建设实效，促进信息化平台健康持续发展。

（1）档案管理部门要立足自身发展，客观规范开展相关建设工作，做好统筹规划布局，推动档案管理工作有序发展信息化。对于建设中遇到的问题，档案管理部门可以根据实际情况进行合理调整，避免档案信息化管理过程中出现问题，影响建设的完整性，为避免档案管理部门僵化执行的情况发生，档案管理部门之间必须加强沟通联系，用有效的沟通解决建设中的问题，实现统筹布局，提高工作效率。

（2）档案管理部门要注重部门引导和实际情况结合国家信息化建设标准开展工作，推动档案信息化建设快速推进。在此期间，档案管理部门要坚持科学发展观，确保沟通有效性，积极学习借鉴先进经验，改革完善管理体制，优化创新档案管理服务体系，提高管理水平，促进档案管理工作的顺利进行，确保各部门共享档案信息化建设成果。

（3）档案管理部门应从发展实际出发，利用信息化软件推进文件一体化管理，实现档案管理特色化，在档案信息化建设已成为必然之举的前提下，档案管理部门必须顺势而为，改革创新档案信息管理手段，将各种先进的数字化管理手段融入档案信息化建设，发挥它的作用，促进了档案事业的发展，管理一体化建设，提高建设效益，同时，档案管理部门还应根据地方发展实际，利用信息化软件建设有特色的电子档案索引数据库，提高重要数据存储的安全性，提高工作人员的工作效率，促进高效的档案管理工作，发展档案信息管理。例如，南宁市人力资源和社会保障局推出的“智慧人社”，立足群众需求，以“最多跑一次”为要求，优化流程，实现人力资源全面标准化建立标准化体系，为社会公众提供便捷、高效、零距离的档案服务，提高本局服务质量。同时，南宁市人力资源和社会保障局建立的“智慧人类社会”也实现了人类社会内部各业务的互联互通。服务延伸至线上办理，实现真正的“一网办理”，达到业务归档、线上线下一体化的效果，有效提升服务质量和办理效率，为群众提供优质贴心的服务，赢得了群众的一致好评。

2.3积极建设专业人才队伍，为其发展提供人才支撑

档案信息化建设要求档案管理部门将管理模式的重心从实体转向信息化，在这个过程中，管理者需要不断地运用现代信息技术来完成相关的工作，因此，需要一支专业的人才队伍，为高质量的档案信息化建设和管理提供坚实的智力和人才支撑。

（1）积极开发在线人才培训平台

如今，在线学习已成为各企业培养优秀人才的重要手段，也是企业拓展培训方式的重要渠道，档案管理部门可借帮助各类在线优质教育资源、微信公众号、微博等渠道搜索相关信息，及时获取和解读国家在档案管理领域的政策法规，为在线人才培养提供支持。同时，网上有很多关于档案管理的重点和难点、分析信息化建设的技术难点、实际操作技能的展示等课程和资源，及时快速熟悉和掌握档案数字化管理信息技术，提高档案信息化管理水平，为档案信息化建设奠定人才基础。

（2）加大线下人才定向培养活动

为更好贯彻落实党和国家有关档案管理的法律法规，规范档案信息化建设，助力档案管理者为掌握档案管理理论、新知识、新技术的最新发展，档案管理部门应定期组织员工进行线下培训，通过有针对性的培训，加强员工对某一方面的认知和理解，确保工作成效的培训。同时，在线下培训期间，档案管理部门还可以邀请各级档案管理系统专家、信息技术教授、社会其他培训机构的专业导师，进行学术会议、讲座或参观，提高离线训练的质量。培训内容还对比较前沿的前沿科技成果进行了系统的分析和解读，和档案法律法规，利用信息技术为学员直观讲解档案信息化建设的理论和实践课程，提高学员的理论基础。同时，为提高培训效果，我局还为学员提供了由专业教师团队编写的档案管理岗位培训课程，内容涵盖基础理论、概念和发展方向，便于学员上岗，受训者的学习和对受训者的影响很大，学习先进经验对提高工作技能具有积极的促进作用。

结束语

不言而喻，在信息化快速发展的历史背景下，档案信息管理研究工作不仅要考虑长远目标的战略发展，更要积极跟进时代潮流。加强档案业务工作信息化建设，不仅要着力探索和创新以往传统的档案管理工作模式，还要进一步创新档案工作信息化的法律法规体系，制定出台基本的档案工作信息化制度。以信息化方式开展数字档案服务工作，提高数字档案业务管理和工作方式的综合效率，为提升档案管理水平打下坚实基础以促进经济社会科学可持续发展。

参考文献

[1]关于档案管理信息化与档案信息伦理化建设的几点思考[J].梅桦.中外企业家,2019(19)

[2]大数据时代对医院档案信息化建设的思考[J].王明香.办公室业务,2018(08)