建筑工程档案资料归档管理的重要作用及相关措施研究

建筑工程档案资料归档管理的重要作用及相关措施研究

吴蕊

云南建投第五建设有限公司，云南昆明 650106

摘要:建筑工程档案资料归档管理工作的有效落实可以为建筑工程的顺利开展提供数据基础和信息保障，具有着十分重要的作用，本篇文章也将目光集中于此，主要讨论了建筑工程档案资料的构成，分析了建筑工程档案的特点，阐述了建筑工程档案管理的重要性，探讨了如何有效落实建筑工程档案资料归档管理。希望通过本篇文章的探讨和分析可以为相关单位提供更多的参考与帮助，对建筑工程档案资料归档管理工作做出有效优化和调整。

关键词：建筑工程；数据信息；档案管理；优化路径

经济社会的迅速发展让现阶段社会对于建筑物的需求变得越来越高，而在工程建设的过程当中落实档案资料归档管理是十分必要的，这可以为项目质量提升、企业后期服务优化以及技术改造提供更多的数据保障，而随着建筑工程的规模越来越大，建筑工程档案资料归档管理的工作内容也变得越来越复杂，对其做出有效的优化和调整是十分必要的。

一、建筑工程档案资料构成

建筑工程档案资料的构成是相对而言较为复杂的，这其中数据最多且较为重要的则是与技术相关方面的档案资料。从档案资料内容的角度来看，建筑工程档案资料主要分为以下几个方面。首先，包含建筑工程施工过程当中所需要应用到的材料，包含成品、半成品、原材料以及配件和相应的设施设备等等。其次，则是在施工建设过程当中质量控制方面的信息资料，例如检验报告、施工记录、验收记录等等。最后，则是施工建设的基础性资料，例如组织设计、建筑施工设计、设计变更、合同内容等等。这些资料信息是保证建筑工程顺利开展的重要基础，落实建筑工程档案归档管理十分重要[1]。

二、建筑工程档案的特点

建筑工程所涉及到的档案信息是相对较多较杂的，在上文中也有所提及，这也是建筑工程档案最为显著的特点。因为建筑工程规模相对较大，施工周期相对较长，且所涉及到的施工环节相对较多，而在不同环节施工建设的过程当中都需要参考性文件，同时在施工建设时也会产生施工数据。参考性文件会为施工建设工作的顺利开展奠定良好的基础，而施工数据则可以为施工管理工作的顺利落实提供保障。建筑工程档案覆盖了建筑工程建设的全过程、全方面、各环节，因此数据总量大、数据类型多档案、管理难度高是建筑工程档案的主要特色。但是随着市场经济的发展以及信息技术的不断优化，现阶段建筑工程档案已经逐渐从分散性较为鲜明的特征逐渐的转向统一性。市场经济推动下让建筑单位逐渐形成了完善的管理制度，并在信息技术支持下可以更好的打破各部门之间的信息壁垒。这可以为信息的收集、整合、分析提供更多的助力和便捷[2]。

三、建筑工程档案归档管理的重要作用

1、有利于阶段工作环节的衔接

建筑工程在实践落实的过程当中所涉及到的施工环节是相对较多的，环节与环节之间又相互影响，如果前一个环节的施工质量无法得到保障，那么后续施工都会受到极大冲击，进而影响施工质量，如果在问题不断堆砌的背景下很有可能会出现推翻重做的问题，进而增加施工成本。而建筑工程档案资料归档管理工作的落实，则可以为环节衔接提供更多的帮助。在施工建设的过程当中保证信息数据的时效性，始终紧跟项目建设的实际情况更新数据，并在此基础之上利用信息技术完成数据共享。这一方面可以让后续施工环节的施工团队更好地明确前期的施工情况以及施工质量标准和施工建设需求，进而对施工技术方法做出适当调整。另外一方面也可以为质检人员、管理人员提供更多的数据参考，明确管理方向，进而让环节与环节之间的衔接更加紧凑。为施工成本控制、财政计划调节、质量监管、管理优化提供数据保障让建筑工程施工的整体效益得到有效提升。

2、有利于项目后期的修葺和维护

在建筑工程施工结束之后投入实际使用过程中很容易会受到人为因素、自然因素等多重因素的影响进而导致建筑工程的使用寿命与预期的目标存在着较大的出入，这时落实后期的修葺和维护工作则显得十分必要。但是想要保障修葺技术维护方法的科学性、有效性与针对性，进而提高维护效果，保障建筑工程的使用寿命，就需要一定的数据参考，让后续维修工作人员更好地明确建筑工程的各个参数，了解建筑工程的内部结构，并在此基础之上结合实际情况，具体问题具体分析，加以改造和优化，提高修葺和维护工作落实的效益和最终质量，这时建筑工程档案则起到了十分关键的作用[3]。

四、如何有效落实建筑工程档案资料归档管理

从上文中也可以看出落实建筑工程档案资料归档管理工作十分必要，建筑工程档案既可以为施工建设提供必要保障，为施工建设的成本控制、质量控制、进度控制甚至安全控制提供更多的资料参考和数据借鉴。同时也可以为建筑工程后续的维护和修缮工作落实提供更多的参考与帮助。而随着建筑工程的规模越来越大，建筑工程档案资料归档管理工作在实践落实的过程当中所涉及到的数据信息变得越来越多，工作压力也变得越来越大，在这样的情况下对建筑工程档案资料归档管理工作作出有效优化是十分必要的，可以从以下几点着手做出调整，让建筑工程档案资料归档管理工作有效落实于实践当中。

1、加强重视

思想意识往往会从很大程度上影响个人的行为选择，从企业的角度来看，如果企业对于建筑工程档案资料归档管理工作给予的关注和重视相对偏低，那么则意味着建筑工程档案资料归档管理工作在实践开展的过程当中会面临着较多的阻力，同时工作落实的规范性、科学性和有效性也会受到极大的影响，为了更好的解决这一问题，强化建筑工程档案资料归档管理的效益和质量，转变态度观念提高重视认知是首要环节也是基础环节。为此，相应的建筑工程单位就需要加强引导。可以从领导层着手，加强领导意识观念的塑造和引导，让领导层更好地认识到在建筑工程施工过程当中档案资料的重要性与影响，发挥领导层的管理作用，调节管理方向和管理重点，积极配合档案归档管理工作的顺利落实。同时加强氛围营造和思想宣传，让各部门人员都提高对建筑工程档案资料归档管理的关注和重视[4]。

建筑工程档案资料归档管理所涉及到的资料文件是相对较多的，各部门的运行数据以及相应的参考性文件都需要汇总到档案管档案管理部门中，同时也需要通过档案管理部门发送资料文献来为各部门的工作落实提供更多的参考。这时想要保障建筑工程档案资料归档管理的顺利落实仅从一个部门或某一职位出发是远远不够的，需要从整体上加强氛围营造和观念引导，让各部门更好地配合档案资料归档管理工作，进而保障档案资料归档管理的顺利开展。

2、加强人员建设

工作人员始终是工作开展的最终落脚点，工作人员的素养和能力将会直接影响工作落实的最终效益和质量，建筑工程档案归档管理工作在实践落实的过程当中所接触到的档案信息量级较大且较为复杂，甚至还会涉及到很多核心机密文件。在这样的背景下加强人员建设打造高素质人才队伍是十分必要的，具体可以从以下几点着手做出调节和优化。

首先，需要调整人才选拔机制，提高人才准入门槛。在人才遴选的过程中需要从态度意识、观念思想、专业素养等多个角度加强人才考察，保障受聘人才对于建筑工程档案资料归档管理工作有较为全面的认知和准确的了解，明确建筑工程档案资料归档管理工作落实的重要性与影响，同时能够结合建筑工程档案资料归档管理工作的实际问题作出创新性回答，以此为中心保障工作人员的素养和能力，为建筑工程档案资料归档管理工作注入新鲜血液，引入高素质人才。

其次，需要优化培训机制，落实人才培训是十分必要的，现阶段大多数建筑施工单位也意识到了这一点，但是需要引起关注和重视的是，培训并非是一蹴而就的，时代在不断发展，建筑工程的规模也在不断扩大，建筑工程档案资料归档管理工作在实践落实的过程当中难度也在不断上升，在这样的背景下，想要保障建筑工程档案资料归档管理工作切实落实于实践当中，就需要优化培训机制，明确培训频次，通过周期性、理论性、系统性培训，让相关工作人员的能力、素养、态度、意识都能够得到有效塑造，保障相关工作人员的综合素养始终紧跟时代的发展和实践工作的需求做出调整，不断的扩充工作人员的知识储备，完善工作人员的能力结构，因此需要建设常态化培训机制，保障培训工作落实的系统性。

最后，需要优化培训内容，一方面需要通过培训内容的适当调节，让建筑工程档案管理工作人员更好地明确在工作落实过程当中的规章制度、标准规范、技术方法甚至与之相应的法律法规，促进相关工作人员的专业素养发展，完善相关工作人员的知识储备，让相关工作人员能够结合实际情况运用所学习到的知识进行有效解答。另外一方面，需要通过培训内容的适当调整加强对相关工作人员的观念建设，让相关工作人员更好地意识到建筑工程档案归档管理工作落实的重要性与影响，端正工作态度，提升相关工作人员的职业责任感、归属感和认同感，以此为中心，打造出一批专业素养过硬且思想态度端正的人才队伍[5]。

3、推动信息化建设

现金时代是信息化时代和数字化时代，推动建筑工程档案资料归档管理的信息化建设是十分必要的，这可以更好的发挥信息技术在信息收集、整合、分析、处理、调取上的技术优势，为建筑工程档案资料归档管理工作提供更多的便捷与保障。相关单位需要建立建筑工程档案资料信息库，将建筑工程施工过程当中所涉及到的信息数据都收纳到资料信息库中，方便工作人员查询、修改和调取。还需要从以下几点着手落实信息化建设。

首先，需要开设系统平台，系统软件是发挥信息技术技术优势的重要基础，需要根据建筑工程档案资料归档管理的工作流程完善软件系统，系统开发不仅需要面向建筑工程档案资料管理工作人员，更需要面向各个部门，这样各部门则可以通过网络平台及时的上传数据，同时各部门之间也可以实现信息数据的共享，打破信息孤岛，提高信息流通的效率和质量。而建筑工程档案资料管理工作人员也可以通过系统平台一键操作完成档案信息的收录、查询、修改和维护工作。

其次，需要完善规章制度，明确档案建设标准，各部门在档案信息上传的过程当中都需要按照统一的标准和规格处理数据档案，这样可以为档案管理工作人员提供更多的便捷，避免因为格式问题导致了数据不兼容、档案数据整合相对较慢的情况。同时规章制度的完善也可以更好地规范各部门工作人员的工作行为，保证档案中的数据准确、真实、可靠、完整

[6]。

最后，需要根据系统平台的运作需求加大资金投入，购入更多的先进设备，例如扫描仪、计算机等等，硬件设施是保证软件系统正常运行的客观物质基础，引进更多的先进设备也是推动建筑工程档案资料归档管理信息化建设的重要一环。

五、结束语

建筑工程档案资料归档管理工作的顺利开展可以为建筑工程的有效落实以及后期的修缮维护工作有效开展提供更多的便捷与保障，需要引起关注和重视，通过转变态度、意识加强人员培训。、推进档案管理信息化建设等多个角度提高建筑工程档案资料归档管理的工作效率和工作质量，进而更好地发挥建筑工程档案资料归档管理的效益与影响。

参考文献：
[1]于波.建筑工程档案资料归档管理的作用探讨[J].现代经济信息,2019(20):60.

[2]邓培燕.关于施工企业工程项目档案收集归档过程中存在的问题与对策研究[J].建材与装饰,2018(34):176-177.

[3]王越.建筑工程的资料归档和管理[J].住宅与房地产,2018(05):162.

[4]陈平平.浅谈做好建筑工程档案资料归档管理的作用[J].江西建材,2014(23):276.

[5]孟繁荣.论建筑施工企业工程档案管理对策[J].经济师,2012(06):269+271.

[6]黄艺.建筑工程技术资料归档管理工作的思考[J].城建档案,2009(12):31-33.