信息化在档案管理工作中的应用价值及有效策略研究

信息化在档案管理工作中的应用价值及有效策略研究

文晴

（慈利县四维信息咨询服务中心427200）

摘要：在经济全球化趋势日益明显的今天，信息成为企业竞争的关键要素之一，而档案作为一种重要资源，其价值越来越受到人们的重视。在档案管理工作中推行信息化是顺应社会信息化发展需要，更是提高档案管理工作服务社会整体能力的必然选择。档案管理的信息化，可对档案进行动态查询，高度整合、资源共享、快速加工，能够提高工作效率，降低劳动强度，增强档案信息资源开发与利用的针对性和时效性，促进档案管理现代化建设进程，推动档案事业更快地向前发展，因此，强化信息化在档案管理工作当中的运用是很有意义的。

关键词：信息化；档案管理；应用价值；有效策略研究

引言：我国档案信息化的发展经历了一个探索与发展的过程，它紧跟信息技术发展，这一进程具有挑战性，同样充满机会，与此同时，档案管理人才对推动档案事业的发展起着至关重要的作用。在经济全球化趋势日益明显的今天，信息成为企业竞争的关键要素之一，而档案作为一种重要资源，其价值越来越受到人们的重视。因此，要做到顺应时代潮流，客观地分析优缺点，管理一定要同步进行，才能促进档案事业的持续蓬勃发展。

1档案管理信息化概念与特点

1.1概念

档案管理信息化应当归档案行政管理部门所有，档案行政管理机构对档案采取统一管理模式，并对档案进行相应地整理和计划，以现代化信息技术为主，实现档案管理的全过程管控，它主要是通过接受收集信息资源，并为档案信息资源的保存与利用服务来实现。信息是国家经济发展的基础，而档案又是对这些信息进行存储和管理的工具[1]。在新时期，随着社会发展进程的不断加快，我国档案管理工作也发生一定程度上的改变，由传统的纸质化逐渐向电子数据化发展，这是一个重要转变。

1.2特点

档案管理信息化是指档案管理工作运用现代信息技术，将档案信息资料从不同层次处理、采集并筛选以便于人们使用的程序，它有如下两大特征：

1.2.1管理快捷

电子档案在形成以后，管理人员可以随时整理和修改数据信息。通过档案管理软件的编写，可采用模糊查询、组合查询等方式，对档案库所需档案信息进行分类查询以及档案调阅、归还和其他登记和统计。与常规人工管理相比，避免翻看大量纸质档案，减少查阅时间，明显提高工作效率。

1.2.2利用效率

电子文档均有其自身的特点，基于属性信息，可以对数据库中不同档案进行开放权限设定，需要利用档案的使用者，只要借助于计算机网络，便可实现有关查询[3]。档案资料纸质文本借阅向网上浏览模式过渡，不受时距限制，达到资源共享的目的，档案资源利用率大大提高，减少人力、物力以及时间的浪费

2档案管理工作信息化的重要性

目前，我国正处于一个信息时代，因此，信息化就显得颇为重要。当前社会中各种新事物层出不穷，对档案管理提出更高要求，尤其是计算机技术迅猛发展，为档案信息资源建设提供便利条件，但其弊端不容忽视，因此，如何解决这些问题成为当下研究热点。同时，档案管理工作信息化同样重要，所谓档案就是保存以备查考的各种文字和图表、声像和其他原始记录的历史[2]。因此，档案管理工作必须要进行改革创新，才能适应新时期下社会发展的要求。在信息化时代，信息量之大是过去所不能比拟的，因此，档案管理工作量十分繁重，但随着信息化建设的不断推进，可通过网络及互联网随时精确地查阅所需的证件、材料、原始记录等。

3档案信息化建设过程中的问题

3.1对档案信息化建设的认识方面存在的问题

目前，一些单位在档案信息化建设方面还存在着认识不到位，将档案的信息化建设等同于档案的数字化建设，过多地追逐纸质档案的数字化；也有人认为，档案信息化建设相当于馆藏档案信息数字化，再加上这些数字化档案信息进入网络。这种观点虽然也是很正确的，但在一定程度上夸大了档案管理工作中存在着的问题，忽视档案管理工作的根本目的——为社会服务，这些理解的片面性，必然会影响档案信息化的深入推进。

3.2档案信息化建设投入力面存在的问题

一方面，在档案信息化建设资金上投入的资金以政府拨款为主，但政府向档案部门划拨的资金又是极为有限的，档案部门本身缺少其他筹款架道[4]。因此，从一定意义上讲，目前档案部门在信息化建设中存在着极大的筹资困难和投资不足的问题，导致档案管理工作经费都比较紧张。在档案信息化建设过程中，注重投资利益的信息化建设力案，往往是轻描淡写地进行，最终不但没有达到信息化的要求，还造成不必要的浪费。

3.3档案开放的相关政策力面存在的问题

尽管《档案法》对此做出明确的规定：闭馆期满30年的档案，应当向社会开放，所以从一定意义上讲，目前档案部门在信息化建设中存在着极大的筹资困难和投资不足的问题。但是，一些本该公开的档案，在提供利用上，却仍然设置了“路障”，导致档案利用率不够。

4档案管理信息化建设的策略建议

4.1加强宣传，提高档案管理工作的地位

对档案管理工作宣传有利于提高我国档案的管理水平，从而增强对档案的认同度。另外在日常业务活动中，可以将档案利用与实际工作相结合起来，这样既能满足社会发展的需求，又能促进我国档案管理水平的提升。档案部门要充分利用好档案这一有效资源，采纳档案内容的资料与事实，达到档案应用的效用，才能顺利完成上级布置的档案管理工作，从而为档案管理工作的信息化奠定良好的基础。

4.2加大档案信息资源整合的力度

在信息社会里，档案管理工作具有十分明显的优越性，档案资源建设是档案资源共建共享的根本。档案资源整合工作在相关档案管理部门的统一指挥下开展，并实行分级的管理，发挥档案管理工作体制本身社会效应，以及现代社会档案资源共享问题。数据资源整合过程，就是信息技术将分散的数据库逻辑地集成在一起，数据资源经过整合之后，就会成为向公众提供数据资源的完整数据库[5]。所谓应用系统整合，就是在各个时期所建立起来的各种系统之间的集成和联接，在基础框架上进行融合构建，为全社会档案资源共享与合作搭建一个平台，并能使档案资源发挥更大价值。

4.3提高档案管理水平

档案管理方式的现代化是指档案管理的传统模式被打破，从以往的人工操作模式，发展到电子档案、音像记录模式，对这些新科技所引起的变化，档案管理人员应该提高自己的专业素质，转变原有档案管理经验，运用新的现代化手段，开展档案管理工作。各级管理部门要转变原来的思想，强化档案管理新格局，并且按照档案管理现代化发展的需要，重新调整整理档案管理人员，让广大档案管理工作人员在各自的工作岗位上都能发挥其最大的活力。

结束语：档案的信息化管理是一个漫长的过程，因此，需要全体档案人员主动参与、通力合作，只有这样，才能更好地实现档案管理工作信息化建设，使档案管理工作从手工整理变为计算机操作，只有深刻领会加快档案管理工作信息化建设的意义，才能让档案信息化工作更好地开展。

参考文献：

[1]唐言.信息化在档案管理工作中的应用价值与有效路径[J].企业改革与管理,2020(16):28-29.

[2]郭兰芳.信息化视域下高校档案管理工作探析[J].安徽电子信息职业技术学院学报,2022,21(05):103-106.

[3]许乾坤.信息化背景下党校档案管理工作的探讨[C]//.2022社会发展论坛（贵阳论坛）论文集（二）.[出版者不详],2022:415-416.

[4]刘珊珊.煤炭行业信息化背景下档案管理工作的创新与实践[J].内蒙古煤炭经济,2022(14):69-71.

[5]印艳泓.信息化时代档案管理工作的创新[J].办公室业务,2022(03):103-105.

作者简介：文晴（1975-10）女，土家族，湖南省慈利县人，大专。研究方向：档案信息化。