智能数字化工程项目技术档案效力分析

智能数字化工程项目技术档案效力分析

董丹

中铁十局集团青岛工程有限公司工程管理部，山东省青岛市，邮编：266500

[摘  要]：本文介绍了当今的互联网信息时代，数字智能信息一体化技术已在项目工程技术资料管理中普遍运用，打破了传统的工程项目技术资料管理模式，为工程项目档案管理带来许多便利，提高了工程项目管理的工作效益和经济效益。

[关键词]: 工程项目档案管理   数字智能信息一体化  传统    优缺点

作者简介：董丹（1986年10月），女，汉族，山东菏泽人，工程师

引言

近年来，随着我国基础建设规模的不断扩大，数字智能化资料管理日益显现出在经济建设中的地位和作用。对于一个城市的建设而言，科学管理好建设工程技术档案，不仅能完整的反应出某个特定历史时期建设工程发展的状况，还能为一个城市建设事业的发展和社会进步提供完整的资料。本文以我单位近年来参与建设的国家重点铁路、公路、市政等工程项目档案管理为背景，总结了数字智能化工程项目档案管理信息系统在工程项目中的应用，并与传统工程项目技术档案管理进行优劣分析。

一、工程项目技术档案管理的现状

前几年，我国建筑企业重于工程项目的施工质量与经济效益，而对于工程技术资料的收集、编制、整理的重视程度减弱，缺少专职资料员，记录不规范，管理工作手段落后，使资料不能真正反映建设项目的实际情况，并在工程计价、验收、移交、创优评先、清欠时带来很多不必要的麻烦。甚至，有些重点工程由于技术资料缺失，档案资料管理不完善，给工程项目带来巨大经济损失。就其产生的原因是多方面的:一是工程施工周期较长，资料收集、编制、整理到立卷归档的过程也较长；二是工程点多面广，较为分散，资料收集整理较为困难；三是涉及的工序多变更多修改多，难以保证资料形成的完整全面性；四是工程档案管理工作缺乏有效可行的管理机制；五是工程档案查找不方便、借阅期长、档案利用率低；六是档案整理、校对全部人工处理，电子档案与纸质档案管理脱节，耗时耗力且不统一；七是纸质档案管理成本高，存放周期有限，存放环境严格，容易损坏，占用资源；八是项目档案管理人员流动性较大 ,致使资料填写整理工作难度加大；九是工程档案管理人员的业务水平还有待提升。

二、数字智能化信息技术在工程项目管理中应用分析

随着科技的发展，目前数字智能化信息技术在工程项目管理中成为不可或缺的重要组成部分，特别是在工程项目技术档案管理中显得尤为突出。从建设项目的立项、招投标、勘察、设计、监理、施工到竣工验收等全过程中形成的文字、图表、声像等资料，均可通过施工资料管理系统等信息化手段进行录入、流转、保存、归档，确保了工程档案的准确性、完整性、系统性等，为工程建设带来许多便利，提高了项目的工作效率和经济效益。本文以东北某高速公路工程为例，总结了数字智能化信息技术在工程项目管理及档案管理中的应用。

系统总体功能框架拟图

（一）通过现场完成情况，利用信息管理系统，形成验工计价。

该工程应业主要求安装了工程信息管理系统和试验室管理系统。根据现场实际完成情况和试验室检测情况，各部门技术人员按照工序流程在电脑端进行录入，系统将自动生成各类表单，推送至监理，监理根据实际完成情况给予审批推送，最终生成验工计价表单至业主，业主经审核根据验工计价清单进行如期拨付工程款。系统还设置了变更模块，针对施工过程中发生的变更，根据现场实况收集影像资料、汇总变更数据上传形成计价表，及时推送监理和业主审批，在一定程度上规避了因变更导致施工成本增加和减少资金风险，同时为索赔创造条件，为工期挣得保障，例如为某项目带来了经济效益约300万元。与传统验工计价相比：一是节省时间、人力、物力，从根本上改变传统资料收集工作的低效率状态；二是督促工程技术资料及时整理、不拖欠；三是不会因技术资料丢失，导致经济效益流失，例如早期某铁路项目因验工计价资料和检验批等质检资料丢失，导致工程款收回，直接造成经济损失约1500万元；四是便于查阅、存档。

（二）数字智能化信息技术的使用，实现项目技术资料的可追溯性、规范性及准确性

根据工程施工进度及工序验收的实际情况，技术人员进入系统及时完成表格、设计图纸及变更图、施工中的整改部位照片、扫描的纸质资料等信息录入，生成带有二维码的质量检验评定表。系统还能做到数据贯通，例如试验系统的试验报告编号在检验评定报表生成时自动关联至相应部位，确保了技术资料的可追溯性。而传统的技术资料完全由人工来填写，在技术资料形成与整理过程中因填写、计算、签名、排序、纸张、笔墨、保管等原因造成的错误时有发生，使施工技术资料的规范性和准确性受到影响。有的项目存在不按照观测测量的现场记录进行填表，如分项工程验收评定表的数据与测量记录表数据不一致,复核人与相关负责人随意签名过关的情况时有发生；还有某工序检验评定资料里所填试验报告编号不适用于该工序，导致施工过程资料与现场不符，重复返工造成大量人力和物力浪费的现象；也有在施检表格签名栏代签冒签现象等。故与传统的技术资料管理相比数字智能化管理系统更简便、更规范、更准确，可查溯源。

（三）数字智能化信息技术系统的使用，实现工程技术资料的真实性

为满足工程实体质量的要求，工程项目采用试验管理系统，工程原材料和现场检测质量得到了保证。在项目施工现场，每道施工工序检测全过程都要有监理员和质检员旁站、录像，并将录制的视频和拍摄的照片上传数字智能化资料管理系统；室内原材料和半成品检测从现场取样再到室内检测数据采集，都需要在试验管理系统上操作，最终生成试验报告，例如现场混凝土质量控制，从现场混凝土试件的制作（试件制作时录制视频），为每组试件索取二维码并填写信息，到标准养护室养护（试件出入库都要扫二维码识别），再到室内混凝土试件抗压强度检测（扫描二维码进入试验管理系统进行试验数据采集）都有视频监控。从源头保证了试验数据的真实性。与传统现场检测和室内检测相比，数字智能化资料管理系统杜绝了违规更改检测数据的情况发生,避免了试验数据与检验批或试验报告上数据不一致，也避免了监理平行试验与抽检资料存在数据不准确的现象发生。为今后在工程项目运营和维护管理阶段发挥应有的参考价值。

（四）数字智能化信息技术系统的使用，实现工程技术资料的系统性

根据建设、设计、监理、施工等单位部门或人员的不同，实现对录入的图纸、表格、文字和图片等资料分权限登录、浏览、录入、输出，这样既便于施工过程的跟踪，也方便工程竣工后的维修查询等工作，使整个项目从立项到竣工更具有系统性。根据目前工程项目技术档案资料管理的要求和特点，结合该项目使用的BIM工程信息管理平台和试验室管理系统，施工过程中每个分部工程都生成一套完整的技术资料，到单位工程施工完成，通过串联，系统将自动生成一套单位工程的竣工资料，更加体现了技术资料管理的系统性，打破了传统技术资料管理滞后、与现场进度不同步，资料收集不全，工作效率低、准确差等现象。从根本上解决了技术档案管理难的问题。

（五）数字智能化信息技术系统的使用，为项目创造了经济效益

通过近两年各铁路、公路、市政等项目均使用数字化信息技术管理系统，为项目节省了大量的人力、物力及财力。每位技术员、测量员、质检员能通过在现场工作，及时完成当天技术资料上传，提高了工作效率了，为项目创造了经济效益。以该公路工程为例，根据工程造价和工期要求，与传统技术资料管理相比较，从人力、物力、财力等方面，粗略计算使用工程技术信息管理系统为项目节约经济效益约300万元，详见表1

经济效益比对表1

三、数字智能化信息技术系统在工程项目技术档案管理中重要性

工程项目技术档案管理是记录工程项目建设的过程，也是工程质量鉴定、事故原因查找、工程维护的重要依据，因此加强数字智能化信息技术系统在工程建设中应用是大势所趋、是时代发展必然要求，应根据现状充分重视项目档案管理工作信息化程度，确定项目档案管理的信息化范围。优先对重点工程项目、使用频繁的项目档案进行数字化归档，建立相应的电子档案数据库，做好电子档案数据库的管理。逐步实现全部项目档案资料的数字智能信息一体化，提供网络查询、阅览服务从而提高工程建设项目档案的利用效率。

结束语

总的来说，在当前数字化互联网信息时代，工程项目技术档案管理工作面临新的问题和挑战，探寻完善工程技术档案管理工作的对策具有重大的价值和意义。但是，工程技术档案管理工作的完善需要经过一个长期的阶段，不可能一蹴而就，除了在人力资源、制度层面加大投资和建设，现代数字智能化信息技术的利用也是必不可少的。同时，在项目工程建设过程中，我们仍需不断提出新的策略，新的措施，以促进工程项目档案管理工作的新发展、新飞跃。

参考文献

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[3] 建设工程文件归档整理规范 GB/T 50328-2014

[4]沈鸿翔.浅析工程档案管理对促进建设工程质量的作用[J].管理观察，2016(9);54-56