论事业单位财务共享中心建设

 论事业单位财务共享中心建设

瞿月英

浙江省教育发展中心， 浙江 杭州310063

摘要：实施财务共享模式能够为事业单位带来很多好处。除了对成本的降低，共享模式还可以使事业单位的财务数据更加一致和透明，提高数据的准确性和完整性，同时还可以加强对财务的管控和风险管理能力，促进事业单位的快速发展。财务共享中心还可以为事业单位提供更好的数据分析和业务决策支持，从而为事业单位的业务发展带来更多的机会。本文研究财务共享中心建设问题，通过重要概念的理论分析以及对中国事业单位财务共享中心的发展，寻找建设有效管理的事业单位财务共享中心的途径。

关键词：事业单位；财务共享；共享中心；财务建设

财务共享服务模式是一种优化事业单位财务流程的方式，通过整合和重构业务流程中的重复和标准化流程，提高事业单位财务管理效率和资源利用率，降低事业单位的成本，提高事业单位的竞争力。财务共享服务中心作为财务共享服务模式的核心，可以有效地实现资源的整合和集中处理，是一种借助信息技术及计算机系统，对单位财务进行管理的新方式，这是当下单位及公司未来发展高水平财务管理的必然选择。此外，财务共享服务模式还可以优化事业单位组织结构，提高管理效率，降低财务风险和经营风险，为事业单位的长期发展提供有力的支持。

一、本文的理论基础

1、业务流程再造理论

业务流程再造理论是由哈佛大学教授于1993年提出，认为业务流程再造是一种用于改善组织业务流程的管理理论和方法。该理论重视客户的实际需求，善于从根本上重新设计业务流程，通过创新和优化来提高组织的业务效率和效益。具体来说，业务流程再造通常包括以下几个步骤：定义业务流程：识别和描述组织的主要业务流程，并将其转化为可视化的流程图；分析业务流程：对业务流程进行详细分析，识别存在的问题和发展瓶颈，确定改进的机会和方向；重新设计业务流程：基于对分析的结果，重新设计业务流程，创造更简单、更高效的流程，同时保证流程的质量和可靠性；实施新业务流程：将新业务流程应用到组织的实际运营中，包括流程的自动化和员工的培训和支持；持续改进业务的管理流程：通过对新业务流程的监测和评估，持续改进和优化业务流程，以保持业务流程的高效和可靠。

对于业务流程再造的主要优势在于，它可以帮助组织更好地理解和优化业务流程，提高工作人员的工作效率和质量，并加强组织与客户之间的联系。但同时，BPR也存在一些缺点，如需要大量的时间和资源投入，可能会导致组织的混乱和不适应等。因此，在实际应用业务流程再造时，需要根据具体情况综合考虑其优劣和适用性。

2、成本效益理论

成本效益是一种经济学上的概念，用于比较项目、政策或行动的成本和效益，以确定是否值得实施。成本效益理论认为，一个项目或政策的实施应该使得成本与效益之比最大化。如果一个项目或政策的效益大于成本，那么它就是值得实施的；反之，如果效益小于成本，那么就应该重新考虑是否实施。

成本效益分析是衡量成本效益的一种方法，其基本思想是将项目或政策的所有成本和效益都量化为货币单位，并进行比较。具体来说，成本效益分析通常包括以下步骤：

首先确定项目或政策的具体目标和范围：明确项目或政策的目标和影响范围，以确定分析的重点和范围；识别成本和效益：确定项目或政策的全部成本和效益，包括直接成本、间接成本、社会成本、直接效益、间接效益和社会效益等；估算成本和效益：对每种成本和效益进行货币化估算，以便进行比较；计算净现值：将估算的成本和效益折现到同一时间点，计算项目或政策的净现值，即成本减去效益的总和；分析敏感性：通过敏感性分析，以确定净现值的可靠性和合理性。

成本效益理论的优势在于，它们能够帮助决策者全面理解和比较项目或政策的成本和效益，从而做出更明智的决策。但同时，它们也存在缺点，如估算的不确定性、货币化难度等。因此，在实际应用成本效益理论和CBA时，需要根据具体的情况来综合考虑其优劣和适用性再来做出决定。

二、财务共享理论分析

关于财务共享中心的理论研究主要是集中在财务领域的管理、运作和战略层面。以下是一些常见的研究理论：

财务共享中心的运作模式：研究FSSC的组织结构、流程设计和技术平台，以及如何使财务共享在财务领域中发挥最大的作用。相关的理论包括业务流程再造、业务流程管理和信息技术治理等。财务共享中心的成本效益：研究FSSC的成本效益，如何评估财务共享的贡献和价值，以及如何最大化财务共享的效益。相关的理论包括成本效益分析和投资回报率等。财务共享中心的战略定位：主要是在战略中的地位和作用，以及如何与其他业务部门和公司战略协同。相关的理论包括战略管理、组织设计和事业单位资源规划等。

财务共享中心的服务水平：研究财务共享的服务水平，如何提高服务水平，以及如何衡量和评估服务水平。相关的理论包括服务水平协议和关键绩效指标等。财务共享中心的人员管理：研究FSSC的人力资源管理，如何招聘、培训和管理财务共享的人员，以及如何提高员工满意度和减少员工流失率。相关的理论包括人力资源管理和员工参与度等。孙铭（2022）认为财务共享服务模式是一种新管理模式，不仅涉及单位的日常资本管理、采购管理及风险管理等，还起到显著的降本增效的作用，共享中心将单位的全业务囊括其中，实现有效的信息共享，便于单位进行财务管理及有效的监督。但需要注意的是，这些理论并非全部，而且也不是相互独立的。在实际应用中，要分清理论应用的适用范围及方法。

三、财务共享中心建设举例分析

为了推动A事业单位的发展，A事业单位公司成立了财务共享中心，负责物资核算、银行管理等方面的工作。在设计具体流程时，如表一所示，事业单位始终注重提升单位的管理水平和内部管控，通过加强部门之间的沟通协调，提高财务共享服务中心的建设水平。

表一 A事业单位财务共享中心业务范围

1.费用报销业务

财务共享中心的建立，最大的作用就是节省了费用报销的流程，提高了报销效率，这主要是因为在财务核算系统中，由于上下级机构之间存在缺口，容易发生费用超标报销的现象。为此，该事业单位会根据自身的实际情况充分考虑，来优化费用报销的具体流程，其中优化的流程主要包括初审和扫描步骤，由对应的工作人员提交报销单据，再由核算人员审核，借助影像功能对票据进行拍照上传，录取系统，财务审核人员通过查看影像文件，对报销凭证进行在线审批，一个是为了使其符合相应的标准，另一个是有助于形成账务体系，以备记录。财务通过对会计凭证等有关资料进行审核，在无误后制成证，再根据有关经费的报销，将其具体的付款金额录入到系统中，再完成财务结算。从整个流程来看，不仅节省了人工成本，还提高了报销的准确性。

2. 物资核算业务

单位的物资采购会直接影响到工程项目的质量。该事业单位是建筑行业的老牌单位，非常注重监督和管理工程建设的每个细节。为此，成立物资采购中心来尽可能的降低质量问题的出现。在这个过程中，财务共享服务中心对其提供了较大的帮助。在物资采购完成之后，采购业务人通过对相关凭证进行扫描形成电子档，财务人员会核查采购行为的情况，防止虚假或错误发生，将审核结果及时发送给采购部门，由其填写资金支付申请单，最终完成支付审批。这一流程既确保了信息和实物流的准确性，也降低了人力成本，实现了对物资采购的有效监控。

3.银行账户管理业务

事业单位的银行账户管理应该严格规范，以避免风险发生。具体来说，事业单位应该将法人作为单位，对账户的开设、变更和注销进行管理。这包括审查手续是否完备、是否符合相关法规和公司内部制度，以及是否对账户的开设、变更和注销做好归档管理。关于对银行账户的标准化管理，建立专款专户，实施“法人管理银行账户”，来降低风险，保障账户内资金的稳定沉淀。

4. 资金收付业务

事业单位的资金收付业务，本文认为可以考虑以下几个方面：

（1）引入自动化系统：通过对财务软件或系统的引入，对资金收付流程进行自动化管理。系统能够自动统计资金的进出、生成资金统计报告、进行资金审批和上划金额的确定等，从而避免人为因素引入的错误和漏洞，提高工作效率。

（2）加强内部管控：建立科学、规范的财务制度和审批流程，对资金收付流程进行严格的内部管控，避免出现违规操作、重复操作等情况。

（3）建立完善的档案管理制度：建立完善的资金收付档案管理制度，包括账户开立、变更、注销等手续的资料齐全、归档管理，以确保每一笔资金交易都有详实的资料记录，避免重复操作和漏洞。

（4）建立统一的支付体系：可以建立事业单位统一的支付体系，通过“银企直连”、“财企直连”等方式来完善资金收付，缩短收付的过程，减少操作的重复性和风险。

（5）定期审计：定期对单位的资金收付业务进行审计，发现问题要及时处理，完善流程，降低重复率。

5.费控系统

A事业单位在建立财务共享中心的关键目标，是为了有效控制费用，因而也建有费控系统来实现费用开支的控制，从而使其保持在计划内。费控系统涉及多个功能，对外派管理、费用报销、会计凭证等有专门的操作，做到具体工作具体申请，其中按照报销凭证由系统自动派工，将派工单推送至作业派工池并实现自动叫号取单，而具体的报销则可以在统一的界面实现集中审核、自动初审、退回等操作，无需切换权限，降低了操作效率，费控系统是该事业单位能够发挥规模效益的重要环节之一。

四、研究启示与未来展望

本文通过以上分析，得到如下启示：

财务共享中心费控系统在实现事业单位财务共享服务中心核心功能的同时，还可协助实现绩效管理和质量管理；而绩效管理涉及组织和个人两个方面，以投入与产出的比值为指标。费控系统可通过平台查看业务数量、差错笔数等来计算出业务的差错率和对目标的达成率，还能跟踪费用预算变化、人员绩效等方面的数据。质量管理系统可以实现对质量的设定、控制、保障和提升等具体管理活动。费控系统由系统随机抽样进行质量检查从而生成有效的质检报告来进行业务质量评价。

本文对该事业单位公司对完善财务共享中心的思路如下：(1)简化财务部门的组织架构，减少层级和流程，激发员工的工作积极性。(2) 建立完善的业务管控流程，以确保所有财务业务都得到正确的处理和审批。(3)通过对财务软件的使用来实现各分支机构之间的财务数据共享和统一管理，提高信息化程度和效率。(4)通过提高监督管理的作用，来防范对财务风险能力，确保事业单位的财务安全。

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