档案管理信息化建设的思考

档案管理信息化建设的思考

冯雪松

白城市洮北区社会救助事业中心   吉林 白城    137000

摘要：现如今，随着我国经济的快速发展，档案管理模式和服务理念发生了翻天覆地的变化，传统的档案管理方式已经无法适应与满足信息化背景下，各类机构和工作对档案信息资源的需求。近年来，以各类馆藏档案史料为基础，综合文书、科技、财务、基建等各类别档案，将智慧档案管理系统纳入档案信息化建设，从而使此前互不关联、相互独立的传统档案史料，在一定程度上实现档案信息化及资源的有效共享，为后期档案的高效快捷利用奠定良好基础。

关键词：档案管理;信息化建设;思考

引言

在社会经济与现代科技飞速发展的背景下，事业单位管理形态与运行体制均发生了一系列的创新变动，同时对档案管理工作质量也提出了更加复杂、多元的要求，需要各级事业单位紧跟当今时代的发展步伐，依托现代信息技术加快推进档案管理信息化建设，以不断提高档案管理工作效率与落实质量，更好地解决单位自身及社会公众的实际问题。但在具体的执行过程中，很多事业单位仍存在对档案管理信息化建设重视程度不足、基础设施不够完善、档案管理机制体系不健全等问题，严重阻碍了单位档案管理的信息化建设进程。因此，加强对档案管理信息化建设的思考探究极具现实意义。

1档案信息化管理的特征

信息化时代下，档案管理呈现出以下特征：其一，档案管理的对象主要是数字档案。随着办公OA系统的应用，数字档案数量不断增多，纸质档案数量则逐渐减少，数字档案逐渐成为单位档案管理的主要对象。其二，档案管理的核心是档案的收集和利用。在传统的档案管理模式中，需要档案管理人员耗费较多的时间和精力在档案收集、整理与保管等工作上，导致档案管理效率并不高，加之档案管理处于封闭状态，也使得档案的利用效率不高。而在信息化时代背景下，档案管理对象主要是数字档案，数字档案具有一定的虚拟性，主要存储在计算机中，具有可复制、可传输的功能。基于这一特征，要求档案管理人员既要做好档案的整理、保管工作，也要重视档案信息的高效利用，应将档案的收集和利用作为档案管理的重点。其三，档案利用方式向网络化转变。在传统的档案管理模式中，纸质档案的利用需要查档人到档案室实地查阅，且仅能一人查阅，档案利用效率低。而实施档案信息化管理模式后，可将纸质档案转换为数字档案，并发挥数字档案的可传输功能，可有效提升档案查阅和利用的便捷性，这样不仅可提升档案工作效率，还能提升档案利用效率。

2新时期事业单位全面推进档案管理信息化建设的有效路径

2.1强化对档案管理信息化建设的重视程度

事业单位要全面推进档案管理信息化建设，必须在思想层面引起重视，有针对性地强化档案管理信息化建设的重视程度，尤其是单位领导及各级管理人员，必须充分发挥自身的示范引领作用，主动摒弃传统、滞后的思想观念与管理理念，正确认识到档案管理信息化建设对单位长远发展的现实意义。与此同时，认真参加关于档案管理信息化建设的调研活动或专家知识讲座，全面了解传统档案管理与信息化档案管理之间的显著差异，重新明确单位内部各部门的管理范畴、职责和具体要求，并立足单位自身的运营发展实际，定期组织开展有关档案管理信息化建设的宣传、教育工作，不断加深各岗位人员对档案管理信息化建设的全面认识和了解，逐步在单位内部形成良好的档案管理信息化建设氛围，进而为加快推进档案管理信息化建设进程打下坚实的基础。

2.2完善信息化管理制度

档案信息化建设还需要在实践操作中，进一步完善信息化管理制度。以往对于档案管理工作颁布的档案管理条例、档案管理规范缺乏一定的适用性，因此，应当就信息化管理要求以及管理内容，重新修改完善管理制度，促使管理者能够充分借助管理制度约束相关人员的工作行为，参照管理制度梳理管理步骤。在信息化管理制度完善中，应当编制科学的执行方案，结合《档案法》等法律法规调整管理制度的内容，完善后的管理制度要涵盖下述内容：第一，对于电子档案中形成的电子工具，如网盘、光盘以及磁带等，均应当选择合法的渠道进行使用与查阅，不可用于牟利项目泄露档案内容。第二，电子档案应当通过统一管理的方式，在各部门之间进行共享，无论是档案的验收、校正以及保存都应当由档案管理者予以负责。第三，电子档案在档案信息系统管理下，应当注重其真实性，并根据制度要求做好充分保管工作，以免电子档案信息泄露，引起不必要的损失。第四，电子档案应当支持多种保存格式，如txt、jpeg、ape、bmp等，以供不同软件进行查阅。第五，对于电子档案，应当由各科室汇总后，统一交给档案管理者，并做好信息收录工作。其中，汇总时间可设置在年中。对信息化管理制度中的各项规定，还应当依据处罚制度对违规人员进行惩处，防止部分人员出现窃取电子档案信息等情况，损害机关单位以及企业效益。至于档案信息化管理制度中的各种细节内容，还需要根据各单位的实际情况予以优化，应当控制好制度的推行范围，夯实档案信息化建设基础。在档案管理者出现失误或者重大错误时，应由企业负责人对其行为进行评判，并指导管理者及时改进工作问题，以便信息系统能在档案信息化建设中表现出应用优势，满足新时代档案管理创新需求，践行企业的信息化转型目标。

2.3引进多元化高新技术

信息化管理模式的应用，还要求档案管理者在日常工作中，加强对高新技术的引进。新技术作为信息化管理的重要依托，应当得到管理者的重视。信息化管理并非只是单纯地将纸质版档案信息转化为电子档案，最为主要的是善于借助高新技术对管理流程予以简化，从而在减缓管理者工作负担前提下，实现档案信息的高效化管理。本文以RFID技术为例，此项技术成熟度较高，能够在自动通信技术以及自动化识别扫描技术等多个辅助技术参与下，对纸质版档案信息快速进行采集，而且还能帮助相关人员精准查询档案信息。与以往使用的扫描仪比较，其整体效率大幅度提高。同时，此技术在实践应用环节，还可依靠身份验证技术，设置用户访问权限，既能增加档案管理安全性，又能拥有更充足的档案存储空间。因此，高新技术的引进是档案信息化建设的重要途径，理应引起管理者的高度重视。此外，在新技术应用过程中，管理者应从技术成本、应用优势上择优选择，尽量选择投入成本低、性能良好、效率高的技术，为档案管理者提供信息化管理指导服务，还可联合互联网技术、办公自动化技术，对档案管理部门工作流程进行优化，继而获得可靠的管理成果。同时，也可以组织档案管理员前往其他引进新技术的单位，了解不同技术的应用情况，而后参照自身管理需求，确定最适合本单位的管理技术。

结语

综上，档案信息化管理是新时期档案管理发展的必然趋势，同时，对用人单位的管理与发展有重要意义。因此，用人单位应及时转变落后的档案管理思想，重视档案信息化管理，加大对档案信息化管理的投入，完善档案信息化管理制度，配备和培育专业的管理人才，同时加强档案管理信息系统的安全建设，由此全面提升单位档案管理的效率与水平，进而更好地发挥档案信息资源的价值，促使单位服务质量水平的提升。

参考文献

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