中学档案信息化管理新思路

中学档案信息化管理新思路

左薇薇

桂林市桂林中学  广西 桂林  541001

摘要：近几年来，社会高速发展，信息技术被广泛应用于各个领域，促进了我国各个领域的全面改革。教育乃国家发展大计，在当前教育事业发展中，档案管理工作是极其重要的环节。中学档案管理关乎着每一位学生、教师以及学校的发展，对于学校的长足发展具有重要的意义。在信息化时代，中学档案管理工作需遵循与时俱进的原则，将信息技术融入到档案管理的每一个环节，确保档案管理的数字化、智能化，全面发挥中学档案应用价值。基于此，本文主要就中学档案信息化管理展开全面分析。

关键词：中学档案；信息化管理；整体优势；有效策略

引言：

在中学的日常管理中，档案管理工作是不可缺少的一个环节。开展高质量的档案管理，能够保证中学各类信息资料的收集和充分整合，从而为广大教师以及学校的发展提供有力的数据支撑。然而，受传统档案管理模式限制，中学档案管理质量不佳。尤其是目前各类档案信息与日俱增，繁重的管理模式为管理人员带来了压力，并且无法保证档案管理工作的顺利开展。在新时期下，中学应遵循与时俱进的原则，借助信息技术、大数据技术、云计算技术等高新技术实现档案管理的信息化发展，全面提高档案管理工作质量，将中学档案发挥出最大的价值，为中学的发展奠定基础。

一、中学档案信息化管理整体优势

（一）有利于提高档案安全性

在中学档案管理中，传统的档案管理模式通常都是以管理纸质档案原件为主。在档案查找和翻阅时，会在一定程度上损坏档案原件，不利于档案的保存和安全。而在信息技术的高速发展下，打造信息化档案管理模式则截然不同。通过信息技术当档案原件，以数字化模式上传至计算机系统，在使用档案时，工作人员只需要通过登录官方的档案系统，便可以进行档案检索，从而快速查找出想要了解的档案信息。这种方式不仅能够提高档案管理的效率和档案利用的效果，还能够减少对原始档案的翻阅，提高原始档案的安全性。

（二）有利于降低档案管理成本

在中学日常管理中。档案管理工作较为复杂且形式多样，对工作人员管理水平以及专业技能有着较高的标准。加之在中学档案管理中，纸质档案需要进行特定的存储，所以，需要打造专门的档案管理区域。在整个过程中，会消耗大量的人力、物力和财力。近几年来，我国各个中学相继发展教师，学生数量不断增加，档案管理工作变得日益复杂，这无疑增加了档案管理的管理成本。而打造信息化管理模式，应用各类信息技术可以实现纸质档案信息的数字化信息转变。减少了档案工作区域的建设流程和建设成本，以计算机为主，代替人工进行档案管理，降低了人工成本。在档案收集和查找时，信息技术的便捷性不断体现，节约了时间成本。

二、中学档案管理现状

科学技术的高速发展为中学档案管理提供了新思路，但受传统思想影响，有部分中学在开展档案管理工作时，并未能注重信息技术的应用，没有打造信息化档案管理模式，还存在以下几个问题。

（一）管理理念滞后

在我国，教育事业的高速发展下，中学办学规模不断扩大，各类档案信息不断增加，无疑提高了档案管理工作难度，降低了传统档案管理的效率。因此，迫切需要新型的档案管理模式解决这一问题。但在实践中，由于部分中学受传统管理理念影响，过于将重心放在教育上，忽略了学校的档案管理工作，导致管理质量难以提升，无法实现档案管理的信息化发展。

（二）信息化建设不完善

中学档案管理工作实现信息化发展，必须保证信息化设备设施的完善，只有这样，才能保证档案信息化管理效率和质量。但在实践中，由于受各方面因素的影响，如资金、技术等，有部分学校在信息化建设上还处于薄弱水平，导致学校缺乏档案信息化管理的基础建设，如没有档案管理计算机、缺乏档案管理软件、扫描仪等设备，制约了中学档案信息化管理发展。

（三）信息化管理专业性较弱

中学档案信息化管理的高效落实需要专业的人才，要确保管理人员具备专业的信息素养，能够合理应用各类信息技术，实现档案的高效管理。但在实践中，由于部分中学将人才培养重心放在教学工作上，忽略了信息化档案管理人才的培养，导致档案信息化管理模式停滞不前。管理人员在开展管理工作时，由于缺乏完善的信息化技能，所以，降低了档案信息化管理质量。

三、中学档案信息化管理有效策略

（一）加强档案信息化管理认识

在中学阶段，构建档案信息化管理模式，有利于提高档案管理质量，能充分发挥档案的实际价值，从而促进中学稳定发展。在实践中，为了进一步实现中学档案信息化管理，需加强对档案信息化管理的认识。只有切实提高档案管理者对传统档案管理工作向信息化转型的认知，确保思想统一，才能明确工作目标，确保各项工作顺利开展。由于中学档案管理工作涉及多个环节，如档案收集、档案整理、档案统计等，所以，需加强各部门之间的联系，在实际工作中，应将档案信息化管理作为主体，在相互配合的过程中完成档案管理工作。具体来说，学校需要定期开展宣传教育工作，做好对档案信息化管理的广泛宣传，提高管理人员对信息化建设的重视，使其积极转变管理理念，创新管理方式，为中学档案信息化管理的实施打下坚实基础。

（二）加强档案信息化管理基础设施建设

在中学档案信息化管理工作中，基础设备设施的完善是确保档案管理工作顺利开展的前提。为了全面提高中学档案信息化管理质量，在实践中，学校应加强信息化设备设施建设。具体来说，应加强硬件设备设施。对管理人员配备专业的自动化办公设备，满足日常档案管理需求。同时，信息化档案管理需要应用到各类数字扫描设备、温湿度控制系统以及智能化档案管理柜等设备，因此，学校需要加大资金投入力度，切实做好这一方面的设备的完善，为中学档案信息化管理工作的顺利实施提供保障。除此之外，还应加强软件建设。因为互联网具有开放性、共享性等特点，可以实现资源的有效共享，所以，在信息化管理中，存在一定安全风险。为了提高档案信息化管理的安全性能，需结合中学档案管理的实际需求选择专业的档案管理软件，以此实现档案管理系统与学校办公系统的协调统一，全面提高档案信息化管理质量。与此同时，还应打造中学档案服务系统建设，全面实现档案信息的在线利用。为每一位教师提供档案登录账号，通过账号登录到档案信息平台后，档案管理人员会对账号的安全性进行检测，同时了解用户的实际需求和档案查看手续。在审核通过后，用户便可以直接借助信息技术在线上进行档案的查询，极大地提高了档案的利用率。

（三）打造高水平档案管理队伍

在中学档案管理中，档案管理人员发挥着至关重要的作用，为了全面提高中学档案信息化管理质量，学校需打造高水平档案管理队伍。在招聘管理人员时，学校应从职业素养和专业技能两个方面考察，了解管理人员是否具备专业的档案信息化管理能力，能否应用各类信息技术实现高效管理。在培训过程中，学校应结合现代化档案信息化管理模式创新培训内容，切实提高每一位管理人员专业技能。如在线下进行实践操作，了解管理人员专业能力。或邀请学者在学校进行演讲，提高档案人员对信息化管理的认识，增强档案管理人员积极性和能力。

结束语：

综上所述，中学档案管理决定着中学的发展，具有十分重要的意义。在新时期下，信息技术的高速发展为中学档案管理工作提供了新思路。在实践中，中学应全面了解当前档案管理存在的问题，并通过树立全新管理理念，加强对信息化管理的认识；加强档案信息化管理，基础设备设施建设；打造高水平档案管理队伍的方式全面提高档案信息化管理质量，推动中学档案信息化发展。

参考文献：

[1]徐霞霞. 信息化背景下的学校档案管理[J]. 管理学家, 2022(11).

[2]杜庆国. 信息化时代学校档案管理的几点思考[J]. 学生电脑, 2022(002):000.