浅析事业单位档案管理中的电子档案管理

浅析事业单位档案管理中的电子档案管理

高建晴

国家粮食和物资储备局河北局一三三处  邮编:050200

摘要：在事业单位的文件处理领域，档案管理的职责非常广泛，涵盖收集、整理、查询等各个方面。此外，文件中的数据非常复杂，因此，文件处理专家必须具备良好的保密技巧和综合素养。随着信息化数字化的发展，档案管理的水平已经跃升到一个全新的高度，电子档案管理为档案管理提供极大的便利性与专业性，然而，目前仍有许多挑战需要解决，因此，各有关部门应该根据实际情况，采取有效措施，以期达到最佳效果。

关键词：事业单位；档案管理；电子档案管理

引言：随着时代的发展，电子文件管理已成为一种更加有效的管理方式。在这种情况下，事业单位的电子档案管理显得尤为重要。因此，本文将对这一领域的研究进行深入探讨，并提出相应的建议。通过这些措施，更好地保护和管理电子档案，并为它们的长期发展做出贡献。随着科技的进步，电子文档已经成为工程建设单位档案管理的主流方式。它不仅能够提高工作效率，还能保护工程内部机密信息的安全，节省资源和时间。然而，在实际应用中，工程电子档案的管理仍存在一些挑战，因此，提升事业单位档案管理中的电子档案管理水平是至关重要的。

一、影响事业单位档案管理中电子档案管理的因素

（一）缺乏专业化的人才队伍

电子化和信息化发展是档案管理工作的重要方向，它将传统的纸质档案信息转换为电子形式，包括文字、图片等。这些电子档案可以帮助我们更好地了解事业单位在不同时期的发展情况。为了更有效地管理档案，档案管理人员需要将纸质信息转换为电子形式，以便更好地进行归档。同时，应该不断提升档案管理人员的专业知识，并且充分利用信息技术和电子化手段，大幅度改善档案的整体质量。电子档案管理工作面临着诸多挑战，但由于档案管理人员缺乏信息素养和信息化应用能力，这些问题仍然无法得到有效解决。

（二）档案管理工作缺乏规范制度

在档案管理工作中，只有以事业单位所制订的文件管理规定为保证，才能推进电子文件的规范化和流程化。但是，在实际电子文件管理工作中，因为对电子文件的认识不足，所以，事业单位并没有按照电子文件的要求，构建出一套规范化的文件，阻碍档案管理工作的深入开展，严重地降低对电子文件的管理的效能和实效性，不能将档案管理工作的真正意义体现出来[1]。此外，档案管理工作的边缘化也影响了档案管理工作的效能发挥。

二、加强事业单位档案管理中的电子档案管理的策略

（一）健全电子档案管理制度

与传统的纸质档案管理方式相比，电子档案的优势显而易见。因此，在实施档案管理时，应当采取措施，建立完善的电子档案管理体系，以便更好地促进工作的顺利开展。然而，目前许多事业单位仍然依赖传统的纸质档案管理方式，这种做法不仅会影响其效率，也会造成不必要的麻烦。因此，档案管理者应该及早调整思维，充分认识到电子和纸质档案的差异，制定一套完善的、符合实际的电子档案管理标准，以满足日常的档案管理需求。例如，某机关事业单位已经采取了一系列措施，包括：在记录任何电子档案信息之前，档案管理部门必须进行严格的审查，确保其完整性，才能将其录入电子档案信息库。此外，该单位还制定了多种不同的查阅层级标准，以便更好地管理和控制电子档案信息。档案管理人员应该认真审查电子档案库中的所有信息，确保它们没有遗漏或者不安全。为了确保事业单位内部的文件安全，所有员工都必须遵守档案管理规定，并且只能通过本人的资格或专长来查看相关文件。任何超出本人资格或专长的查看请求都必须经过本人的授权，并获得档案管理部门的审核[2]。通过建立严格的档案信息输入系统，实施有效的电子化管理，以期让电子文件在事业单位中发挥出最大的作用。

 （二）切实提高电子档案系统安全水平

事业单位的档案管理人员根据当前的信息技术发展趋势，制定出符合实际需求的规范和标准。例如，可以通过制定明确的档案分类标准和有效的监督机制，来促进电子档案的有效运用。为了提升工作效率，档案管理人员应该特别注意网络和硬件的安全。例如，定期检查和维护服务器，并经常更新档案日志，这样才能有效地提升工作效率。在进行维护和检查时，应特别留心线路的老化情况，如果发现有任何问题，应立即采取措施，避免给服务器带来负面影响。同时，必须定期对计算机系统进行杀毒处理，并使用专门的防护软件来保护事业单位的数据。同时，还必须提高信息化水平，以便在发展过程中克服传统的思维束缚。为了实现这一目标，工作人员需要不断反思，努力超越自我，跟上时代的步伐。同时，学会借鉴先进的科技，并将其融入档案管理工作中。随着社会的发展，档案管理信息化的重要性日益凸显，它能够有效地实现档案信息的精简化，为事业单位的可持续发展提供强大的支撑。

（三）深化管理人员资质能力

在事业单位的电子档案管理中，管理者的专业素养和技术能力是决定其工作效率和质量的关键因素。因此，管理层应该加大对管理人员的培训和教育，使他们具备良好的档案管理知识和技能，培养其综合素养。另一方面，事业单位应当采取措施，加强对相关工作人员的专业培训和教育，以便管理人员掌握如何正确使用和维护计算机系统的技术和知识。为了更好地促进档案管理的有效运转，事业单位应当加大对档案管理人员的评估力度，结合管理人员的日常工作表现和专业技能，给予适当的奖惩。此外，还要通过激励机制来增强管理人员的积极性，确保档案管理的有效执行和有效落实

[3]。档案管理人员需要认清当前的职责，熟悉电子档案的管理流程，发现和解决存在的问题，努力提高电子档案的整体水平，为事业单位的发展和社会的进步做出贡献。

三、结束语

因此，档案管理人员应当积极主动地承担起相应的职责，熟悉和遵守事业单位档案管理的相关规定，并且始终秉持综合考虑、科学安排的方针，特别是在处理电子档案方面，更加注重深入探讨和分析。为了提高事业单位的档案管理水平，建议根据当前的情况，采取有针对性的措施。同时，也要注意，应当积极利用新技术，完善和优化档案管理体系，促进我国事业单位的长期发展。

参考文献：

[1]杨会.新形势下事业单位电子档案管理存在的问题及对策[J].兰台内外,2021(33):31-32.

[2]梁海云.大数据环境下行政事业单位电子档案管理研究[J].佛山科学技术学院学报(自然科学版),2021,39(01):77-80.DOI:10.13797/j.cnki.jfosu.1008-0171.2021.0014.

[3]于春琳.事业单位档案管理实践中的电子档案管理做法研究[J].才智,2018(22):227.