某中央建筑企业依托财务共享优化提升项目管控能力的应用分析

某中央建筑企业依托财务共享优化提升项目管控能力的应用分析

詹成勇

中国十九冶  四川成都 610031

摘要：随着财务共享和项目管理系统的深入使用，公司提出了更高标准优化需求，让信息系统与生产经营管理更加深入融合，并结合更多新技术和运算逻辑，更好的传递系统使用人员所需的信息与数据，提高项目风险管控能力、增加项目资金监控能力，用信息技术创造额外的价值并支撑决策支持。

关键词：财务共享、项目管理、管控、优化提升

1应用现状

某中央建筑企业已完成财务共享系统和项目管理系统建设，集团、分子公司以及项目部实现了业财一体、流程全覆盖。其中财务共享系统包含收付款、应收、应付、薪酬管理、付款申请、到账通知、费用报销、收入成本确认、总账报账等模块；项目管理系统包含合同管理、工程管理、物资采购、预算结算等模块。通过两个系统一体化部署，可减少重复录入工作，实现数据共享，提升工作效率；同时加强管理层对项目的监管能力，实时全面掌握企业的项目、财务和资金状况,为企业管理决策提供真实有效的数据支撑。

2实施流程

2.1根据项目状态进行审批管控

重点监管状态为非正常的项目。系统通过预设的三条规则（项目资金结余、项目借款、项目入口合同累计计量与出口合同累计计量）对已有单据自动判断项目状态，判定的结果存放于系统临时表中。财务共享PC端审批页面增加项目状态标识正常和非正常的查询条件，查询过滤便于后续审批操作，非正常项目状态具有明显提示标识。对判定为非正常的单据，在计量等关键环节提交后自动通知领导层，审批流将流转到集团实现一事一议。

2.2项目出口合同履约保证金缴纳作为工程款支付条件

为强化合同约束力及履约质量，出口合同工程款支付前对履约保证金缴纳情况进行验证，履约保证金足额缴纳作为合同生效且可工程款支付的前置条件。在分包合同、采购合同、周转材租入合同、设备租入合同、其他支出类合同单据上增加履约保证金最大应缴金额、履约保证金实缴金额字段；增加的两个字段取值来源为：履约保证金最大应缴金额取该供应商(分包商)在本集团公司签订所有出口合同中最大的应缴履约保证金金额，履约保证金实缴金额取供应商（分包商）在本集团公司缴纳的有效的履约保证金累计金额。

在项目管理协议单据上增加履约保证金应缴金额和履约保证金实缴金额；增加的两个字段取值来源与上述合同取数来源类似：履约保证金应缴金额该项目管理方在本集团公司签订所有已关联项目管理协议的出口合同应缴履约保证金金额，履约保证金实缴金额为该项目管理方在本集团公司有效的履约保证金累计金额，并包含项目管理协议所属的分包单位在本项目缴纳的保证金金额。

现金、银行转账方式得保证金收取单控制只能通过财务认领推单到押金保证金收取单，其他方式得保证金由业务人员通过自制单据方式录入押金保证金收取单；并且需要关联对应得项目管理协议或合同，否则不能进行提交单据启动流程。

分包及其他支出合同结算时需要验证乙方在集团公司中所有项目中缴纳的开累履约保证金金额。保证金缴纳（单必须是审批通过,保函在有效期内的）金额需大于等于对应出口合同约定的履约保证金金额；如果出口合同存在项目管理协议，除以上控制还需要校验项目管理方是否也足额缴纳履约保证金。履约保证金退回时需要验证分包单位和项目管理方开累的有效履约保证金减去本次申请退回的保证金金额大于等于出口合同最大的应缴履约保证金金额，不满足可以保存单据但不能提交发起流程并提示履约保证金未达到退回条件。

2.3资金预算逐级填报审批系统

提取财务共享系统和项目管理系统业财数据建立项目资金预算系统。在财务共享系统和项目管理系统开发项目出口合同支付明细表、资金支付预算汇总表、资金权限控制配置表三张单据；利用这些单据可以按照分子公司和项目部为单位抓取各个项目数据汇总到集团公司。实现了项目出口合同预算支付明细以及分公司维度的项目整体资金支付预算汇总清晰呈现。

制单人选择已分配权限的项目，选择出口合同时自动带出合同上项目状态、项目非正常原因、合同总金额、合同约定支付比例、累计计量值和结算值、累计已付款金额等信息。通过系统预设计算逻辑和控制规则，实现项目出口合同支付明细表及资金支付预算汇总表单的双控，如若出现偏差由二级单位财资部长进行数据维护及修改。

2.4项目投入产值汇总表取数和流程控制改造

通过调研发现计量单据项目投入产值汇总表部分字段是手工填写，业财数据存在差异；审批流程长且参与人员多，项目部发起流程到流程结束历时较长，导致项目不能及时的计量和付款。需在项目计量时增加农民工工资、投入金额、产值金额、安全生产费等字段并自动取结算数据；计量等项目管理单据已在审批APP上集成应用，但待审批信息未通知到门户APP，不打开审批APP则不知道有待审事项，导致部分单据需人工通知，审批流程需要更加快速、更加智能。

在收入合同结算增加字段农民工工资、投入金额、产值金额、安全生产费，在支出合同结算增加字段农民工工资、安全生产费；在计量时，增设数据计算按钮按合同一键获取农民工工资、投入金额、产值金额、安全生产费相关字段并汇总。

根据审批流的管理痛点从两个方面入手，一是打通项目管理系统审批APP与门户的通道，通过实时读取流程的待审批信息到中间表，有待审批记录插入时将待办消息发送给审批人实现智能提醒;二是解决项目管理系统的消息配置功能，通过界面配置待通知单据大类、单据字段、消息结构的方式将领导关注的单据、字段信息通过待办消息提醒。

3应用成效分析

3.1根据项目状态进行审批管控

满足公司对项目的精细化管控要求，从项目资金余额、项目借款、合同计量三个维度对项目状态进行了判断，对非正常项目的所有单据和审批流程进行差别化管理，着重加强对非正常项目的经营管理，通过非正常项目的单据消息通知，让管理更加有的放矢，降低企业经营风险。

3.2项目出口合同履约保证金缴纳作为工程款支付条件

履约保证金优化事项按照公司管理要求，统一转财务部管理，改变了原市场经营人员、财务管理部门跨部门管理效果不佳的局面，通过该项优化开发出保证金缴纳分析表，权责及数据更加明晰；流程管控从财务事后控制，前移至业务事前控制，过程控制更精准，提高了对项目、供应商、合同的资金管控能力。

3.3资金预算逐级填报审批系统

项目预算逐级填报审批系统与财务共享系统和项目管理系统无缝集成，共用项目、合同、收付款等数据，为项目部、分公司、集团的三级数据使用者提供了便捷的查询方式；同时为项目付款申请的项目预算控制提供依据，为项目管理分析提供数据支撑。

3.4项目投入产值汇总表取数和流程控制改造

结算数据用于项目计量数据共享，减少人工干预，提升系统的数据准确性唯一性，提高管理人员的审单效率；审批流程的改造减少了流程消耗时间，提高了管理效率，让财务共享系统和项目管理系统更加人性化、智能化。

结语

依托于财务共享优化提升项目管控能力是一个持续的工作。随着公司不断的发展，业务量持续的增加，现有系统的功能随着时间推移将会满足不了业务需求，公司利用自身开发力量动态、快速的根据业务管理和财务管理的需要，对财务共享系统和项目管理系统进行灵活开发，落地公司对项目的管控逻辑，提升项目的精细化管理能力。

参考文献

[1]王迎,尚越.财务共享中心建设与实施的案例研究[J].商业会计，2022（21）：87-90.

[2]邵军.财务共享模式下企业集团业财融合研究[J].行政事业资产与财务,2022(19):94-96.

[3]林中秀.大型企业财务共享模式下财务转型路径分析[J].财会学习,2022(28):28-30.