新形势下人事档案管理创新改革与研究

新形势下人事档案管理创新改革与研究

梁丽霞

宁夏沙湖旅游股份有限公司

摘要：人事档案工作在现代化企业人事工作中的作用日益凸显，突出表现在档案资料的价值方面。档案工作人员通过对现有的人事档案资料进行合理化的规整，能够给企业的人力资源工作提供工作档案资料服务支持，为人力资源发展规划带来数据和决策方面的支持保障，保证员工招聘质量得以提升，为企业的员工培训提供资料来源支持，促使企业跨地域网络管理，有助于制定职工未来的人生发展规划。企业需要结合现有的信息化技术、数据库技术工具，使档案数据查询更加高效，档案数据信息利用更加科学化，进而使人事档案管理效率更高，使其在人力资源工作中发挥的价值更大。

关键词：人事档案管理；创新；改革

引言

做好新形势下企业人事档案工作，对于企业的长远发展有着举足轻重的作用。人事档案管理部门要与时俱进，优化管理，积极推动人事档案管理工作科学化、制度化、规范化，为企业的人才培养选拔工作提供有力支撑。

1企业人事档案管理的重要性

梳理人事档案管理的实践重要性与必要性，廓清档案管理思路，确立系列工作关键节点。决策管理团队需要精准把握内在目标诉求，以需求为导向，深入调整管理方法，实现人事档案管理、调用的创新性。根据以往经验，企业人员数量多，组成结构复杂，决策管理团队在内部人力资源管控环节往往需要耗费大量精力进行人员鉴别，无形中对于企业人事档案管理和人力资源发掘，以及企业人员的培训、考核晋升等工作内容的顺利开展产生了阻滞的影响。为摆脱不良局面，企业决策管理团队应重视起人事档案管理的重要性，始终把企业人事档案管理工作视为企业人力资源管理工作的重中之重，对档案信息管理手段进行不断的完善和创新，依托于科技信息技术的不断创新，促进新形势下人事档案信息的发掘、汇总、以及应用平台开发工作的顺利开展，有效提高人事档案的管理工作效率，并充分发挥其作用。同时，积极推进档案管理的技术创新，在信息化技术框架下，对档案获取方式、应用方法等模式不断多样化，达到档案信息管理质量提升与管理成本降低的“双赢”。

2新形势下人事档案管理新要求

2.1不断实现企业人事档案信息采集的数字化

为持续提升企业人事档案管理水平，构建科学化、标准化信息处理机制，在整个企业人事档案管理过程中，应当对人事档案数据进行科学化整理，在企业人力资源管理工作环节所涉及的人事档案数据进行充分发掘，从而精准反映出职工日常表现、学历等级、年龄结构等基础数据，为企业进行人才选拔提供数据支撑。多数企业为实现高效率信息采集工作，选择以时间、项目作为模块划分的依据来进行人事档案信息整合。例如现阶段部分企业人事档案通过引入计算机网络技术平台，将企业人事档案数据进行发掘、汇总，此档案信息处理方式能够有效避免档案数据之间的割裂性，从而真实有效将企业员工基本情况反映出来，有效促进了后续企业人事决策的制定，为人员能顺利开展管控等各项工作奠定良好基础。

2.2不断实现企业人事档案信息应用的智能化

在企业进行人事档案管理过程中，管理人员需要采取有效举措，进行档案信息灵活高效运用。在人事档案管理过程中，管理人员应当多样化应用档案信息模式，以档案信息采集为基础，根据掌握的档案数据，有目标、有计划地开展信息分析等系列工作，实现对人员科学评估。基于上述目标定位，管理人员需要加强档案信息调取、应用能力。例如部分企业将大数据技术融入到人事档案管理活动之中，利用软件算法建立数据之间的逻辑关联，将企业人事档案信息的类别和信息内容以及档案信息使用场景等信息进行统筹，有效促进了企业人事档案信息处理的科学化水平的提升，有效降低了对于档案信息管理工作的负面影响，充分体现新技术的优势，切实发挥出计算机网络技术在提升档案信息管理精准性方面的有利作用。切实满足不同场景下人事档案调取、分析以及应用要求，为后续各项人事任免、选拔等工作提供方向性引导，确保管理总体效果，防止工作漏洞的出现。

3企业人事档案管理工作存在的问题分析

3.1　对人事档案管理工作的重要性认识不够

当前，一些基层单位和基层单位的档案管理人员对于人事档案管理工作的重要性缺乏足够的认识，觉得档案工作“无关紧要”，对档案工作重视不够、管理不严，基础工作能拖则拖，或是简单应付检查、流于形式。有的单位档案设施严重落后，档案室、档案柜不符合基本的存放标准，档案保存状况堪忧；有的单位基础管理混乱，档案存放、查阅缺乏规范的流程管理；有的单位档案管理人员和资金投入严重不足，档案长期缺少维护。这些情况都使得人事档案难以在企业组织人事工作中发挥应有的作用。近年来，个别单位甚至出现了人事档案涂改造假、档案遗失、无头档案等严重问题，究其原因，大多是相关人员对人事档案管理工作的严肃性、重要性认识不足，疏于管理，极大地损害了人事档案的权威性和公信力。

3.2人事档案管理工作的专业性不足

人事档案管理工作是一项集专业性、知识性、实操性于一体的工作，相关人员必须具备较强的业务水平和丰富的工作经验。然而，现实中档案管理人员往往“身兼数职”，难以沉下心来系统学习和训练人事档案理论知识和实操技巧，也没有足够的时间和精力用于档案管理、整理工作。还有一些档案管理人员感觉这一工作没有前途，不受重视，缺乏主观能动性，其思想状态和专业水平都不能适应人事档案管理工作的需要。

3.3相关材料收集不及时、入档不规范

档案材料的收集归档、分类整理和日常维护，是人事档案管理工作的核心内容。档案材料的真实性和完整性直接决定了人事档案的有效性。但是，人事档案材料的生成部门众多，生成时间分散，许多单位的组织人事部门与其他部门未能形成有效的沟通互动，导致入档材料收集不及时、不完整，存在遗漏，还有的入档材料不够规范，如缺少公章、日期等，或是将不应归档的材料放入档案，以上种种，都会造成人事档案信息不完整、不准确，影响人事档案管理工作的正常开展。

4新形势下人事档案管理创新策略

4.1转换人事档案管理思路

企业组织开展人事档案管理过程中，管理人员应当突出合法性、合规性、实用性、安全性等工作要求，设定工作要点，建立台账化管理，确保系列档案综合管理工作稳妥推进。基于新时期背景下企业人事档案管理需求，管理人员应当明确工作定位，以合法性、合规性、安全性与实用性为要点，整合技术要素、管理要素、人力资源要素，推动综合管理平台有序运转。具体来看，人事档案作为记录企业日常运行数据的重要媒介，涉及大量敏感信息，这就要求管理人员应当在相关政策法规框架下，严格落实档人事案管理标准，形成档案收集、整理、立卷等工作流程，合法合规做好档案日常管理工作。例如企业以“件”为单位，做好档案装订、分类、排列、编盒等相关工作，形成人事档案管理标准化。档案管理的目的在于通过档案信息数据科学调用，辅助企业进行决策管理、人事调动等系列工作，确保企业运行成效，消除工作开展中的盲目性，持久发挥企业在行业中的竞争优势。由于企业人事档案中涉及大量敏感信息，日常管理环节应当加强保密力度，避免档案管理不当，造成档案信息泄露，对正常经济生产与生活产生破坏性作用。

4.2建立信息化人事档案管理体系

为稳步增强企业人事档案管理效能，发挥档案的实用价值，管理人员应当依托现有技术资源，建立健全信息化人事档案管理体系，形成档案共享化平台，实现企业人事档案收集、汇总、分类、整理以及应用的集约化。借助档案管理基础性工作，在企业内部编制形成合理的档案类目，保证分类结果精准，为后续档案开放以及应用提供便利条件。档案信息化管理体系设立过程中，企业必须要科学计划所引进档案管理的相关硬件和软件设备，在做好相关方面的预算的基础下，对现有技术进行必要的升级，促进互联网+企业人事档案的新模式的实现。人事档案管理实际上是一项动态性、长效性的工作，要根据员工个人成长和发展的实际，对其人事档案资料进行实时的补充、整理和保管，比如员工获得的成人教育学历、专业技能资格、职称、获得的荣誉称号或者是受到的处分等，甚至是员工的个人身体健康证明等都应当进行相应的人事档案资料管理，这些都需要健全的工作制度。新形势下企业应当根据实际情况，紧跟社会发展的趋势，对人事档案管理制度进行健全，以相对完善的管理制度从根本上提升企业人事档案管理工作的水平。

4.3组建专业化档案管理队伍

企业人事档案管理工作的稳步开展，需要专业管理人员的有效参与，依托人才队伍建设，逐步将人才优势转化为管理优势。基于档案管理人员的重要性，企业在日常工作中，需要充分综合系列要素，有目标、有计划地制定培训方案，以培训方案为指导，突出对管理人员综合能力水平的培养，提升管理人员综合素养，促进管理人员在进行信息技术应用中更好的发挥作用。组织开展常态化业务工作，组织管理人员开展相关政策法规的工作，提升理论深度，明确档案管理标准，设定企业人事档案管理工作架构，确保档案合法、合规管理。持续激发管理人员工作积极性与主动性，建立并健全完善的考核激励机制，以档案管理要求为基准，把握考核标准，科学管控考核流程严谨进行考核。对考核结果应用场景进行创新，开展多模式应用。根据考核结果进行合理的奖励或者岗位晋升。通过这种方式扩大专业化人才队伍的建设，快速提升管理人员的工作能力和专业水平素养，达到符合新形势下企业人事档案综合管理要求。例如，组织开展档案管理人员表彰工作，宣传先进人物典型事迹，形成良好示范效果，通过人事档案管理团队的有效参与，人事档案信息获取、数据共享等活动得以顺利开展，对于新形势下企业人事档案管理体系改进创新提供强大支撑，以更好地推动档案管理工作有序进行。

4.4　夯实人事档案管理根基

基础不牢，地动山摇。针对人事档案管理和专审工作中凸显的各种问题，必须全面加强人事档案管理的基础工作。一是要加大档案基础设施建设，严格按照《档案法》及《条例》要求，配备符合标准的库房、档案柜及其他配套工具和设施，从硬件上确保档案的长期安全妥善保存。二是要统筹协调，完善人事档案材料收集机制。可以探索建立人事档案联席会议制度，定期召开会议，列出清单，明确材料要求，督促各相关部门及时将应入档材料整理交给人事档案管理部门。人事档案管理部门则要严格把关，将不符合要求的材料退回整改，不应入档的材料予以剔除。三是要及时整理、动态维护。要按照人事档案工作流程，及时将材料装入人事档案，并进行相应的分类、装订处理，避免材料长时间积压，堆积混乱。要严格执行档案相关信息的登记录入，方便后续查阅、使用工作的开展。

结束语

人事档案作为内部管理体系重要组成部分，是集中反映人员职业素养，呈现职业履历脉络的有效路径。以人事档案为基础，逐步实现人才选拔、使用以及管理的标准化，在企业内部构建起完备的人力资源管理机制。人事档案管理是新形势下企业管理的重点工作之一。

参考文献

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