提升高中学校档案管理效率的策略分析

提升高中学校档案管理效率的策略分析

王纯英

重庆市涪陵高级中学校 408000

摘要：高中学校档案信息是对高中学校发展建设过程的全记录，深刻反映了高中学校的发展变化和学生的成长历程，对于推动教育改革，促进学生全面发展，记录学生成长情况有重要的意义。目前，高中学校档案管理工作的整体水平还有待于提高，需要进一步构建完善的档案管理体系，创新档案管理工作的方式方法，从而满足各方面对学校档案的使用需要，提供更加有价值的学校档案信息。

关键词：高中；档案管理；效率提升

引 言

学校档案是一种记载学校的发展历程，以及包括学生教师等在内的成员参与教学活动实践的重要资料，有效的档案管理能够充分发挥档案的最大作用，促进学校的整体规划与发展。提升高中学校档案管理工作效率。高中档案管理作为高中学校运营管理的重要组成部分，它能够更加直观、系统地凸显教学管理，能够更好地为教学活动提供服务。

一、学校档案管理的重要性

（一）有利于实现档案资源利用最大化价值

通过对各学校档案管理工作调查研究发现，大多数学校管理模式相对比较落后，相关人员借阅困难，档案资料仍然采用传统纸质化，并没有完全转变为现代化电子版存档文件形式，不注重新型技术手段，更无法实现资源共享、信息互通，无法满足现代社会发展需求以及实现高效性。对于高中学校来说，有效的高中学校档案管理模式的创新，有利于实现资源利用最大化，例如在档案管理过程中，档案管理人员与教师相互合作，科学合理地规划、整理、编排档案资源，构建新型教学模式，为教师提供高质量的教学资源，丰富教学，有利于提高学校整体水平，实现资源利用最大化价值。

（二）符合新时期档案管理多元化的发展需求

随着社会的发展，档案管理工作也应该紧跟时代步伐，高中学校档案管理工作也不例外。高中学校档案管理改革创新，必须立足于现代化教育的需要，更新传统的管理思想，充分利用现代化科技设备和手段，实现数字化档案管理，促进档案管理模式多元化发展。高中学校档案管理创新改革发展，已经成为新时期多元化的档案事业发展的重要趋势。

二、高中档案管理工作目前存在的问题

高中阶段是人生最重要的阶段之一，该阶段的教育成果直接影响学生的高考成绩。因此，学校领导更为重视教育成果，而忽视了高中的档案管理。高中学生档案囊括的信息较多，不仅包括学生平时的学业成绩、社会实践活动，也包含学生的综合素质等方面。学校的重视程度不够不仅导致管理人员不够专业，管理水平低下，也导致因管理资金不足，产生恶性循环，使档案管理工作越来越滞后。纵观各学校的制度，班级纪律、课堂记录等占了学校制度的大幅篇章，而关于档案管理的制度却寥寥无几。管理制度的落后导致相关工作人员在工作过程中没有相关的准则规范。由于学校的重视程度较低，导致相关档案管理工作人员长期未进行培训，他们的能力已经跟不上现阶段对高中档案管理的要求，从而使学校的档案管理工作一直没有得到提升。

三、优化高中学校档案管理工作的措施

（一）制定科学规范的方案，明确个人岗位职责

对于高中学校来说，传统的纸质档案管理不能符合我国现阶段档案管理的现状，这就导致高中学校的档案管理人员在实际的工作过程，无法按照既定章程进行工作，如果学校的档案管理工作没有规章且比较混乱，就会使教职工以及学生的行为无法受到约束，高中学校的数字档案管理工作就会出现一定的纰漏。所以，对于高中学校来说，应该充分结合学校当前档案管理的实际情况，并在数字档案应用的背景下，制定科学有效的档案管理标准和规范。并且，还应该将数字档案的建档、归档、查询以及安全管理等部分纳入档案管理的规范条例中去。只有这样，才能够使高中学校的档案管理人员拥有更高的责任意识和安全意识，真正做到档案精细化管理。与此同时，为了更好地对学校档案进行规范化管理，并加强档案管理人员的责任意识，高中学校应该根据档案管理工作人员的结构对其岗位和职责进行明确划分，使档案管理工作人员能够充分认识到数字档案管理的作用和价值，从而构建一个良性的高中学校档案管理新环境。

（二）采用档案分类管理，细化档案管理

随着高中学校管理运转精细化、专业化和标准化的深入实施，学校档案管理应当采用分类管理的方式，做到不同类别的档案采用不同管理方式，保证档案信息的真实性，为档案信息利用的精准化奠定基础。首先，学校档案由相关责任人进行分门别类的登记，具体由学校行政部门负责做好建设档案的制作，由财务部门负责财务档案的制作，由政教部门负责与贫困生对接并加强相关档案的管理，然后将这些档案信息分类汇总到档案部门。其次，档案部门主要负责对各类档案进行核对，按照相关制度分类管理学生档案、政务档案、财务档案和人事档案等，切实形成档案体系，为后续的档案应用做好准备。再次，由档案管理专职部门加强后续的档案建设，包括基于档案分析和档案数据对比构建检索目录和补充相关资料，根据相关信息汇总进行必要档案资料服务，从而满足各方面的档案使用需要，及时提供更多有价值的档案数据。

（三）加强安全意识，做好风险防范工作

档案作为高中学校管理过程中最重要的内容，虽然受到信息技术、加密技术以及储存技术的直接影响而日益便捷，但其管理过程也非常容易受到人为因素的影响，导致档案管理工作出现信息数据丢失以及资源损坏的问题。所以，学校的档案管理人员应该具备更强的安全意识，将档案资源中的信息数据安全作为最关键的任务，并对档案信息管理系统的各功能板块、资源储存板块进行检查和维护。一旦档案管理人员发现档案上的信息以及各项数据资源出现丢失或者损坏的状况，就应该及时采取切断校园网和外网以及屏蔽登录权限的方式，并找出档案中信息及各项数据资源丢失或损坏的原因，充分利用档案管理安全应急预案中的信息补录方式，对档案管理系统中出现的漏洞进行及时补救。

（四）建立完善的档案管理制度体系

建立完善的档案管理制度体系，是实现高中学校档案资源有效利用和科学建设校园文化质量的重要手段。首先要制定完善的保管体制，首先完善保管体制，在纸质化档案的管理过程中，充分利用现代化的防盗防火防水防潮防鼠等技术保障，确保档案信息的完整；其次，健全档案借阅检索机制不健全。规范各级别人员的借阅和检索流程，对一些技术性档案设置严格的保密等级和权限，相关人员要想获取档案信息，必须通过相关的审批流程，相关人员进入档案室要遵守相关的制度，使管理人员与借阅检索人员权责一一对应；最后，要完善考核与监督机制，把档案管理工作纳入考核体系中，对管理人员有突出贡献的给予奖励，提高其工作的积极性。此外，不管是管理人员，还是借阅检索人员，对档案出现的泄密、失真等问题都必须追究其责任。建立完善的档案管理制度体系，是实现高中学校档案管理改革创新的基础保障，是档案管理改革的关键环节。

结 语

社会在进步，对教育行业的要求越来越高，而高中档案管理工作是高中教育工作中最基础的组成部分，它看起来非常简单，但是如果将每项工作都做得十分细致，它又是一份特别烦琐的工作，这就要求档案管理人员十分细心又耐心，才能将这份看似简单的工作做到细致入微。高中档案管理工作做得好，可以便于学校领导随时查阅、随时发现各类人才，促进学校教育工作的开展。

参考文献：

[1]潘松柏.学校档案管理工作之我见[J].山东档案,2022(01)

[2]朱自生.论新时期如何做好档案工作[J].办公室业务,2018(06)