分析企业档案信息化建设的问题与对策

分析企业档案信息化建设的问题与对策

彭芳

琴海科技股份有限公司     湖南省长沙市  410000

摘要：随着信息科技的不断进步，企业档案信息化建设问题的重要性已逐渐显露。档案信息化，在一方面可以提高企业管理效率，另一方面也会保障企业信息的安全性与可靠性。但在企业档案信息化建设过程中仍然还存在许多问题。本文主要探讨了企业档案信息化建设的问题与对策，首先介绍企业档案信息化建设的背景和意义，指出了信息化建设对于企业档案管理的重要性。接着，简单剖析了当前企业档案信息化建设中存在的问题并提出了相应的对策，旨在提高企业档案信息化建设的水平，为企业管理和发展提供更好的支持。

关键词：企业档案；档案信息化；信息化建设

引言

社会逐渐进步的过程中，信息化时代也悄然来袭，信息技术步入大众视野。随着信息技术的不断发展和普及，企业档案信息化建设已经成为了企业发展的必然趋势，企业只有握紧这一有力武器，才能在激烈的市场竞争中脱颖而出。信息化的档案管理能够解决传统档案管理过程中存在的不足之处，更好地促使档案管理建设的水平提高，对于提升企业信息管理能力、推进企业数字化转型均具有重要意义。

1. 企业档案信息化的建设及意义

企业档案信息化建设是将传统的纸质档案转换为数字化电子档案，通过计算机及网络技术，实现档案整理、管理、保护和利用的过程。信息化建设可以提高企业档案的质量、效率和安全性，加强档案管理的科学性和规范性，为企业的决策提供更准确和全面的信息支持，同时也能减少管理成本和节约空间[1]。档案信息化建设的意义在于提高企业的管理效率、信息化水平和服务质量。信息化使得企业能够更加准确、及时、全面地了解内部运营状况和市场信息，能够更好地为客户提供服务。信息化建设也可以减少人力成本，提高企业运营效率，从而提高企业的竞争力。

2.企业档案信息化建设存在的问题

2.1档案数据管理问题

企业档案信息化建设的基础是对数据的管理。但是，在实际操作中会出现对数据管理不够严格的情况。在很多企业中，还是以纸质档案为主，档案信息未得到全面与系统的管理。未经过合理的分类、归档、维护的数据，容易产生不必要的错误，加重企业的工作量。对于企业来说，归档文件的标准非常重要，因为标准有助于保护文化遗产，规范化企业运作。但事实上，许多企业面临着档案文件归档不规范的问题。文件名不规范，存档路径不明确，标签错误等问题也已经成为了数字化转型过程中普遍存在的问题。企业档案信息化管理作为一个综合性的系统和工程，在实际操作上会受到企业组织机制和管理的限制。没有健全的管理机制和制度、管理不严格等因素，造成了不利于档案管理的规范和信息化建设推进的景象。

2.2技术问题

技术是信息化建设的核心，技术应用和创新对于企业档案信息化建设是至关重要的。企业需要及时了解并采用最新的技术来优化和提高其数字化效率。此外，也需要探索新的技术和方法来更好地实现数字化目标。企业档案信息化建设中，技术选择不合理是造成该领域困局的重要原因之一。在信息化建设中，企业需要拥有先进的技术手段及专业IT人才，对于某些中小型企业，由于经济实力有限以及人员技能水平相对较低，难以选择合适的技术选型，这对不少中小型企业而言是一个显著的瓶颈。如何克服这个问题，实现信息化建设的快速推进，值得深思。而另外一些较大型企业，由于过分关注当前热门技术的应用，却忽略了自身实际需求，或因无法有效集成已有技术而导致了技术冲突问题浮出水面。

2.3数据采集问题

在档案信息化建设中，数据采集与保障关乎系统的可靠性和实用性。而许多企业在采集信息的过程中，未能考虑数据的完整性、所需数据类型和数据的长期存储等因素，导致档案信息的缺失、破坏和遗失。而数据采集与保障的不完善，还可能导致系统难以应对数据流量大的场景。

2.4安全风险问题

档案信息的安全性是企业信息化建设的重要组成部分，企业档案信息化建设过程中，将涉及大量重要的公司机密性信息，例如客户资料、供应商协议等等。如果这些信息遭到泄露或丢失，将会带来极大的机密泄露风险，使企业承受巨大的压力与难以承担的后果。尤其是随着信息泄露、黑客攻击等安全问题的日渐严重，以及政策法规的不断加强，企业档案信息化建设若是缺乏安全保障，则可能引发重大的企业安全问题。此外，由于档案数据的大量存储，容易被意外破坏或损坏，损失更大。在实践中发现，许多企业对于安全性问题的重视不够，存在管理不当、技术上存在漏洞等问题，使得安全风险难以控制。

3.企业档案信息化建设的对策
3.1规范档案管理流程

企业档案信息化建设的基础是对数据的管理，企业应在数据的分类、归档、维护等方面做好工作，对数据进行全面与系统的管理。企业需要详化档案管理流程，对档案进行分类、存储、检索和保管等方面进行规范化管理，提高档案信息化建设的质量。制定文件的管理标准和政策，确保所有文件存档的标准化。公司可以制定标准的文件命名规则，通过分类和目录组织和管理所有文件，明确每个文档的归属和存档路径，并采取一致性标签方法进行标记和管理。并充分利用现有或新建的IT系统或软件，建立起高效、安全、合理的档案信息管理体系。

3.2合理选择技术

企业档案信息化建设的进度需要得到合理的规划和安排，复杂项目需要得到专业的团队和专业工程方案的支持。行之有效的方式是逐步推进，先进行最为关键和紧急的内容数字化处理，等逐步在制度、技术和软硬件环境上完善，建立完善的数字档案系统。在进行档案信息化建设之前，需完整考虑公司自身情况，量身订制合适的技术方案。可以侧重于主流技术选型，指导企业系统具备先进性和可用性；此外还要根据实际情况选用相应的硬件配备，例如存储设备、网络设备等，以便实现更快捷、更安全的档案管理。

3.3数据保障与流程规范化

企业档案信息化建设中，在数据采集与保管时，应该严格控制对关键信息的访问权限，设立相应的权限控制手段；确保数据的完整性与一致性，以及数据存储安全性；同时，制定完整的数据管理流程，从细节处把控过程，以确保数据采集与保障完善，并存放在合适的设备或云端中以保持其安全性。

3.4安全防护和监控管理

由于安全性问题在企业档案信息化建设中至关重要，应策略合理地进行网络安全防护措施，并采用相关管理软件进行安全监控。例如可采用权限管理软件及相应的流程复核机制来保障数据的安全性，应用相关的防火墙系统以避免潜在攻击、针对性地部署数据加密技术，对数据进行备份，防范外部攻击，通过双重密码保障档案的安全性等。[2]
 

结语

随着企业档案管理的日趋复杂和数据信息化的推进，企业档案信息化建设在企业经营活动中的地位也越来越重要。通过对企业档案信息化建设的问题与对策进行分析，我们可以看到，企业档案信息化建设需要企业对各种因素进行全方面考量，再根据企业自身的实际情况，制定出符合企业目标的信息化建设战略方案，以确保信息化建设的顺利进行。企业档案信息化建设是一个极其冗杂的发展过程，需要企业全面考虑各种因素，制定出合适的信息化建设方案，并加强对信息化建设的管理和人才培养，以确保信息化建设的顺利进行。只有这样，企业才能于风雨飘摇的信息化时代中立足，推动企业可持续发展。

参考文献

[1]王雪.企业档案信息化建设对策分析[J].办公室业务,2021(15):69-70.

[2]李萌,王淑英,江翠丽.新时代企业档案信息化建设问题与对策探究[J].机电兵船档案,2020(01):76-78.