现有档案资源管理与公共服务能力提升研究

现有档案资源管理与公共服务能力提升研究

闻高原

北大荒集团北安医院政工科  黑龙江北安  164000

摘要：大数据时代背景下，档案工作的对象、内容与环境发生了显著改变，急需对档案工作方法、模式与理念进行创新，展开全面的智能升级和数字转型。当前，社会公众越来越需要档案文化和档案信息，在此形势下，需要我们深入贯彻学习新《档案法》，促进档案开放利用，实现档案服务的高效性和优质性，从而推动公共服务档案管理工作高质量发展。

关键词：档案；资源管理

一、公共服务档案管理存在的短板

（一）公共服务发展与档案工作没有同步推进改革

面对激烈的市场竞争，广西某公司积极改革体制、机制、机构，在稳中求进的工作总基调上保持不动摇，积极致力于提高发展质量与效益，以建设一流资本运营控股集团为目标，将公司打造成为在广西领先、中国西南地区和东盟具备一定影响力的大型国有资本运营集团。在这个过程中，公司更多注重的是直观的经济效益，公共服务直接相关的部门或机构工作往往最被重视，公司对档案工作认识不足，重视支持不够，档案意识相对薄弱，未及时给予文件收集、利用和归档工作较多的关注。该公司成立初期没有档案机构，几年后才筹备组建档案室，在后来整理档案时发现先期的文件资料、技术资料出现流失现象。

（二）档案管理人员业务素质未适应公共服务发展需要

档案工作作为一项系统工程对专业性要求非常高，需要档案管理人员的服务意识较强、工作能力一定要熟练。负责管理档案的人员既要对档案相关理论做到烂熟于心，且对公共服务生产经营相关的技术知识也必须十分了解，如此方可有效应对各项工作。黑龙江某公司虽然也有专职档案人员，但有些不是专业科班出身，没有较好地掌握档案知识，面对公共服务档案工作的发展需要，其素质往往无法与之较好地相适应。

（三）公共服务档案的“主体”错位

一个公共服务档案工作最为重点的一点就是档案的主体明确性。现阶段，公共服务尚不具备正确的档案主体观念，进而让整个公共服务档案工作水平均受到影响。公共服务片面认为公共服务档案的主体就是文书、人事档案，没有对真正有价值的档案引起重视，最终让公共服务档案的开发利用受到影响，阻碍了公共服务的良好发展。

（四）档案管理信息化建设明显滞后

随着“互联网+”发展，面对新出现的电子文件，很多公共服务采取回避措施，档案管理信息化经费投入不足、建设滞后。档案管理理念与模式依然固守传统，对电子文件视若罔闻，进而流失了许多档案资源，大量文件保存于业务部门，档案人员的整体素质也普遍不高，未开展科学的档案管理，导致档案长时间处于“游离”状态，公共服务“记忆”随时面临丢失。

二、推动公共服务档案管理工作高质量发展的有效路径

（一）牢牢把握公共服务档案工作的政治属性

中国共产党是我们各项事业的领导核心。坚持党的领导、加强政治建设，是公司尤其是国有公共服务的“根”和“魂”。档案工作具有鲜明的政治属性，公共服务档案系统必须牢记“档案工作姓党”，以高度的政治自觉认真落实改革要求。党的十九大以来，党和国家加强了对档案工作的领导，推进了档案工作体制机制创新和职能转变，实行“局馆分设”。国企档案部门必须提高政治站位，积极适应国企提质增效、转型发展的形势，创新发展理念、管理模式和服务方式，认真把“为党管档、为国守史、为民服务”的职责落到实处，在档案工作中保持高度的政治自觉与强烈的政治责任。

（二）着力营造档案法学习宣传浓厚氛围

公共服务的档案管理部门要以颁布实施新《档案法》为契机，在本公共服务普法工作以及档案工作中，着重开展《档案法》的学习宣传和落实工作，大力普及宣传档案法。通过组织开展专题学习会、培训会、研讨会等形式，加深公共服务领导和员工对档案工作政治属性的认识，帮助所有人员深刻理解和认识档案工作，从而促进档案法治意识增强。同时，要运用多种多样的宣传手段，利用公共服务主办的抖音、微信公众号、期刊、报纸等平台和新媒体开设档案知识以及档案法专栏，帮助公共服务员工充分认识档案法，营造全员参与、掌握、遵守和运用的良好氛围。

（三）坚持法治思维推动公共服务档案工作向纵深发展

公共服务做好档案工作的一项前提条件，就是树立法制意识、坚持法治思维。一是在提高执法认识上下功夫。围绕《档案法》等国家法律法规，加大宣传力度，在学法知法的同时，更要懂法，对执法的严肃性予以明确，主动工作，从根本上解决档案工作可有可无的错误思想。二是在重视档案工作上下功夫。不论是在党和国家事业发展过程中，还是社会治理过程中，档案工作都是至关重要且不可或缺的，其具有记录历史、传承文明、服务社会的作用。公共服务推进与做好档案工作的一项前提条件就是公共服务领导与档案工作人员正确认识到档案工作的重要性。三是在档案制度建设上下功夫。在公共服务发展规划与年度计划中纳入档案工作，确保有专项资金用于档案工作，把各级领导档案工作责任制落到实处，打造一支专业的档案人员队伍，把“四同步”“三纳入”等制度真正在档案管理中贯彻执行，切实做到依法治档。

（四）建立健全档案管理机制

自实施《档案法》以来，档案工作逐步朝着法治建设的方向发展。要激活档案工作，对档案管理机制进行构建和完善是一大重大举措。第一，建立容错纠错机制。在工作中常出现时间紧、任务重的现象，如果严重指责工作态度积极、偶尔出错的员工，则会对员工的工作积极性造成极大影响。对科学的容错机制进行建立、对员工持有一颗宽容之心，才能将其参与档案工作的积极主动性充分调动起来。要第一时间提醒和口头教育责任意识严重不足、经常出错的人员，以免影响今后的档案工作。第二，构建有效激励机制。公共服务内部缺乏动力是导致档案工作效率不高的一大主要原因，只有对有效的激励机制进行建立，立足于职工的角度，采用合理的精神和物质奖励机制以及考核机制，以此有效调动档案工作人员的积极主动。需要立足于《档案法》构建激励机制，加深对工作人员切身利益的需求的了解，同时展开科学分析，运用差异将立法促进档案工作效率提升。

（五）构建适应公共服务发展的档案管理模式

新发展阶段，要贯彻落实国家推进“高质量发展”与“依法治国”的部署要求。档案作为各项管理活动最原始、最权威和最可靠的记录，是公共服务合规管理、依法经营的有效凭证，也是审计、巡视和巡察工作的重要依据。实践证明，加强公共服务管理与内部控制的一个有效抓手就是档案工作。通过加强档案管理，可以有效降低资金管理、承包商管理、物资采购、社会化服务、三重一大决策等各类管理风险，对提高公共服务合规管理水平，保障公共服务转型发展和长远发展意义重大。公共服务档案部门应设置在公司总部，作为独立的一级部门或最低不低于二级建制，保证档案管理部门的独立性，便于公共服务档案工作监督指导职能的发挥。要根据公共服务未来发展规模和档案数量，配备适量的档案专职人员，使档案部门人员力量与公共服务发展相适应。

参考文献

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[2] 管先海.学习宣传贯彻落实新修订《档案法》[J],2021(08).

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