新形势下高校行政管理效能提升问题研究

新形势下高校行政管理效能提升问题研究

唐燕

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摘要：新形势下，高校行政管理工作逐步引起校内管理人员的重视。一方面，科学化的行政管理理念，提高高校办公室综合办公效率，为师生提供良好的环境。另一方面，现代化的行政管理模式，减轻相关人员的工作压力。本文以效能提升作为出发点，研究如何确保内部管理工作资源的合理配置。

关键词：新形势；高校行政管理；管理效能

1新形势下高校行政管理建设现状与问题

1.1管理模式及制度不够完善

随着教育信息化的不断发展，我国高校的管理理念也发生了一定的变化，信息技术在高校管理中起着越来越重要的作用，但是从目前的管理效果来看，高校的管理模式及制度还不够完善，甚至有些制度过于繁琐重复，不便于执行操作，特别是不好翻译成机器语言，然后就会发展成线上一套流程线下一套流程。这就导致信息技术作为一种辅助手段，在行政管理应用中，被管理模式或制度限制了作用，其执行力大打折扣，达不到理想效果，从而管理效率也没有很大的改善。

1.2行政办公流程繁琐，办事效率低下

相当数量的高校存在机构臃肿、职能重叠的问题，加上层级式的管理模式，一个看似很简单的事情，有时候需要师生经历多重审批签字，反复跑路才能办成，效率低下且无效益，这种繁琐复杂的体系流程越来越不适应现代大学内部治理的要求。高校既然把教学、科研和人才培养作为中心任务，除了党建是一切工作的统揽和引领外，所有的其他工作，尤其是行政管理工作，必须围绕中心任务做好支撑，其服务的直接对象就是师生，师生的满意度而非领导的满意度，才是他们工作的评价体系的核心。

1.3办公室人员职能分配不明确

一方面，淡化行政人员办公工作意识，使其无法发挥自身岗位的作用。行政管理人员着重于自身的办公管理责任，忽视高校“立德树人”的核心管理基础，导致工作中对高校办公思想政治文化等方面的监管产生缺失；另一方面，办公室管理工作缺乏系统的约束机制，导致对行政人员的管理行为、管理思想无法进行全面控制。部分高校行政管理人员产生懈怠的工作情绪，对自身工作内容的重要性尚未形成清晰的了解。从而导致部分管理人员的工作态度不科学，对高校学生的学习行为、学习环境产生消极影响。管理人员在工作中无法以身作则，导致育人职能的缺失，行政办公部门与其他教学部门工作的衔接性较低。

2提升高校行政管理效能的有效策略

2.1转变管理思想，改进管理模式

高校行政管理是一个动态的过程，随着“双高”新时代的到来，要从管理思想上切实进行转变，对管理模式、管理制度、队伍建设等方面进行改革。想要更进一步提升行政管理效能，就要借助信息化技术的力量，积极探索将信息化完全融入行政管理工作中，建立完善的信息化管理模式，运用新的管理思维，资源整合，促使高校行政管理工作更高效有序开展。

2.2优化办公流程，提高办事效率

层层的部门，繁琐的流程，让许多师生苦不堪言。经常遇到老师们抱怨，由于学校的规定太多，变化又快，大家感到无所适从。例如，本来是一个非常普通的经费报账，但需要完成各种手续，并需要多处审批和签字，有时候因为不熟悉流程或要求，没少跑冤枉路，做重复工作，把一个教学、科研能手变成低能低效的勤杂工。还有，明明是教师本人的横向科研课题，作为负责人，他就有职责和义务对项目实施、经费使用的规范合理性负责，但制度规定必须要所在单位领导签字才能报销。事实上，单位领导并不清楚具体使用情况，这既增加了领导毫无意义的责任和压力，又让老师感到极大的不受信任，并且效率极其低下。因为领导一旦出差，这个账就得耽搁好几天。这些只是高校行政管理中体现效能低下的一两个例子，实际的情况多不胜数。所以，高校的各级管理者们，急需认真研究所制定的规范和流程是否科学、是否合理、是否必要。每当制定一项规定或制度时，管理者不能只图自己工作便捷或者确保免责，而不顾师生是否方便。这首先是服务理念的问题，同时也是工作方法的问题。行政管理者必须学会换位思考，换位才能识位、正位；同时也可以在规定出台之前广泛征求师生的意见和建议，多俯下身子倾听，而不能只顾仰望星空。

2.4不断完善管理制度

在高校行政管理信息化建设过程中，要根据学校发展，与现实配套，不断完善管理制度。本着数据多走路、人员少跑路的思想，结合工作目标制定相应的制度和措施予以保障。通过制度的约束，同时增加可操作性，细化工作流程，强化工作要求，做到有迹可循、有章可查、有据可依，切实落实学校行政管理信息化工作，保障高校行政管理的信息化建设。

2.5优化高校行政办公室管理内容

首先，明确高校办公室职能。办公室是高校行政组织管理工作的综合枢纽与核心。不仅承担着高校内部秘书性工作职责，也承担着主要的行政事务。秘书性工作主要针对高校内部的机要文件、文书整理、信息档案等，具有较强的专业性与政策性。主要职能是为高校行政管理人员、领导人员提供直接性的信息数据服务。行政事务工作主要包含了后勤工作、财务工作等，具有冗杂性。主要职能是为高校全体师生提供后勤保障工作。其次，明确高校办公室管理内容。通过观察发现，高校行政办公管理内容主要针对会议管理、文书档案管理、信访管理与后勤管理这四方面。保证上述管理内容具有综合性、辅助性、服务性的特点。再次，明确办公室管理的程序与方法，保证办公管理程序的合理性与规律性。除此之外，科学的办公管理方法可以保证事半功倍的行政效率。这就需要高校办公室内部积极引进运筹学、经济学、工程学、控制论、系统论等多项知识学科，保证行政管理工作效能迅速优化。最后，明确办公室管理技术的现代化发展目标。办公技术现代化发展是提升办公管理效益与效能的客观前提，也是实现行政管理工作智能化、自动化的物质保证。其主要实践核心就是依靠高效的智能科技技术，打破传统的人力资源管理模式。通过电脑代替人脑，运用电子计算机技术与现代通信技术，将办公室内部的简单事项交由文字信息处理机、高效多功能复印机、电子传真机等设备。帮助高校行政管理人员建立健全人机一体化的办公室管理机制。

2.6加强对管理人员信息素质的提升

在高校行政管理中，不仅要有效运用信息技术提高管理模式，还要加强对管理人员信息素养的培养，从而实现信息技术在管理中的有效应用。因此，在高校行政管理发展中，还要组织相应的活动以及培训项目，对管理人员进行专业性的提升。首先要让管理人员认识到信息技术的有效性，并对信息技术保持一定的应用意识，同时在工作中积极地做好服务意识，掌握基本的信息知识以及技能，并提高计算机网络应用常识。其次，加强管理人员的信息素养，从而有效地建设信息化行政管理模式。

结语：

总之，高校行政管理工作开展的主要目的，是帮助办公室内部人员组织、计划、协调、控制、监督内部各项工作事宜。与此同时，在网络化、信息化背景的影响下，高校行政管理工作模式、手段、理念、设备都应当与时俱进进行优化。保证高校行政管理效能与高校实际发展需求的协调性，强化行政团队的工作能力。

参考文献：

[1]王迪,范敏敏,唐艳,张聪.浅谈高校学院行政管理人员工作现状与对策[J].办公室业务,2020(23):179-180.

[2]董子璇.高校行政管理人员激励机制的构建[J].东方企业文化,2020(S2):65-66.

[3]塔娜·教勒德.提高高校行政管理效率的路径[J].科教导刊(上旬刊),2020(22):9-10.