信息时代办公室档案管理工作效率提升对策

信息时代办公室档案管理工作效率提升对策

王晓龙

河北省承德市围场满族蒙古族自治县黄土坎乡人民政府068451

摘要：信息化技术的应用对办公室档案管理工作产生了十分重要的影响。但是从实际管理状况来看，办公室档案管理工作中存在诸多问题，运行系统不完善，管理人员信息素质整体偏低，不仅无法真正发挥信息化技术的优势，也很难满足事业单位改革发展的要求。现主要针对信息时代办公室档案管理工作中存在的问题进行论述，并就如何提升工作效率提出有针对性的对策。本文主要分析信息时代办公室档案管理工作效率提升对策。

关键词：信息时代；办公室档案；管理

引言

档案管理工作是记录历史还原历史的重要工作，具有很大的现实意义，然而现在一些单位的档案管理工作还是延续着传统的管理模式，存在很大的问题。现今，随着社会发展节奏的加快和人类活动交往的日益频繁，各个阶段、各个领域、各个层面的信息越来越多，形式也越发复杂；与此同时，随着计算机技术和网络信息技术的发展，传统的纸质档案和传统的档案管理模式正面临着前所未有的变革和重大的挑战，以往的传统管理体系已经不能满足当代的时代变迁及工作需求，我们应当在网络环境下，加强对档案管理工作的创新思考，更新档案管理观念，将传统的纸质管理逐步过渡到纸质和数字管理相统一的方式，同时在网络环境下注重相应的网络安全防护，这样才能更好的促进档案管理水平的提高，更好的促进档案管理工作的高效开展。

1、档案信息化管理的定义

经济社会的迅速发展带动了互联网的发展，人们的工作和生活也在其影响下有了很大的改变。在实际的工作当中，档案管理的方式也在随着时代的变化发展而不断更新，信息技术的迅速发展也为档案管理提供了新的管理思路和方式，推动档案管理更加便捷有效，同时也带动了相关行业的转型发展。档案的信息化就是在档案管理和利用的过程中使其与信息化的管理方式和相关内容联系起来，充分利用信息技术进行整合管理。整体来讲，档案的信息化主要是指结合众多相关领域进行档案的分析和管理，包括经济、社会等多个领域，让档案管理更加科学完善。从具体方面来讲，档案信息化就是为了更准确、便捷地传递信息，更安全、科学地保存和分类管理档案。

2、网络背景下档案管理工作的现状分析

当前，计算机已经广泛应用于档案管理、统计和数据检索，依托先进的管理技术和设备，档案管理快速发展。然而，国内档案管理的大环境未能达到预期的效果，依然存在着诸多急需解决的问题。（1）未能形成系统化的档案管理体系。当前，每个单位都是由若干个部门组成，但由于部门太多，缺乏系统的档案管理体系，导致效率低下，没有对档案进行信息化有序的管理。（2）档案管理工作不够规范。虽然很多单位设置了专门的档案管理部门，然而很难将若干个部门需要归档的资料收集到位，加之档案整理不够规范，档案使用不够规范，档案存档不够规范，会因员工借阅档案的不规范使用以及其他情况导致影响他人借阅，甚至资料丢失或者难以查找的情况。（3）档案重视度不够。档案管理部门对档案的管理和归档工作认识不足，部分单位管理体制落实不到位，档案室硬件设施配置不完善，档案室保管条件差，对档案的保管不够规范、无序摆放，存在遗失隐患，没有计划和有序地开展档案管理工作。同时，部分领导干部或档案管理员，对档案管理重视度不够，普遍存在归档不及时、随意现象，管理效能低下。（4）档案队伍配置不稳定。部分单位因为对档案重视度不够，认为档案管理简单易做，导致人员调动频繁，致使档案管理队伍不稳定，档案管理工作无法深入、有序开展，对档案管理的持续性造成了影响。（5）档案员业务不够精通。因档案队伍配置不稳定，人员调动频繁，没有对现有的档案管理人员做系统的、专业的培训，使得档案管理工作者没有具备过硬的专业素质，对于自身从事的这项工作的认知水平仅仅停留在将对应文件放在档案架上，更不具备较高的档案专业知识、自然科学理论知识和国家机关档案应用技术知识，因此造成其在从事档案管理工作中无法达到预期水准。与此同时，因为档案员业务不够精通，各个单位、各个档案管理员对档案的分类、保管期限等标准不统一、理解程度不一造成归档不准确，为持续性的工作带来困难。现今，档案管理信息化时代到来，部分档案管理工作者不具备足够的信息技术，不能熟练操作各类软件，也造成工作的困难。

3、信息时代办公室档案管理工作效率提升对策

为了提升事业单位办公室档案管理水平，事业单位有必要改变以往单一的管理方式，建设一支高素质的人才队伍，以便为提升办公室档案管理效率创造良好的条件。

3.1重视档案信息化管理工作，强化宣传教育

在新时代背景下，事业单位要改变以往重业务、轻管理的思想观念，结合当前档案信息化管理存在的困难和问题，从整体上制定适合本单位改革创新发展的管理规划，协调好内部不同部门间的关系，统筹兼顾，一视同仁，进行全面管理，真正改变以往低效、重复的工作方式。事业单位需要在办公室档案信息化管理开展的基础上，做好宣传教育工作。一方面，针对档案管理人员进行宣传教育，做好引导，端正其工作态度，引导其以档案信息化管理为目标加强自我学习，提升自身信息素养，尤其是把信息化技术真正应用到日常管理工作中，积极履行工作职责。另一方面，针对其他职工进行宣传教育，引导其树立大局意识、全局意识、创新意识，使其将自身的实际工作与办公室档案信息化管理充分结合起来，以确保档案信息化管理流畅，推进工作有序开展。事业单位采取常态化宣传教育手段，坚持正确的档案信息化管理观念，可以从根本上提升档案信息化管理意识，为全面做好档案信息化管理工作营造良好的氛围。

3.2推进档案信息系统建设，提升档案信息化管理效能

事业单位应当主动推进档案信息系统建设，为员工在档案录入、查询、检索等方面提供便利。在此期间，事业单位需要主动引进先进的档案信息系统，并将其应用于档案信息化管理实践，做好纸质档案的数字化转化，再借助模拟数据、扫描设备和读写设备等将纸质档案上的数据资料转化为数字形式，并将其存入档案信息系统中。同时，积极推进档案信息化管理队伍和档案信息系统建设协同开展，确保档案管理人员在应用档案信息系统期间能够做到“用得了”“用得好”，然后在档案信息系统的帮助下，有效提升工作效率。与此同时，事业单位一方面要做好对各部门信息系统的升级和维护，提升信息系统的兼容性，同时在不同部门间搭建信息共享系统，确保数据资料能够及时传输到档案管理人员手中，助力其完成数据归档，实现高效工作。另一方面，事业单位要重视信息安全工作，通过数字密钥、水印技术、系统动态验证、区块链加密等技术做好档案安全处理工作，同时搭建档案数据库，对核心档案、关键档案进行备份，避免档案资料丢失或者受损等问题发生。因此，事业单位要从当前开展的工作和业务基本情况出发，不断加大在资金和技术层面的投入，建立完善的档案信息化系统，从而全面提升档案管理水平。

结束语

在信息化时代，办公室档案管理工作中出现了很多新的变化，需要建立完善的基础设施，构建统一的信息化平台；完善现有信息化管理标准，保证各项工作顺利开展；整合信息化资源，建立专门的档案信息库和数字档案馆；引进信息化档案管理人才，提升事业单位档案信息化管理水平。

参考文献：

[1]徐柳萱.提升办公室档案管理工作效率的途径探究[J].黑龙江档案,2022(04):281-283.

[2]何钰桦.创新办公室档案管理工作提高单位内部工作效率——谈如何改进办公室档案管理工作[J].办公室业务,2022(10):138-140.

[3]黄菊华.信息化背景下办公室档案管理创新策略[J].兰台内外,2021(35):13-15.

[4]王万美.新时代提升办公室档案管理工作效率的方法路径探究[J].办公室业务,2021(13):127-128.

[5]程帅.信息时代办公室档案管理工作的改革与创新探究[J].大众标准化,2020(22):112-113.