高校毕业生人事档案管理研究

高校毕业生人事档案管理研究

李春雄

华中师范大学档案馆   

【摘要】文章阐述了学生档案和毕业生档案的概念，指出了目前毕业生人事档案管理中存在的问题,并提出了解决问题的思路和对策。

【关键词】高校毕业生;人事档案;管理

毕业生人事档案是毕业生个人信息的重要载体，它全面、准确地记载着毕业生的经历、思想、品德作风、学习成绩、实践能力及个人特长等信息，是反映毕业生综合素质的最重要依据。因此，管理好毕业生人事档案，对于人才资源开发乃至经济发展都是十分重要的。本文从高校学生档案管理员的角度分析毕业生档案管理的现状，存在问题和解决办法。

一、认识学生档案和毕业生档案

（一）什么是学生档案和毕业生档案

学生档案是指学校在对学生培养过程中形成的记录和反映学生：个人简历、政治面貌、学习经历、思想表现以及家庭状况、奖惩等，以学生为单位集中保存起来以备查考的文字、表格及其他各种形式的历史记录。

学生档案在学生毕业时到正式工作之前这段时间称之为毕业生档案。学生毕业后，学生档案成为其人事档案的组成部分。在就业后的工作中，人事档案将会不断补充进诸如记载就业后的：个人学习工作经历、政治品质、思想认识、专业素养、工作实绩、遵纪守法以及家庭社会关系等情况的材料。毕业生档案是人事档案的重要组成部分，在招聘录用、政审考察、公证信息、职称评定等人事管理中起着凭证、依据和参考的作用。

（二）毕业生档案一般包括哪些材料

本科毕业生档案：含高中阶段的高中毕业生登记表、中学学籍表、体检表、政审表、入团入党材料、奖惩材料、高考志愿表等；大学阶段的学生登记表、成绩表、体检表、政审表、实习鉴定表、毕业生登记表、就业通知书（就业报到证白联）、党团材料、奖励和处分材料等；

研究生毕业档案：除了上述两阶段材料外还包括：研究生阶段的研究生入学登记表、报考攻读研究生登记表、录取登记表、成绩表、毕业生登记表、体检表、政审表、入党材料、奖惩材料、就业通知书等。

（三）毕业生档案有什么重要作用

毕业生档案是个人人事档案的重要组成部分。人事档案与本人一生息息相关，主要体现在：企事业单位招聘员工、国家公务员的选拔、录用等都要审查档案，并以其记载的相关信息作为甄选人才的重要证据。因此，人事档案是保障个人权益的重要依据。此外，无论是工作调动、考研，还是职称评审、考资格证、工龄认定、社保办理、住房补贴发放、入党、办理退休等都要用到人事档案，人事档案也是维护个人权益的重要凭证。

二、目前毕业生人事档案管理中存在的问题

前面讲到，毕业生人事档案是人才信息的重要载体,准确、齐全、完整的毕业生人事档案,历史全面地记载着毕业生的经历、政治思想、品德作风、学习成绩、实践能力及个人特长等信息,是反映毕业生综合素质的最重要依据。但是就目前毕业生人事档案管理工作来看,还存在不少问题,主要表现在:

（一）毕业生对人事档案的重视程度不够

从学生在校期间开始，在学生档案的形成过程中，有很大一部分材料是经过本人填写、组织审查等程序进档的，有部分同学没有认真对待，在涉及到个人信息、学习经历、家庭关系等内容的填写时，由于不够重视，没有做到精益求精，会导致几份材料出现前后矛盾的情况，这会给今后的求职、政审等带来影响。再者随着时代的发展，毕业生就业面的扩展，在没有涉及到组织人事政审工作之前，一些毕业生就认为人事档案“没什么用了”、“作用低了”,另一些就业于私营企业、民营企业等没有人事主管权的非公有制单位的毕业生,更是“遗忘”了自己的档案,怀着一种要不要档案无所谓的态度,对自己的档案不关心，有的学生毕业多年，档案还遗留在学校，或将档案放在家里，甚至不知将档案丢在何处了。其不知将来政审、调资、出据证明、职称晋升中均要以档案材料为依据。这种对人事档案重要性的欠缺认识,势必会影响人事档案在人才资源开发中所起的作用。

（二）档案管理不规范

档案管理部门在管理毕业生档案时，照搬中组部下发的《干部人事档案材料收集归档规定》的多,没有形成自己的实施细则和制度,在执行过程中也存在不严格现象,收集、归档工作被动不及时;对暂时没有工作的毕业生，有部分管理部门为了省事，对高校按照原籍投寄过来的档案采取退档处理，致使相当数量的毕业生滞留高校成为遗留档案，给高校的档案室工作造成很大不便；在档案投递方式方面，我国大部分高校根据国家规定采用EMS学生档案专用通道，而有些档案管理部门还存在一刀切现象，还按照干部人事档案规定只接收机要通道的档案，在来回退档的过程中不仅给毕业生造成了困扰也浪费了国家经费；另外管档人员在管理上流于形式,仅充当档案“保管员”的角色,对接收到的毕业生档案,只是按学校或接收时间不同在原档案袋上直接编号,这些不规范的操作导致了档案内容不全、管理混乱等问题,影响了人事档案管理工作的严肃性,降低了人事档案工作效率,更谈不上为毕业生提供优质服务了。

（三）档案管理手段相对落后

无论是高校学生档案室还是地方档案管理仍以传统的手工操作为主，整档工序复杂，档案管理人员常年忙于材料的收集、入袋、整理、拆、装、订等大量简单重复的劳动，档案管理人员没有时间和精力考虑内在信息。即使利用计算机管理，也仅限于名字与档案号输入、输出与检索的管理，没从根本上改变手工操作运转慢、利用率低、效率低下等问题。

三、做好新时期毕业生档案管理工作的思路及对策

从上述问题来看,目前毕业生人事档案管理工作已跟不上时代发展的步伐。为使毕业生人事档案管理工作在新形势下发挥更大的作用,为广大毕业生提供高效、优质的服务,毕业生人事档案管理部门应增强创新意识,更新工作方式,提高工作效率。具体应从以下几方面入手:

（一）提高对毕业生人事档案工作重要性的认识

一是管理部门领导重视，优化办事流程。要从改善档案管理工作人员的工作环境入手，深入一线进行调研，保证人事档案库房面积；在数字化、信息化建设上面要加大力度，提高档案管理效率，要把落脚点放在服务对象上，运用多种手段简化档案利用程序，让毕业生少跑腿、不跑腿，最后达到让毕业生满意的目的。

二是加强宣传力度,提高毕业生对其人事档案重要性的认识。无论是高校还是档案管理部门，都要做好咨询服务工作,利用多种渠道向毕业生宣传有关人事档案的管理知识,要让广大毕业生充分认识到,毕业生人事档案并不是可有可无的,它对毕业生今后的就业、生活方面都有着极其重要的影响。人事档案是反映毕业生综合素质的一个重要方面,是企业或用人单位选贤举能的重要依据,是对毕业生本人进行定位的重要参考,即使不设人事档案的企业、公司也是十分重视人事档案所提供的人才信息的。毕业生就业或今后变换单位时要留心个人档案去向，要做到：“档随人走”。

三是加强自身学习,提高管档人员素质。新时期人事工作面临许多新问题,同时也给毕业生人事档案管理工作提出了更高的要求。管档人员要充分认识到毕业生人事档案管理工作在人才资源开发中的重要性,不断改进工作方式、工作方法,创新工作模式,提高工作效率,开发、管理和利用好毕业生人事档案这一信息资源。

（二）加强对毕业生人事档案的科学规范化管理

一是要及时核对整理毕业生档案，全面普查案卷。对接收到的毕业生档案应做到及时重新整理,剔除无用的案卷资料,缺项的要及时提醒毕业生到原学校补充，对所保留的案卷资料重新组卷，尽可能将那些相互关联的资料组合在一起,并编写页码、目录,装订成册。

二是要加强收集工作,完善档案内容。按照《干部人事档案材料收集归档规定》文件精神,结合本地实际制定相应的制度,全面收集材料,特别是对人才信息需要完善的档案内容,注意收集那些能体现毕业生实践能力、思想品德、政治素质等方面的材料,了解其近期经历,将其培训进修登记、科研成果、等新记录补充进档案内容,准确、客观地反映毕业生的综合素质与现实表现,提高档案的利用价值。

三是要制定科学方法，实行统一管理。将所有毕业生的人事档案统一整理,分门别类,按照人员的唯一性进行编号，如在校学生档案用学号进行编号，毕业生在管理单位可采用身份证号进行统一编号,以便于查找与利用。建立专门的毕业生人事档案库房,有条件的单位可利用信息化手段建立智慧档案库房，实行科学、规范、高效的管理。

（三）创新档案管理模式,实现现代化管理

一要增强创新意识,在档案整理方面更新工作手段。从组卷的形式到装订的手段上考虑,怎样做到既不影响日后调档利用,又能尽快完成归档程序,档案工作者也要善于思考,多动脑筋,针对工作中发现的问题,搞一些小创造、小革新,起到事半功倍之效。并且利用各种方式，积极与代理单位和个人取得联系，督促其补充档案材料，延续托管关系。

二要加强现代化技术在档案管理工作中的应用,提高管理效率和水平。目前计算机已应用于人事档案管理工作当中,但多数仅限于各类档案目录的输入与检索。我们可以借助计算机来完成本来较烦琐的手工操作的方法还有很多,比如数码技术、影像技术、条形码技术等来建立人事档案流转系统、库房管理系统。还要利用计算机方便档案信息录入和查找，加强档案网络信息化建设，建立远程服务系统，方便广大毕业生、用人单位远程查找、查询和咨询，提供网上办公服务，实现人事档案保存数字化、管理信息化、服务网络化。

三要加强高校学生人事档案室与档案管理部门的沟通。随着全国档案管理制度的改革，档案管理部门和其他托管机构不得收取档案保管费用，各单位保管毕业生档案的“热情”有所下降，这就导致了各大高校的遗留学生档案与日俱增，甚至出现了库房告急的现象，希望各单位加强沟通，让毕业生档案能够更加顺利的回到原籍或者工作所在城市，这样毕业生在需要用到档案的时候能够更加的便捷，更加高效。

四、结语

综上所述,在新形势下做好毕业生人事档案管理工作,需要毕业生、高校和档案管理部门的积极沟通和配合，这既是新时代市场经济发展的需要,也是我们人事人才工作者义不容辞的责任。

【参考文献】

　　[1]王斌辉，大中专毕业生人事档案管理研究【J】，兰台内外，2016（04）：72.

[2]刘淑杰.对加强高校干部人事档案管理工作的思考[J].决策探索,2007-03-28.