档案工作管理体制和运行机制的改革与创新

档案工作管理体制和运行机制的改革与创新

李金义

海兴县城管局 061200

摘要：档案记录诸多历史事件，做好档案相关工作，可以为后续工作提供重要信息。档案室、团体机关或其他组织，从事社会、政治、经济、军事、生态文明、科技、外事等活动，均涉及档案管理工作。通过对各类图表、文字、声像等不同信息的存储与整理，为各主体发展提供重要支持。随着时代发展，档案工作需要以新形式呈现，在此期间对档案体制和运行机制均有新要求。我国企事业单位有必要基于档案发展需求，明确自身在管理与运行机制方面的需要，通过创新为档案管理高质量运行提供动力源。

关键词：档案管理；管理体制；运行机制；改革路径

在我国推进现代化建设的过程中，社会环境已经出现不小的变化，有必要关注档案管理，发现档案管理对个人、企事业、国家发展的作用。目前，我国从事档案管理工作的人员业务素质水平不高，档案管理制度仍有很多事项需要完善，这些均会影响到档案管理工作质量。管理运行机制与管理体制在档案数据收集、整理、应用等方面的作用较大，有必要基于档案方面工作要求，推进档案工作。管理体制与运行机制的创新，成为档案保管工作权威性的保障。

一、档案工作管理体制与运行机制现状分析

（一）管理意识缺失

部分单位在档案工作处置时，并未根据档案工作要求处置档案信息。部分档案工作者只是囫囵吞枣的处理档案信息，没有按照一定的流程推进工作。档案的收集、鉴定、整理、统计、保管和其他工作，均未能以科学手段处置，所以不能保证单位在档案处理期间可以获得可靠、全面的数据。部门领导在档案工作开展中，没有正确认识该项工作对待档案的态度，工作较为随意[1]。

我国在档案管理法规制度方面也有很多模糊之处，难以成为企事业单位或其他主体，做好档案管理制度与运行机制设置的参考。我国档案管理规范化建设仍处于初级阶段，档案管理相关的管理体制与运行机制，在档案信息处理方面的工作仍有较大问题。如果不能尽可能挖掘档案信息的价值，将会影响到单位其他活动的开展。

（二）体制建设迟缓

部分单位在档案方面的工作有较多不可取之处，相关单位并未在档案工作推进时，关注档案运行机制与档案体制的更新与优化，同时没有给出明确的档案运行标准，致使档案管理工作不能良好推进。在档案活动中，由于管理制度和运行机制缺失，很难对文件进行归档与分类，归档文件范围、档案层次不清晰、档案排列不整齐等问题的存在，将会在档案借阅、保管、利用等环节出现问题。内部人员无法利用档案，为自身工作高质量推进提供支持。在档案相关工作开展中，由于人文因素、自然因素，导致档案资料内容是否可以长期保存有较大的不确定性。部分档案会因突发性状况遭到破坏，对档案资料持有者与相关者的影响较大[2]。

（三）基础设施不全

企事业单位应该在工作需求角度下，使用技术为各类活动良好推进提供保障。数字经济背景下，档案管理人员对信息的处理，有必要使用网络技术、云计算、大数据等手段。通过技术手段实现信息的交互，能快速获得信息并保证信息在录入时的精准度。通过新技术的使用，可以合理利用档案快速实现借阅，协调各部门实现上下互通、左右联通。然而，在科技快速发展的过程中，发现很多企事业单位仍以传统手段开展档案相关工作。不少企事业单位在档案管理中，没有做好工作设备的更新，由于设备更新迟缓，软件技术、互联网、计算机等技术没有得到良好的使用，所以无法做好文件信息收集、分类、归档等工作，档案管理效率仍处于较低水平。

二、档案工作管理体制和运行机制的改革与创新

（一）强化管理意识

档案管理工作开展时，相关人员与管理认识到档案管理工作的必要性，各级管理部门与高层管理人员向每一名工作者讲解工作相关内容。档案管理体制和档案运行机制将会影响到档案工作的开展情况，企事业单位的管理者有必要让基层人员知晓档案管理体制和运行机制，让每位工作人员了解档案管理工作的开展情况。档案管理人员与其他部门人员对档案管理体制和运行机制有足够了解，可以在管理体制与运行机制划归的范围内开展活动，提高档案工作的协调性，保证档案在局部与整体等领域均可以良性运行，满足企事业单位对档案资料的需求[3]。

在档案管理中，应该实现宏观管理与微观管理的联动，工作人员在档案管理方面，需要工作者正确认识档案的重要性，知晓自身承担的权责，参与到具体活动中。相关部门领导以及企业高层管理人员，有必要召集内部人员向其讲述档案管理的工作原则以及工作运行流程。在工作人员知晓档案管理相关内容后，可以主动规避错误行为。不同单位面对的档案资料有所不同，对档案使用要求存在差异，所以设置档案工作运行机制和管理体制时，需要实现差异化设定。各企业管理人员和工作者均有根据自身需求分析，给出档案管理的处置方法，在此基础上设定管理制度和运行机制。

档案管理工作需要有专业人才跟进，在档案管理多元化设置的同时，做好档案管理岗位人才的聘用和筛选。组织档案管理人才队伍建设，是有效落实管理制度要求、提高档案质量的关键。在人才队伍建设中，通过人才聘用、在职人员培训等手段组织活动，保证活动可靠运行。档案工作主要负责人员，需要重视各阶级档案工作人员能力的培养，发挥其在各岗位中的积极作用。通过档案运行管理体制的执行，可以强化工作人员意识。在管理制度完善的同时，还需要人力资源管理进行调控，完善激励制度，让档案工作者对档案收集、归档、整理等工作抱有较大热情，严格按照职能要求落实具体任务。

（二）加快机制建设速度

在档案管理活动中，有必要以科学的管理制度和运行机制引导工作人员看待档案工作，让其在档案处置时遵守具体规则，不会出现与要求不符的行为。在档案管理活动中，需要研究档案运行机制和管理体制等细节内容，发现关键要素，作为档案管理体制和运行机制创设的研究素材。工作人员应该立足体制机制层面，分析工作流程与工作模式等内容，基于档案管理工作的要求和原则进行对比，完善管理体系[4]。

企事业单位在档案管理制度建设时，需要制定符合自身对档案处理需求的具体标准，打造相对健全且完善的制度体系，加大档案工作执行力度，使档案管理工作具有复杂性与长期性。在工作开展期间，企事业单位需要结合国家的具体规定与政策要求，做好档案种类的划分与档案数据统计，在时代发展中对档案进行规范，做到立卷有标准，归档有范围，保密有措施。

（三）完善基础设施

在档案管理方面，有必要随着时代发展更新档案管理相应技术，使用信息技术，依托互联网实现信息交互，可以为工作人员快速处理信息提供技术支持。在计算机系统引入到档案管理后，需要根据数据处置方面的要求，建设数据模型，持续推进基础设施完善工作。对于档案管理涉及的各类设备，应该基于对其功能要求及时更新，满足档案管理工作者在数据处置方面对硬件功能的要求。档案管理人员必须具备与时俱进的意识，根据档案管理需求，做好新技术的应用，为档案管理制度和运行机制发挥最大效用提供支撑。

结语：

管理体制和运行体制与档案管理工作开展效果有不可分割的联系，有必要随着时代发展重新定位档案工作要求，做好基础设施建设工作。在时代快速发展中，有必要跟进档案管理体制和运行机制的改革工作，做好档案管理各项活动的监督与管控，为档案管理高质量运行保驾护航。

参考文献：

[1]王建香.大数据时代背景下档案工作管理体制变革与创新发展[J].产业与科技论坛,2022,21(18):269-270.

[2]刘畅.档案工作管理体制和运行机制的改革与创新[J].兰台内外,2021(35):16-18.

[3]杨竑卉.新时代档案工作管理体制与机制的改革与创新[J].文化产业,2021(29):63-65.

[4]卢嘉莉.大数据时代背景下档案工作管理体制变革与发展创新[J].城建档案,2020(07):82-83.

作者简介:李金义 1990.01.08 男 河北省沧州市海兴县辛集镇宋王村 汉 大学本科 办公室主任 海兴县城管局 研究方向:档案管理、从事档案工作的专业人员