不动产登记档案数字化管理与规范化利用研究

不动产登记档案数字化管理与规范化利用研究

冯少华

邯郸市不动产登记中心，河北邯郸，056000

摘要：不动产登记管理压力巨大、非常繁琐，并直接关系不动产登记和信息的质量，有关不动产登记信息的管理也成为城市地产业务的一项内容。随着互联网信息技术的广泛运用，不动产登记信息的使用也需要顺应时代发展，改进利用机制，优化工作模式，推动数字化进程，以便提高不动产登记资料的利用价值，促进房地产行业发展。

关键词：不动产登记档案；数字化管理；规范化利用

作者信息：冯少华，男（1988.6），汉族，河北魏县人，大专，助理馆员，研究方向：档案电子管理。

引言：在当前中国的各行事业高速发展的新形势下，在我国不动产档案管理事业的发展中仍存在着许多方面的问题与困难。数字化管理工作，是当前不动产登记档案管理事业发展的一项重大方向和研究问题。我们必须根据当前不动产登记档案事业发展的最新特点，进行合理的探讨，从而使数字化管理工作得以更加高效的开展与进行。

一、不动产登记资料电子化管理与规范化利用特征

第一，在安全方面，从当前不动产登记档案电子化管理工作的角度来看，在整个档案管理项目实施的过程当中，它也就已经具有了相应的比较安全的特点，以及可以针对安全保密方面的要求做出了较为合理的解决方法[1]。在以往单一的不动产登记档案管理方式下，它所针对安全保密方面的要求在实现效率方面比较有限，但是通过利用电子化技术的方法，它可以使资料信息的保障水平得以进一步提高，同时采用了根据不同信息类型制定专项数据的入口控制措施的方法，从而使得资料信息查询能力可以进行较为科学的控制，也同时做到了资料实体与业务信息之间的合理隔离，借助电子化管理的技术，档案管理过程本身也可以有效的进行信息化的管理，因此降低了人为因素的干扰，这本身也是维护安全和完整性的一种非常有效的方式[2]。

第二，服务性特征，通过数字化技术的应用，其能够对于不动产登记档案当中的各方面资料，进行更加科学的管理，管理部门能够为用户提供一个更加信息化的管理平台，其可以通过这一平台来进行信息的查阅，在这一过程当中，信息查阅的效率和速度都能够得到更好的提升，并且也能够针对不同类型的管理服务，给予其相应的信息跟踪和满足措施，这对于整体档案管理服务水平的平台来说，是非常关键的[3]。

第三，高效化特征，在不动产登记资料管理事业发展进行的进程中，各领域数据信息较多，而不动产登记档案的资料类型繁杂，对不动产登记资料保管事业的发展提出了很大的需求，若仍然采取以往常规的数据管理方法，将很难满足日益增加的管理压力，对不动产登记档案管理的开展效率也会收到较大的影响，同时又需要巨大的人力物力的支持，利用电子化技术的应用，将能够对不动产登记档案数据资料实现更为有效的控制，不动产登记档案管理工作者在日常管理的流程中，往往能够通过电子化手段，对不动产记录档案信息实现较为方便的收集与管理，对相应的不动产登记档案管理系统，进行了有效的管理与监控，这对不动产登记档案资料的管理与使用以及管理水平的提高来说，是有着非常关键的作用的。

二、资料数字化管理的现状分析

目前，全国一些省份的不动产登记管理部门已经探索并出台了有关全国不动产登记资料管理标准、技术要求等的专门性规定，并对全国不动产登记资料的数字化工作进行了指导及推动，但是全国各地在实践工作中仍面临着不少问题，另一方面，将不动产登记信息数字化也必须克服所遗留的历史困难，而现在登记信息共享程度也较低，因此工作效率有待提高；另一方面，不动产登记资料与数字化软件的基础差异较大，在管理对象、存储介质、管理理念等方面也存在着不同情况，信息汇总、系统功能等方面环节尚待完善。

三、资料数字化登记档案管理在查询利用方面的作用

（一）提升电子资料的安全性

不动产登记资料查询业务，安全保障问题十分重要，实施不动产登记资料数字化可以在一定程度上提高该类数字化资料的安全性，在对不动产的登记等纸质资料进行数字化时，就必须借助扫描拷贝以及图片处理等技术，将相关的纸质材料等信息转化为数字化资料，进而存储到可靠的数据库中，以便为管理日常不动产登记资料查询业务提供支撑[4]。

（二）增加资料检索的快捷程度

不动产登记信息电子化有助于推动管理的标准化，让信息获取更加便捷。不动产登记资料管理与其他资料管理最显著的区别在于，不动产登记业务必须具有连续性且登记资料与登记业务必须做到一一匹配。同一种房产可能会先后进行初始登记、转让登记、质押登记等多项登记服务，是以不动产生命周期为基础实施的，实现不动产登记信息电子化可以极大改善住户和人员信息的便利性。

四、资料数字化档案管理的策略

（一）加强不动产登记资料数据库建设

当前中国正处于农业现代化高速发展的新时期，而在推进不动产登记信息电子化的进程中，农业信息系统将成为进行不动产登记信息化的重要依据和保证。不动产登记信息原件，由于作为不动产登记管理系统的最初始的数据，在后期的使用中往往带有历史性、可追溯性和独特性的特征，所以有必要采用各种方式、不同形式的信息保存手段，把不动产登记原始数据存放到信息库中并进行长期保管和使用，以夯实不动产登记资料数字化的基础。

（二）重视与加强制度建设

数字化的管理模式和常规管理方式有着巨大不同，模式的改变必定会导致对应的不动产登记业务资料管理制度变化变革，为避免不动产登记资料数字化工作无章可循、无法可依的情况，有关主管部门有必要制定了不动产登记资料数字化工作的规章制度及规范标准，并针对该项工作出台了相关法律法规，以便于进行权责界定，避免因权责不清的问题而阻碍了不动产资料数字化工作的顺利推进。

提升不动产登记资料管理信息化水平。促进不动产登记信息电子化，就必须促进全行业信息化基础事业的开展，从而为信息电子化提供支持，实现不动产登记信息电子化事业的迅速发展，给信息检索和使用带来方便，有关主管部门必须确保政府资金扶持及时有力，并全面提高不动产登记电子数据的智能化程度，以促进其信息化发展。

（三）进一步加深业务人员的意识

不动产登记信息将从过去的纸质管理方式过渡到数字化、信息化管理方式，为不动产登记信息创造了一个全新的管理平台、检索平台、使用平台，也将不可避免地使相关业务模式、管理方式等随之发生变化，在使从业人员充分了解操作技术的同时，公司也需要进一步加强员工的观念，帮助员工提高业务技术和服务水平，以便更好地为人民群众办实事、办好事。

（四）实现网络查询等多项服务功能

传统不动产登记资料管理更注重保管而非利用，针对不动产登记数据库的信息特点，电子化管理系统从信息接受、获取信息、查阅目的、提供资料等方面共同入手，在设置系统中，应根据所要求完成的功能进行合理安排，确保系统平台能够自动检索不动产登记资料，自动更新相关数据。

结束语：

随着当前科学技术的飞速发展，不动产登记资料实现数字化已经变为现实。不动产登记管理人员必须深入认识电子化的意义，了解其对登记信息查询的重要功能，熟悉不动产登记信息电子化查询技术，提升信息使用的有效性，登记信息电子化能够有效增强不动产登记信息的可信度和完整性，也能够提升不动产登记信息部门的工作效率，可以给企业群众带来更为便捷有效的办理和咨询业务，促进不动产登记信息的完善与管理。

参考文献：

[1] 闻杰. 不动产登记档案查询实践与思考[J]. 档案与建设，2021(5):56-58.

[2] 吴垠. 对不动产登记档案管理的探讨[J]. 黑龙江档案，2021(2):108-109.

[3] 张春发. 论不动产登记档案信息的安全风险[J]. 兰台内外，2022(25):82-84.

[4] 苗亚杰. 不动产登记档案的管理与利用[J]. 黑龙江档案，2021(1):117-118.