浅谈外来文件管控对企业标准化管理工作的意义

浅谈外来文件管控对企业标准化管理工作的意义

宋福绒

中航西安飞机工业集团股份有限公司  陕西省西安市  710089

摘要：制度是国家机关、社会团体、企事业单位为了维护正常的工作、劳动、学习、生活的秩序，保证国家各项政策的顺利执行和各项工作正常开展，依照法律、法令、政策而制定的具有法规性或指导性与约束力的应用文。在快速变化和不断变革的今天，接触到制度的地方越来越多，，企业一般为了优化产品质量、提高企业竞争力和市场满意度，除了执行公司内部制定的规章、制度等文件以外，往往会通过各种渠道采购、调拨或者接收与产品要求有关的客户文件等标准文件作为参考，或直接用于科研生产，以满足质量运营等要求。而为了使外来文件处于受控状态，其接收、流转、贯彻情况是否规范成为了企业标准化管理的重要工作之一。

关键词：外来文件；标准化

一、外来文件的定义和识别

外来文件一般认为其是取自公司外部的法律法规、规范、标准、或客户提供的图纸、文件等，被公司用来作为质量、运营等流程中引用的文件，尤其是与产品要求有关的法律法规、国标、客户标准文件等。一般包含以下内容：

1.技术标准：涉及到本公司产品及零部件、材料等相关的国际标准、国家标准、行业标准。

2.法规规范：与产品质量和安全有关的法律法规、部门规章等。

3.政策文件：国家和地方政府，以及各职能部门颁发的与安全、质量有关的文件等。

4.顾客提供的与产品相关技术/质量等标准，如图纸、技术规范等。

二、外来文件管控常见问题

通常来说，我们把法律法规和其他外来文件的管控是分开的。法律法规分为两个，一个是清单，就是我们识别出来所适用我们组织的法律法规，然后就是对识别出来的法律法规进行评价，对法规中涉及组织活动的部分摘录出来。而外来文件的管理，首先要从企业的管理层面梳理并确认会收到外来文件的部门，然后根据企业的职责与分工，在体系小组织内部成立一个组织，负责对接收到的外来文件进行统一管理。而在企业执行外来文件的管理过程中，往往会遇到各种各样的问题，而接收渠道的不同产生的问题也是五花八门。

外来文件的获取渠道一般分为主动参与和被动接收两种。而获取渠道的不同，在企业实际管理过程中，外来文件管理也存在着非常明显差异。

1.主动获取的外来文件

一个企业为了提升产品研制和产品质量水平一般会主动获取外来文件，他们往往会在一段时间内积极的参与和主动跟踪该外来文件有效性，是否满足个人需求，无需企业中的主管部门或任何人督促，即可完成对外来文件贯彻情况的分析和解答。但也会发生一些仅对自己关心的技术内容或管理要求进行跟踪的情况，文件中与自己关系不大的信息不愿意过多的干涉等问题，而这种现象在一个企业中是非常普遍的，这种问题严重时就会变成部门之间扯皮的根源。

2.被动接收的外来文件

在信息化高速发展的今天，一份外来文件的传输可能只需要一行代码和一键鼠标即可完成。无论是你关心的还是不关心的，外来文件总能像潮水一般每天都在向你的邮箱涌来：各种会议文件、专业报刊/杂志、互联网邮件、电话传真等。

众所周知，企业中的工作都是按照业务分工进行分块化管理，相互交织的业务也设有专门的管理机构对工作作出统筹并作出二次分发。正如上面所述，人们对待工作的态度完全取决于是否是自己负责的领域，专业和自己是不是相关，所谓术业有专攻大概可以用来解释这种态度。而对于那些无人认领的外来文件、或是主管机构下发后“石沉大海”的情况也就成为了外来文件管理中的老大难问题，而这些久而久之产生的外来文件也终将变成“僵尸”一般存在于企业的各种信息系统中。

三、外来文件的管控流程

外来文件的管控一定是符合企业发展、满足企业职责与分工原则，管理手段具有流程性和可操作性，需要从接收源头对外来文件进行识别、分发、转化、跟踪等，形成成文性文件，对外来文件的保存、使用方式（直接贯彻、剪裁贯彻）等进行规定，确保管控和监督工作有据可依。

1. 外来文件接收

在一个制造型的企业中，技术文件和管理文件的主管部门一般是分开的，其职责也是相对独立的，所以这两类外来文件的接收渠道也不同。

1）政策性和管理型外来文件的接收

政策性和管理型外来文件的接收一般来自互联网，对于密件，也有机要渠道接收的方式。对于信息化相对较发达的企业，这种外来文件的接收很容易实现。接收到的外来文件由职能部门的专业人员对涉及的业务进行梳理，按照业务分工提交至企业中主管该项业务的负责人进行批示。

而机要渠道来的文件，因为涉及一些敏感信息，一般会安排专人负责对外来文件进行建账管理，并做好一些列外来文件流转的记录。

2）技术型外来文件的接收

技术类外来文件一般大多会用于产品研发、制造等，为了更好的管理，企业会设置专门的机构对文件进行管控。而管控的方式最多的是由信息化部门实现结构化设置，以确保在文件的流程规范性上不出现遗漏。

2. 外来文件分发

对于政策性和管理型外来文件的分发，一般由文职人员按照领导的批示，将文件分发至相关涉及部门，这些部门领导按照业务分工对文件作出批示并完成文件传阅或办理。

对于技术型外来文件的分发，由该项业务的主管部门按照公司业务分工和流程设置，将文件分发至业务分管部门，业务分管部门接收到文件后首先应确定文件主管人，文件主管人再对外来文件内容进行研判分析，确定贯彻意见并在信息化系统中完成流程的封闭。

3. 外来文件贯彻

外来文件的贯彻从本质上就是一项冲击企业标准文件体系的问题，是“牵一发动全身”的活动，需要付出精力对其中要素内容进行分析分解，研判是否承接贯彻，怎么承接，用什么承接，对科研任务的影响等等一系列需要考虑的问题。

四、外来文件管控对企业开展标准化工作的意义

1. 提升企业标准化管理水平

通过构建一套针对外来文件管理的流程文件，规定外来文件在公司内部的接收、发放、贯彻管理流程及要求，明确各业务主管单位工作职责及工作要求，以确保外来文件传递过程的完整性、有效性和可追溯性，保证外来文件在科研生产现场得到及时的贯彻，已作废外来文件及时回收等。同时还可利用标准化考核的方式对外来文件分发情况进行晾晒，进一步敦促企业重视外来文件的管理，提升企业标准化管理水平。

2. 有效解决“沉睡化”、“僵尸化”文件的产生

众所周知，编制一份文件一定是在当时的环境下公司业务需要。工作中我们也会经常发现一些文件总是在持续优化，而总有一小部分文件发布后一直处于断线风筝的状态，没人咨询，出现“脱线”状态，这就要求企业必须针对问题制定一系列监督措施来对外来文件的接收、分发和贯彻进行监控，对外来文件贯彻情况、有效性给出具体意见，督促各业务分管单位重视外来文件。

3. 是企业获取关键要素的有效途径

外来文件分为主动调拨和被动接收两种。而针对两种获取外来文件的不同途径，其在企业中表现出的价值也相差甚远。对于主动调拨的文件我们一般是根据科研生产需求，结合生产运营实际提出的在现阶段认为必须的资料，它能帮助用户打开思路、解决管理和技术问题，为企业的科研生产运营提供技术支持。被动接收的文件分为政策性和技术型两种，政策性的文件大多用于企业理论知识学习，了解和熟悉上级战略方向等。而对于一个业务相互交织的大型制造企业来说，技术型外来文件的管理是不容忽视的，它可能是设计部门下发的图纸，也可能是客户发来的技术要求，这就需要企业内部积极开展文件识别，对文件的贯彻作出及时有效的动作，这对企业正常生产任务有着至关重要的作用，可以有效提高生产效率，规避接收不及时导致的制造返工等现象。