建设工程档案竣工图编制中存在的问题及优化策略研究

建设工程档案竣工图编制中存在的问题及优化策略研究

周月娥

上海聚信行建设工程配套有限公司 上海 200072  

摘 要：建筑工程档案竣工图通常由负责项目的设计单位绘制，由监理单位签发给施工单位，目的是提高工程建设质量。本文对建设工程档案竣工图编制中存在的问题、注意事项以及优化策略进行了综合分析，目前，由于缺乏系统性的档案资料管理程序，导致在施工中对各种相关的影响因素控制不够到位，进而给工程后期的管理维修工作带来了严重隐患。因此，要进一步加强对工程完工后竣工图编制工作的重视，使得图纸与实际施工相符。

关键词：建设工程；竣工图编制；管理难点；现状问题；优化对策

前言：

建筑工程档案竣工图的编制是项目进行到最后施工阶段最重要的环节，竣工图绘制的质量与保存的好坏直接关系到工程项目是否能够在既定时间交付。竣工图对建设工程具有非常重要的作用，需要明确的是在施工过程中需要对相关资料做好全过程管理，这样才能确保竣工图绘制的质量，因此，在施工期间几个相关单位需要商议出保存的方案，并选拔出对应的负责人做好对应范围内的工作。

.1 长兴岛圆沙社区12-05地块商品住宅新建项目概况

长兴岛圆沙社区12-05地块商品住宅新建项目位于崇明区长兴镇东至圆芳路，南至圆南绿地，西至12-04地块，北至南圆沙路。该项目总投资约100000.00万元，该工程于2018年3月8日开工，至2019年9月10日竣工建设规模71639.7平方米（其中人防建筑面积1345㎡）用地面积34628.2平方米，结构类型为框架核心筒。本工程有地下机动车库、1至24号楼、门卫、室外总体，共计27个单体。

2建设工程档案竣工图编制中存在的问题

2.1竣工图管理缺乏有针对性的前期规划

现代建设工程普遍具有前期资源投入大、涉及专业多、施工周期长且劳动者密集的特征。竣工图管理和编制需要有针对性的前期规划，结合目前各大施工单位相关工作的落实情况来看依旧缺乏秩序性。竣工图的价值主要包括建设项目的成本核算和结算价值，记录以及检索总结交流价值，以便于有效回避施工过程中的直接损失和潜在风险。本项目建设工程档案竣工图编制过程中前期规划不够详细，现场资料与竣工图纸所体现的内容不一致。在进行资料检查与图纸核对的过程中发现，由于分包单位人员流动性较大，工作内容的交接极易出现偏差。资料员与技术员的对接工作不到位导致现场施工情况与竣工图内容不一致，部分资料还存在数据造假的现象[1]。

2.2竣工图管理缺乏有实践经验的专业人才

建设工程项目，尤其是大中型的项目，普遍劳动力密集，参与者素质不一，人员流动十分频繁，通常情况下，建设工程施工全过程中具有丰富实践经验的竣工资料管理人才十分匮乏。结合以往的竣工图编制经验来看，很大一部分负责文件资料的管理人员都是临时聘任的，既没有系统地参与过档案学专业的学习，又没有相关的工作经验，在资料采集的过程中往往只是将所有涉及的信息存储在安全位置，并没有做好对应图文资料的分类和整合，会直接影响到工程后续竣工图编制工作的完成效率。

2.3竣工图管理缺乏有效的全过程监督

该建设工程的施工周期接近一年，加上上海地区天气多雨且潮湿、施工单位频繁换办公室的影响，施工单位前期的资料十分容易出现发黄、破损的情况，另外在施工过程中还出现了资料缺漏及丢失等现象，由于对工程全过程的监督不够系统，最终无法保证竣工图的真实性和有效性。很多人将施工图与竣工图混为一谈，这种行为是非常不正确的，二者最大的区别在于竣工图包含了施工过程中的改动，是发展性质的施工图，具有可追溯性的特征，贯穿于施工的整个过程，是动态的，不可预见的，图纸变更必须与实际施工过程一致，才能确保竣工图的准确性，而施工图只是前期施工的一个参考资料[2]。

2.4竣工图管理缺乏畅通的信息收集和共享渠道

大型建设工程施工项目具有施工面大、施工周期长、工作点分散的特点，在资料收集的过程中具有很大难度。竣工图编制的过程需要使用多种文件资料作为参考，当前阶段不够畅通的信息收集和共享渠道，严重地影响了相关工作的执行秩序，过于冗杂的信息和资料产生了混淆，使得竣工图的编制与原始设计的图文资料具有较大差池，此类问题重复性发生，无法确保竣工图管理过程的有效衔接。

3建设工程档案竣工图编制中的注意事项

3.1施工过程中变更信息的收集工作复杂且重要

建筑工程施工中一般涉及到设计单位、承建单位、施工单位以及监理单位，各个参与方均需通过规定程序完成工程的变更和相关信息的对接。这些变更往往需要通过图纸会审、会议纪要等形式进行记录和保存，以便于递交给相关负责方。信息来源多样且冗杂，及时地做到信息收集和整理工作十分不易。在施工期间，同时还要制定系统性的施工资料管理流程，以确保变更信息管理过程的规范性和可操作性。本项目上海锦所置业有限公司承建、浙江省工程勘察院勘察、上海原构设计咨询有限公司设计、上海南汇建工建设（集团）有限公司施工、上海鼎业民防建设咨询有限公司监理工程，在施工前、中、后期均做好了协调工作，大大提高了施工效率。

3.2对施工过程中的图文资料需进行分类管理

本建设项目施工周期近一年，涉及到的资料数量非常大，为保证竣工图编制的准确性和科学性，需要对施工过程中的图文资料进行分类管理，这样不仅能够提升资料整合的规范性，还便于后续对资料进行快速检索、提取以及分析。为确保资料的完整性，还需建立一份对应的电子收发文台账，为相关资料的筛选提供便利。具体的做法是，根据建设项目特点对后续工作做好分解，建立相适应的区域识别条目行列，技术负责人员在此期间担责较大，不仅需要做好信息的变更传递工作，还要及时更新电子台账。

3.3正确识别各履行竣工图的编制责任

竣工图编制的责任人通常为设计单位，但是受到各种客观因素影响，偶尔也由施工单位负责，或是同时由二者同时负责，具体需要按照合同约定开展相关工作。当竣工图编制负责人为施工单位时，应该以施工蓝图为基础，以建筑单位文档资料整理规范为重要的参照依据，相关信息的变更需要做好标注，经过设计单位和监理单位查验签字验收后形成最终版本的竣工图。当竣工图编制负责人为设计单位时，相关工作程序与以上一致[3]。

3.4做好竣工图的数字化成果管理工作

随着信息化技术的全面普及和数字化管理手段的不断更新，越来越多的建设单位对工程承包单位提出了更多要求，例如最终呈现的验收资料不仅要有文本版本，还需要有数字化的档案。这就要按照签订合同的要求和相关建设规范条件对纸质版的竣工图进行扫描和编目整理，在这个过程中，需要做好标识工作。经过数字化扫描的竣工图所在页面下方应标注好链接地址，以方便后续进行检索，该竣工图同样需要经过验收步骤，负责人通过审核签字后才能递交资料。长兴岛圆沙社区住宅新建项目总平面图如图1 所示。

图 1 长兴岛圆沙社区住宅新建项目总平面

4建设工程档案竣工图编制问题的优化对策分析

4.1分析工程项目的特点，开展有针对性的策划工作

建筑工程项目中的所有档案资料和图纸数据都具有一定的参考价值和利用价值，在竣工图编制的过程中，相关负责人需要对工程的特点进行分析，将责任落实到相关分包单位资料员、技术员头上，并且需要特意强调每份资料都应该保持其真实性，绝不允许数据造假这一现象发生。经过不断地整改和完善，现场资料和图纸内容保持高度一致，数据真实有效，在验收档案和移交档案时也更加顺利和轻松，为后期档案的查阅和调档铺垫了很多。

4.2组建项目文控管理团队，保证人才培养的连续性

4.2.1 通过组建档案管理的文控团队，提高专业人才实践经验

资料收集过程中发现个别分包单位做的资料上单位负责人签字、日期和签章都不齐全的问题。为此，竣工图编制的负责人需要找到资料档案的存储部门，并告知其签字和签章的重要性，再监督其一一查漏补缺，仔细核对没有缺漏之后再进行资料的收集。在此过程中，组建项目文控的管理团队是十分必要的，这样才能确保资料的完整性，同时还可以保证人才培养的连续性。

4.2.2 加强专业人才的培训指导，全面提高工作效率

竣工图是建筑工程施工中后置部分的业务，但是在工程建设初期，就需要组建专业的文档控制管理团队，一方面要对其中的工作人员进行资质考量，另一方面需要组织全体职工学习相关的国家法律法规制度，使其明确建筑档案管理的标准，在此期间还需结合当地政府推行的相关政策以及对应施工单位发布的竣工图编制要求。同时，对涉及竣工图编制细节的相关工作人员还需进行有针对性的专业培训指导，以规范图纸标识，加快资料收集整理进度，提高工作效率。长兴岛圆沙社区住宅新建项目C3型住宅单元1层平面图如图2 所示。

图 2 长兴岛圆沙社区住宅新建项目C3型住宅单元1层平面图

4.3实行全过程的动态管理，加强对施工过程的监督

在项目施工前期要求工程资料必须有专门的档案负责人员管理，有特定的档案盒存放，资料一式多份，并在档案盒上进行简单标记。只有实行全过程的专人动态管理，才能确保资料的真实性和可信度。与此同时这样还能提高工作效率，大大减少了档案受损、缺漏这一现象的发生，使得资料更加完整，为分包单位节省成本，为后续资料收集工作也起到了一定的帮助。通过加强施工过程中的监督工作，一定程度上保证了施工质量。

4.4加强信息数据收集与共享，创建良好的工作氛围

4.4.1 做好项目前期信息收集整理工作，积极征集多方意见

竣工图编制是一项系统性工作，需要加强信息数据的收集整理工作，还要保证相关资料的共享性，负责人需要对负责不同部分工作的相关人员做好业务分配和协调工作，以便于对完工项目及时进行竣工图移植工作。首先，需要主动与工程项目当地质量监管部门、上级档案管理部门、建设单位进行沟通，积极地征求多样化的编制意见，以确保编制环节符合相关要求。在移交阶段需要再次邀请相关方负责人对资料进行查验，确保竣工图最后能够通过最终验收程序[4]。

4.4.2 确保有关资料的共享，保障项目的全过程监督

为杜绝文档传递过程中信息的失真，需要采用通知单、签章标识等方法对失效图纸、升版图纸进行规范管理，确保所有的资料均能正确地反馈给图纸编制负责人。建筑工程的全流程涉及多个单位，在业务对接的过程中会产生大量的资料信息，部分具有特殊性的建筑环节需要将图纸设计纳入工程的日常管理中，直到建设工程最终验收交工。在信息交换的过程中需要创建良好的工作氛围，通过定期组织培训活动的形式可以取得良好的效果。

5 结论与建议

综上所述，在我国社会经济不断发展的背景下，城市建筑项目的类型更加多样化，各类隐蔽性工程层出不穷，要想确保施工项目的质量，必须要做好相应的协调管理工作，通过编制竣工图探寻多种不同类型建筑项目之间存在的联系和差异，并以此为基础做好经验的总结和积累，为同类型工作的顺利展开提供便利。通过本文上述措施，长兴岛圆沙社区12-05地块商品住宅新建项目已顺利完成，获得了较大的效益，相关的竣工图负责团队也得到了领导的嘉奖和建设单位的认可与鼓励。

参考文献：

[1]华莎.浅析工程项目档案中竣工图的质量控制[J].档案记忆,2022(11):55-57.

[2]沈永生.工程档案竣工图在施工过程中的管理难点及对策[J].未来城市设计与运营,2022(03):76-78.

[3]王丽萍.建设工程档案竣工图编制中存在的问题及策略探究[J].城建档案,2021(12):59-60.

[4]高培,蔡建,尹海涛,陈琛.浅谈竣工图编制存在问题和改进措施[J].治淮,2020(02):60-61.

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