大数据技术在档案管理中的应用探讨

大数据技术在档案管理中的应用探讨

王波

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摘要：随着进入信息时代，我国信息技术发展迅速，在很多领域中都有广泛的应用，提升了人们的生产和工作效率，促进了社会经济的发展。大数据技术是信息技术的一种表现形式，其能够提升信息的使用效率，能够在海量的信息数据中充分筛选出需要的信息资源并加以运用，提升工作效率。将大数据技术融入到档案管理中，能够促使档案工作升级转型，使档案管理工作不断朝着现代化和信息化的方向发展。

关键词：大数据技术；档案管理；应用探讨

引言

如今我国已经进入了社会主义新时代，我国的企业或事业单位都面临着新的发展机遇，在此背景下，企事业单位的档案管理工作也面临着新的挑战。以大数据技术为代表的新型信息技术已经逐渐地走向千家万户，丰富和便利了人们的学习和生活，传统的档案管理模式逐渐被淘汰。为了提升档案管理质量，使档案管理工作取得高质量发展，应当运用新技术、新思维和新方法对档案管理工作做出革新，使其不断适应实际需求，越来越规范，为经济社会发展做出更多贡献。

1当前大数据技术在档案管理中的应用现状以及出现的问题

1.1档案管理信息化能力比较低

如今大数据技术逐渐走向人们的视野，但是在部分企事业单位依然不能将其有效利用，依然不能熟练应用大数据技术使档案管理工作走向成熟，这样就会导致信息化程度较为低下。人力资源管理是一项综合性的管理工作，需要密切联系各个部门各个机构，其会产生大量的人事档案资料，包含人事考核、人事变动、人力资源规划等，这些档案资料会随着企事业单位的运行而不断存在，如果依然沿用传统的档案管理模式，将会给实际工作带来较大的困难。因此，要想使上述复杂的档案资料能够得到有效开发及利用，应当加快档案管理信息化的建设力度，使大数据技术能够参与到档案管理的全流程。当前部分企事业单位的档案管理信息化能力低下主要体现在以下的几个方面。企事业单位信息化建设的意愿比较低，不能与时俱进，运用发展和辩证的眼光去看待问题，认为大数据技术会对内部其他管理工作造成影响。信息化建设效果不显著，有的企事业单位虽然能够重视大数据和信息化的应用，但是信息化建设的思路是错误的，信息化建设的目标不精准，与实际发展不相符。不能使用好各种资源和信息技术，无法按照档案现状构建完备的信息化档案管理平台。缺少与大数据技术等有关的先进的信息化设备，不能及时购买或引进。尤其在调配资金和审批等流程中，存在着一定的形式主义，走的流程较多，不能及时运用充足的资金购买先进的设备。综上可以看出，长此以往，企事业单位内部的档案管流就不能得到有效的发展，人力资源管理工作的质量也会降低。

1.2档案管理人员缺少安全意识

档案信息资源的安全性对于档案管理系统至关重要。因此，在大数据时代背景下，档案管理工作的开展，必须借助各类先进的大数据技术手段才能顺利实施。在这一过程中，应将档案信息数据的安全性放在首位，切实提升档案管理人员的档案安全管理意识，让档案信息数据库的安全性进一步得到保障，以免因工作人员疏忽大意而发生泄露、篡改等情况。然而部分档案管理部门在安全防控方面缺少相应的技术，致使档案信息数据得不到有效的保护，再加上有些档案管理工作人员安全防范意识薄弱，使得档案信息服务的安全性不足。

2大数据背景下提高档案管理工作水平的策略

2.1不断完善创新档案管理机制

档案管理部门在创新档案管理机制的过程中，通过多方面运用大数据技术，使其与档案管理实现全面化融合，从而在设计新型档案管理机制的过程中做到规范化、系统化，以此营造一个良好的运行环境，确保档案管理服务体系得到进一步的完善，并推动档案管理工作的高效开展。随着大数据技术的广泛应用，信息共享已经成为必然趋势。因此，档案管理部门要想在档案管理水平上有显著的提升，就要充分子解广大用户的实际需求，遵循信息共享这一发展理念，积极打造共享信息服务平台，在档案信息数据安全性得到有效保障的基础之上，与其他地区或是行业的档案管理部门建立起良好的合作关系，使档案管理系统协同开发，以此使广大用户群体的不同档案信息需求得到有效满足。也就是说，用户在登陆档案信息系统，或是在搜索查询档案信息的时候，都要经过大数据安全技术平台来进行身份的验证才能够正常使用。与此同时，针对不同的用户设置不同的访问权限，以此保证在共享档案信息数据的时候，数据的安全性不会受到影响，从而打造一个具有互联、互通、共享的档案信息服务体系，为广大用户提供更加便捷高效的档案服务。

2.2需要树立“数据开放，资源共享”的合作理念

数据时代背景下，档案部门管理了越来越多的企事业单位的档案，原来保管的一些党委、政府档案的也过了保密期限，还有一部分经过鉴定已经进行了解密处理。因此，档案部门的“神秘程度”已经大大降低，经济社会发展也需要档案行政管理部门走出“深宅大院”，树立“数据开放，资源共享”的理念，以便充分借助社会力量开放档案，实现档案应有的价值，决不能再像过去那样把档案资源牢牢地攥在档案部门自己的手里了。要实现“数据开放，资源共享”，做好各项档案管理工作，无论是对档案数据的收集和保存，还是对档案数据的利用和共享，都离不开互联网、数据技术公司、信息化工作部门的大力支持。档案行政管理部门常常需要与这些单位打交道，这些单位也逐渐成为档案行政管理部门越来越重要的合作伙伴。

2.3提升档案管理人才的专业技能和综合素质

在现代档案工作建设的进程中，档案管理人才发挥着重要的作用。档案人才一般位于工作一线，是工作执行人，因此应当不断提高档案人员的能力，提升其技术质量。首先，档案部门理论联系实际，给档案部门设置权限明确的岗位，每一个环节和每一个流程应当如何开展都应当明确指出。通常的档案管理工作都具备以下几个流程：档案资源的利用及开发、档案资源的归档整理、档案资源的共享，等等，应当按照档案管理的规划，让岗位人员可以有效完成工作。其次，应培训档案管理人员，不断提高其职业能力，使其掌握工作所必备的技能。一些企业和单位部门可以运用自身的优势，聘请一些知名的专家学者来讲学，通过集体培训的方式使档案人员加强学习，掌握信息化档案管理技术，并能够运用信息技术的方法来开展工作。应当引入先进的管理理念，在互联网信息技术时代，档案工作的管理理念也发生了根本性的变革，应当与时俱进，将先进的管理思维运用其中，还应当加强档案人员实践环节的培训，使其能够及时熟悉档案工作的正确操作流程。最后，还应当注重加强档案人员的职业道德，档案工作不仅需要法律制度来约束，还应当提升档案人员自身的道德修养，使他们拥有职业道德感，自觉地维护档案安全，做好保密工作。

结语

如今我国已经进入信息化时代，档案工作的重要性也逐渐被凸显了出来。在新时代，大数据技术的综合运用给档案管理工作提供了发展便利，企事业单位应当善于抓住机遇，应当不断提升认知能力，加强统筹规划，注重运用先进的管理思想和管理策略来提升档案工作的效率及质量，不断提升档案工作的质量。

参考文献

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