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摘 要:对当前事业单位的创新改革状况进行深入了解,可以发现,档案管理是一项比较重要的工作。尽管档案管理不能直接决定事业单位的经济效益和服务质量,但是因其本身具有丰富的信息储备功能和精准的数据支持功能,有利于事业单位的进一步发展。事业单位需要积极落实日常业务活动的管控工作,全面加大档案管理各项工作力度,将档案管理工作的价值体现出来,避免单位在档案管理工作流程方面出现不规范现象,保证事业单位档案管理工作开展的高效性和稳定性。随着科学技术的发展和进步,档案管理工作也发生了一定的变化,其正在朝着信息化的方向发展。因此,档案管理人员必须及时更新自身的知识储备,掌握更多的信息化管理技术和手段,并对现有的技术进行科学优化与配置,进一步提高事业单位的档案管理水平。
关键词:事业单位;档案管理;对策分析
一、事业单位档案管理的意义
1.有利于提升档案管理的实效性
首先,事业单位实际的档案管理工作必须要加强管理措施和手段的创新,加快推进先进管理理念和手段的应用,这可以在一定程度上显著减少档案管理工作的人力和物力等方面的成本支出,使得档案管理的实效性得到明显提升。其次,提高事业单位档案管理水平,建立信息化的档案管理平台和数据库,提供良好的检索服务,从而实现档案资源的科学配置和应用,将档案价值充分发挥出来。最后,事业单位的档案涉及的内容较多,具备重要的凭证价值和参考价值,可以为事业单位的发展和相关管理工作的进行提供原始数据和凭证,为相关决策提供科学依据和参考。
2.有利于保证档案资源的完整性和真实性
首先,提高事业单位档案管理水平,结合创新化问题对档案管理内容、具体流程和方法进行统一明确和配置,减少档案管理中的各项问题和漏洞,使得档案资源能够准确反映出事业单位的各项工作。其次,档案资源包括事业单位的各项工作内容,可以为事业单位各项工作的创新发展提供有力支持和保障,逐渐解决传统管理模式中存在的问题,提高档案类目设置、信息资料立卷归档和信息资料利用的质量及效率,避免出现重要档案资料和信息丢失、损坏的情况,实现快速清退、更新和销毁的基本功能,保障档案管理工作秩序。
二、事业单位档案管理现状
1.事业单位档案管理制度不完善
在事业单位的发展过程中,档案管理工作中仍旧存在相关制度不完善的问题。结合总体的发展情况可以得知,现阶段事业单位的档案管理制度本身并不是很先进,难以与当前的社会经济背景紧密联系,无法很好地适应档案的保管环境和管理要求。尤其是在当前信息化时代下,事业单位档案管理的效率必须要实现全面提高,然而当前事业单位的档案管理制度更加符合传统管理模式,导致档案管理问题层出不穷,且单位的部分工作无法得到科学的指导。与此同时,部分事业单位只是在某些方面对已有的档案管理制度做出了合理改进和优化,没有对整体的制度内容作出根本性的创新与调整,也就无法起到有效的规范和约束作用。
2.档案管理重视程度不够
事业单位采用的档案管理模式和管理方法长时间得不到创新和优化,对档案管理工作的重视程度较低,主要体现在三个方面。首先,事业单位档案管理工作涉及的信息资料比较多,整体工作具有很大的难度,管理人员需要花费大量时间对相关信息资料进行收集和处理,档案管理效益在短时间内难以得到提升,部分人员也会直接忽略此项工作。其次,档案管理本身工作量较大,对人力和物力的需求非常大,然而由于其无法在短时间内获得良好的经济效益,部分事业单位没有在此项工作中投入资金和资源。最后,档案管理的封闭性和边缘性比较强,管理人员在实际管理工作中的积极性比较低。
3.档案管理人员专业技术能力不强
事业单位档案管理人员的专业技术能力也是需要关注的重点之一。档案管理水平的提高离不开大量资源的支持和帮助,但是部分事业单位在档案管理中投入的资源较少,从而无法引进大量的专业人才从事此项管理工作。与此同时,档案管理对个人专业素质和业务能力有着较高的要求,部分人员没有参与过档案管理工作,因此个人经验并不多。此外,受到工作环境的影响,很多管理人员缺乏一定的管理能力,从而限制了档案管理水平的提高。
三、提高事业单位档案管理水平的措施
1.建立完善的档案管理制度
首先,事业单位需要根据自身发展水平和经济实力建立完善的档案管理制度,对其中的各项管理职能作出有效指示和说明,充分体现出档案管理的效果和效益。同时,对现阶段的规章制度进行科学分析和统筹规划,采取有效的优化与改进措施,解决制度中存在的滞后性问题,并在掌握实际管理需求的情况下开展规范化处理和操作,从而提高制度的完整性。另外,事业单位应对现有制度进行全面调查和分析,对其中的部分制度内容进行调整和优化,保证其符合工作实际要求。事业单位应积极借鉴其他部门和管理人员的成功经验,使档案管理协调性在原有的基础上达到最佳,提高制度的规范程度。事业单位在完善档案管理制度的基础上,还可以采用奖惩机制来提高管理的质量和效率。对在档案管理中表现不合格的人员应进行适当惩罚,而对表现比较良好的人员则应给予奖励,同时提供相应的晋升渠道,使其能够更加高效地投入工作中。
2.加强档案管理信息化建设工作
对事业单位档案管理工作情况进行分析可以得知,此项工作比较复杂,并且需要花费大量的时间和精力。由于传统的事业单位档案管理模式对人力资源的需求较高,单位应尽可能避免出现信息遗漏问题。事业单位应通过应用互联网技术,提高档案管理的信息化水平,使其朝着智能化和数字化的方向发展。首先,做好档案信息库开发工作,对各项档案信息进行归档处理,对档案管理内容进行适当创新,使其以数字化的方式实现录入。其次,应用信息化档案方式建立档案管理体系,同时规范人员和信息化档案的建设要求内容。最后,按照信息化档案管理方式要求采取责任分配制度。将档案管理中的职责和需求具体落实到每个管理人员身上,保证档案管理工作的高效性,通过信息化技术,达到事业单位档案科学管理的目标。
3.创新档案管理模式
事业单位应进一步加强对档案管理工作重要性和实际意义的认知与了解,结合自身发展要求和时代变化特征适当转变管理方式和管理理念,使档案管理工作朝着更加符合社会发展需求的方向转变。现阶段,随着我国总体经济实力和发展水平的显著提高,社会组织逐渐朝着多元化的方向发展,事业单位所承担的社会责任也越来越大。因此,事业单位应提高对社会化运作的重视程度。而已有的档案管理模式无法满足当前的管理需求,为了进一步提高管理效果,必须要对其进行创新和优化,使得档案管理的工作重心放在信息整理分析等方面,实现社会价值。事业单位应在记录自身相关信息的同时,根据实际发展需求采取有针对性的措施,加大档案管理模式的创新力度,使得事业单位档案管理工作的效率得到全面提升。
4.提高档案管理人员的专业素养
事业单位档案管理工作本身专业性较强,因此对管理人员的个人专业素质和业务能力提出了更加严格的要求。对当前的档案管理工作现状进行分析,可以得知,事业单位档案管理人员应与其他人员做好沟通工作,根据自身的实际需求对相关档案展开科学整理和分析,从不同层面上对档案进行探究,通过目录方式实现档案数据和相关信息资料的归纳,为高效率的档案利用提供便利条件。同时,还应转变传统管理中的注重存放、忽视调动的档案使用观念。管理人员应结合专业制度要求将相关档案资料和信息进行分类存放和管理,在保证正常使用需求的情况下实现便捷存放和管理。此外,事业单位需要加强对管理人员的培训,确保其能够正确认识档案管理工作的作用和意义,切实符合时代发展的需求,降低管理工作的操作阻力,保证协同工作任务目标的实现。事业单位还应积极落实管理人员的责任教育工作,提高其对档案管理工作的积极性和主动性,使其树立正确的责任观,避免出现管理方面的问题。
综上所述,档案管理是事业单位中的一项重要工作,领导者和相关管理人员必须要提高对其的重视程度,从而有效保证事业单位发展的稳定性。事业单位要结合自身实际情况制定完善的档案管理措施,创新档案管理模式和手段,为自身的可持续发展提供便利条件。事业单位要想进一步提高档案管理质量和效率,就必须要明确档案管理工作中存在的问题,采取科学有效的解决措施,提高档案管理的整体水平,为各项工作的开展提供可靠保障。
参考文献
[1]杨杰.事业单位档案管理规范化措施探讨[J].中外企业家,2020(02):139.
[2]侯娇娇.新时期事业单位档案管理创新思路的思考[J].现代经济信息,2018(22):89.