档案管理工作为现代石油产业体系服务的途径和方法探讨

档案管理工作为现代石油产业体系服务的途径和方法探讨

赵巾聪

中国石油天然气股份有限公司辽宁本溪销售分公司 辽宁本溪 117000

摘要：随着新时代的发展各行各业都越来越重视档案管理工作的开展，国家对于石油企业中的档案管理工作重视程度越来越大。原本的纸质档案在管理过程中和使用过程中都比较繁琐，而且在进行档案查询的过程中都要投入大量的时间和精力，明显工作效率比较下降，档案管理人员的工作量随着企业的年限不断增长工作量也逐渐加大。而有信息技术的辅助下电子档案在管理过程中会更加便利，能更符合企业内部档案管理工作的具体需求。

关键词：档案管理；石油产业体系；石油服务；途径；办法

引言

档案管理工作对于石油企业的发展而言具有很大的助推性作用，能有效的解决传统纸质档案管理过程中所存在的弊端，运用电子档案存储企业的各类信息对于企业的发展有很大的帮助，在查找档案和应用档案的过程中都会更加便利。近些年石油行业发展的速度越来越快，档案工作人员的工作量开始逐渐加大，如果仍然采用传统的纸质档案存储方式则不利于石油企业未来的发展，将档案信息内容录入到信息系统中，能为石油企业提供更多的便捷服务。

1石油产业档案管理体系的不足

1.1缺乏对档案管理的充分重视

石油企业发展能带动国家经济的快速增长，所以石油企业的领导人员在企业发展过程中将更多的重心放在扩大规模和自身收益方面，对于内部的档案管理工作重视程度远远不够。在开展档案管理工作的过程中，大多都是记录简单的内容，档案在实际应用过程中并没有发挥其作用，档案当中记录了企业从发展初期到发展整个过程中所经历的事情，针对重大事件都进行了详细的记录，企业在发展中可以将档案中的相关经验和思路调取出来，对于企业的发展有很大的帮助[1]。石油企业的利益增长和生死存亡都和档案资料有着紧密的联系，但由于企业对于档案管理工作的不重视，档案信息资料中的具体内容缺乏了参考意义，石油产业服务体系得不到有效提升和改善，还会出现企业相关机密泄露的风险。

1.2相关设备不完善

传统的档案记录都是运用纸质方式进行记录的，在存储的过程中需要设立专门的档案室来将纸质材料进行储存，由于受到传统思想观念的影响，在进行档案管理工作的过程中往往忽略了硬件设备的使用。在进行档案存储的过程中并没有考虑到电子数据库、文件柜、保险箱以及档案袋等相应设施，档案在存储的过程中就会非常的不便利。基础设施不全面档案存储过程中就会不方便，特别是纸质档案在存储的过程中如果没有妥善的进行保管，纸质材料很容易出现损坏或者丢失的情况，对于后期档案查找工作有很大的影响，一旦档案出现丢失或者破损的情况则失去了应用的价值。

1.3管理部门的人才资源匮乏

档案管理工作并没有想象的那么简单，要求管理人员具备较强的专业水平和管理能力才能做好档案管理工作，特别是新时代发展档案管理工作是通过信息技术和网络来进行具体操作的，如果档案管理人员对于先进的科技产品不会操作，则会影响整体工作效率和质量。大部分石油企业中的档案管理人员的整体水平都是相对较低的，没有进行过系统的培训和训练，有的档案管理人员是由其他部门的人员兼职进行担任的，对于档案管理工作并不了解，由于领导部门对于档案管理工作的不够重视，以至于工作人员对于档案管理工作的重视程度也相对较低，在具体开展工作的过程中缺乏责任心，一般都是以敷衍的方式来进行工作[2]。由于档案管理人才相对短缺，对于石油企业开展档案管理工作具有一定的阻碍，由于人员的整体水平相对较低，很多先进的管理技术和方法并没有得到实际应用，有的石油企业对于档案管理工作并不重视会将该部门裁剪掉，将所有档案存放在财务部门由财务部门进行兼管，还有的企业是和其他部门进行融合来对档案资料进行管理，由于人员的整体水平并不专业而且缺乏一定的责任心，即便在存储的过程中档案出现丢失情况也很难发现，档案管理过程中的安全性很难得到保障，一旦存储不当就会出现档案数据泄露的风险。

2石油企业档案管理创新途径

2.1重视档案管理工作

档案管理对于石油企业的发展有着至关重要的影响，要重视档案管理工作就要从领导人员开始重视，只有领导人员高度重视档案管理工作，才会在企业工作过程中扩大宣传力度，工作人员才会更加重视档案管理工作的重要性。首先档案管理人员自身要明确自身的工作职责，其次要建立完善的考核制度，针对工作人员的具体工作行为进行监督和管理，如果档案管理人员在具体工作过程中出现的失误情况相对较少，而且具有较大的工作热情，这种情况就要给予相应的奖励则能带动工作人员的工作积极性，反之则要对其进行严惩[3]。档案管理人员在进行档案管理的过程中要对档案进行合理的分类，并且做好储存和保管的工作，在对档案管理的过程中要加大资金的投入和基础设备的投入，使档案管理工作更加符合现代化、科技化的具体需求。

2.2引进和培养专业的档案管理人才

档案管理工作随着石油企业的发展壮大工作量会逐渐加大，而且复杂程度也会逐渐提升，要确保档案管理工作能做的更好，就要确保管理人员的水平足够高，而且在具体工作过程中还要具有较强的责任心和较高的职业素养。档案管理工作本身就是比较枯燥、乏味的工作，要求工作人员在工作过程中要具有较强的责任感和核心素养，才能认认真真地开展档案管理工作，目前在很多高校中已经开展了校企合作，重点培养优秀的档案管理人才，部分石油企业也可以开展定向培养，专门为企业量身打造该岗位的工作人才，企业可以为学校提供更多的资金支持和设备支持，学校才能为企业输送更多高质量的档案管理人才

[4]。

2.3完善石油企业档案管理制度

石油企业所开展的档案管理工作不能直接照搬照抄其他企业的成功案例，而是要根据自身的实际情况选择适合的档案管理方法，要根据自身企业的实际情况制定符合企业发展需要的管理制度，并且要跟随企业的发展不断地对制度进行优化和完善。石油企业想要实现现代化的档案管理，就要重视现代化档案管理制度的建立，在进行档案管理制度建立的过程中，要清楚的了解档案管理工作人员的具体职责和工作权限，运用科学的管理方法构建档案运行机制，并且重视对档案人员的培训工作[5]。档案管理人员要对档案的具体数据信息进行及时更新，采用多元化的管理方式来提升档案管理效率，多给予档案管理人员更多外出学习的机会，学习更多档案管理工作中的具体方法，才能更好地促进石油企业的发展。

2.4学习先进的档案管理方法

石油企业本身规模就比较大，所以企业内部的档案资料相对较多而且种类比较繁杂，在进行档案管理工作的过程中，要对大量的档案信息资料进行合理分类。为了档案管理工作进展的效率更高效，就要采用信息技术来辅助档案管理工作的开展，不仅能节省大量的人力财力投入还能提升档案管理工工作效率，而且出现数据管理错误的概率也会相对较低，企业在发展过程中要对档案数据进行查询时也会更加方便。

结语

石油企业中的档案记录了石油企业的发展历史，随着新时代的发展传统的管理方法对于石油企业的发展并不适合，需要查找相关档案资料了解石油企业最初的发展目标，根据档案中所记录的相关信息内容能为企业发展制定更加高效全面的发展目标。档案管理工作对于石油企业的兴亡具有很大的影响，石油企业要高度重视档案管理工作的重要性，要采用先进的管理方法来对档案管理工作进行优化，使档案数据内容能充分的得到应用，更好地促进石油企业快速发展。

参考文献

[1]魏书桦. 建立文书档案数字化管理模式的必要性初探[J]. 文化产业,2023,(05):7-9.

[2]肖艳丽. 互联网视域下档案管理的数据化转型研究[J]. 科技风,2022,(36):70-72.

[3]刘美娟. 档案管理工作为现代石油产业体系服务的途径和方法[J]. 兰台世界,2021,(S2):13-14.

[4]杜艳玲. 能源行业档案资料的“管”与“服”问题探讨——以笔者所在的中国石油为例[J]. 中国石油和化工标准与质量,2021,41(13):74-75.

[5]方超. 对石油地质档案开发与利用的研讨[J]. 化工管理,2021,(20):73-74.