探究卫生院档案管理存在的问题及优化措施

探究卫生院档案管理存在的问题及优化措施

冯俊杰

重庆市丰都县都督乡卫生院       408228

摘要：档案管理是卫生院内部管理的重要内容，通过科学有效的档案管理，可以提高卫生院信息溯源效率，能够完善卫生院秩序的综合管理。在信息化时代，卫生院档案管理要应该向着更加规范化、数字化的方向发展。有关部门以及档案管理人员要结合卫生院档案管理需求，构建档案管理制度，引入先进的档案管理技术，实现卫生院档案管理的规范化，为卫生院各项工作的开展提供有力支持。

关键词：卫生院档案；档案管理；规范化

在新的发展形势下，卫生院要结合实际情况，不断加强档案管理，通过积极引入网络信息化技术，实现档案管理的规范化、数字化，从根本上提升档案管理效率和质量，为卫生院档案管理工作提供更加有利的支持。本文以卫生院档案管理为内容，探究卫生院档案管理存在的问题及优化措施。

一、卫生院档案管理存在的问题

（一）档案更新慢

有些卫生院，档案管理机制并不健全，档案管理工作没有明确的标准，所以会出现档案更新慢等问题。由于档案更新速度慢，会使得一些档案信息不能被及时反馈。在使用档案时，会出现档案信息和实际情况不符的问题，这不仅会影响工作的进度，还会影响工作的质量。因此，卫生院工作保持有序的开展，应该及时更新档案，使得档案管理具有时效性。

（二）档案的分类和归纳不合理

卫生院在档案管理时，存在分类和归纳不合理的问题。由于档案管理的相关制度内容不能将所有物资都涵盖进来，再加上有些用具在实际应用时很容易出现混淆，所以造成卫生院档案分类和归纳出现一些问题，有时候还会出现归错档的情况。因此，卫生院在进行档案管理时，应该科学合理进行分类，同时还应该完善档案管理的机制和内容。

（三）旧档案处理不及时

卫生院在档案管理过程中，会进行档案的更新，但是由于档案管理人员的操作失误，会忘记删除旧档案。在进行档案调查时，可能会出现原档案和新档案混淆的问题，这会影响卫生院的工作正常开展。另外，在档案处理时，如果不及时删除销毁旧档案，可能会造成医用物资调配不及时，影响患者的正常治疗，甚至会出现档案丢失，为卫生院带来潜在的威胁。

（四）监管力度不够

卫生院档案管理监管力度不足，使得有些档案管理人员在开展工作时，没有严格按照档案操作标准进行操作，信息更改时比较随意，档案数据信息十分含糊，造成档案出现质量问题。因此，卫生院想要档案管理标准化、规范化，一定要加大监管的力度，明确岗位责任，使得档案管理人员能够严格遵守档案管理的相关操作标准开展档案管理工作。

二、卫生院档案管理的优化措施

（一）建立档案规范化管理规章制度

卫生院管理人员为了取得良好的档案管理效果，应该结合卫生院的实际情况，建立档案规范化管理规章制度，以此来规范档案管理的相关流程和环节。另外，还应该将档案管理人员的考核机制融入到规范化管理制度当中，设计奖惩机制对档案管理人员进行约束，激发其工作积极性，保证档案管理工作能够顺利开展，确保档案管理工作的质量。为了保证档案管理工作的有序开展，卫生院还应该结合现代化管理模式进行档案管理模式的更新，打破传统的管理方式，设计出科学合理的管理制度，利用制度对档案管理工作进行约束，推动档案管理工作健康发展。

（二）加强专业素质提高

卫生院的档案管理质量好坏，和卫生院的档案管理人员的管理专业性高低和管理方式好坏有着直接的关系，档案管理人员的综合素质还直接影响档案的管理效果。所以，卫生院应结合档案管理的需求，为档案管理人员搭建学习和培训的平台，不断提升档案管理人员的专业素质和专业能力，打造出一支高素质的档案管理工作团队。另外，卫生院还可以选拔出一些优秀的档案管理人才外出学习，提高其档案管理专业能力，将一些先进的管理理念带进卫生院，进而促进全院档案管理人员的管理水平的提升。还可以邀请一些行业专家来院开展论坛活动，全面提高档案管理工作人员的专业性、严谨性。卫生院还应该引入一些高素质的技术人员，以此来充实档案管理人员的整体素质，不断激发档案管理人员的积极性，促进档案管理工作的持续健康发展。

（三）加大财政投入

卫生院档案管理需要有充足的资金作为支持，卫生院负责人应该争取获得乡镇领导的重视，给予一定的资金支持，进而促进档案管理和建设。卫生院在具备充足资金时，应该科学合理高效地利用资金对卫生院档案管理进行建设，进而推动卫生院全面可持续的发展。卫生院还应该更新传统的档案管理模式，传统的纸质版档案管理模式不能满足现代社会档案发展的需求。所以，卫生院应该升级档案管理模式，应用一些先进的信息技术构建信息化档案管理模式，以此来提高档案管理工作的效率。另外，在档案管理信息化建设过程中，还需要投入大量的资金购置各类软件、硬件设备，如计算机、扫描仪等，以此来构建完善的档案管理体系，促进档案管理工作的有序开展。卫生院应该结合自身的实际情况，设计出合适的信息化档案管理模式，制定出科学合理的标准，规范档案管理人员的行为。比如，要求档案管理人员在进行档案录入时严格按照规定格式进行录入，这样便于档案的整合以及后期的查询和检索，进而可以全面提升档案信息化管理水平。

（四）培养档案管理人员的责任意识

档案管理工作内容比较多，需要档案管理人员具有较强的责任感和耐心。有些档案管理人员由于责任感不强，会影响档案管理的质量。所以，卫生院应该采取一些手段，培养档案管理人员的工作责任和意识。可以定期开展责任意识培训，设计专项的考核机制，以此来让档案管理人员端正工作的态度，保持良好的责任感，使得档案管理人员能够明确自身的责任，高效开展档案管理工作。

三、结语

总之，卫生院每件工作在落实时，事项的进程能否在后期进行回溯十分重要。卫生院开展档案管理工作，能够为信息高效溯源奠定基础。卫生院通过对档案内容进行整合、分类管理，在后期进行信息回溯时，能够快速确定档案的内容，实现高效信息溯源。

参考文献

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[2]屈民.乡镇医院档案管理与改革的思考[J].兰台内外,2021(12).