事业单位干部人事档案管理效率的提升对策

事业单位干部人事档案管理效率的提升对策

巴合提努尔·沙马那依

新疆阿勒泰地区富蕴县杜热镇农村合作经济(统计)发展中心(财政所)，新疆阿勒泰，836100

摘要：随着社会的不断发展和进步，事业单位干部队伍正处于不断壮大的过程中。而要对这些干部进行有效管理，人事档案的管理就尤为重要。本文提出了一系列有效的对策，旨在提升事业单位干部人事档案管理的效率。通过这些对策的实施，可以更好地发挥档案管理在人事管理中的重要作用，提高管理水平，达到更好的管理效果。

关键词：事业单位；人事档案；管理效率

人事档案管理是一项非常重要的工作，它涉及到组织的管理、人力资源的开发与利用、干部选拔与管理等方面。通过对人事档案的有效管理，可以及时准确地了解干部的基本情况、工作经历、能力水平等，为干部的选拔、使用、评价和管理提供科学依据。因此，良好的人事档案管理对于组织的稳定发展和干部队伍的建设具有至关重要的意义。

一、人事档案管理效率问题的原因分析

（一）管理制度不健全

收集和整理工作是事业单位干部人事档案管理工作重要的环节，是保障干部人事档案完整性、安全性和准确性的前提[1]。许多单位缺乏完善的档案管理制度，管理工作缺乏规范性和制度保障，难以形成科学的档案管理体系，影响了管理效率。

（二）人才队伍短缺

人事档案管理是一项专业性较强的工作，需要具备一定的专业知识和技能。但是，由于人才队伍短缺，较多情况下，事业单位的档案管理者都是其他岗位上兼任的，平常疲于应付日常业务工作，对档案管理精力投入也不足，容易造成档案管理失误[2]。

（三）传统管理模式

事业单位管理逐渐朝着现代化、智能化和智慧化的方向转变，信息技术的应用已无处不在，这也给干部人事档案管理带来新的要求[3]。目前，许多事业单位在档案管理方面还停留在传统的纸质档案管理模式，没有采用现代化技术手段进行管理。这种管理方式不仅效率低下，而且存在着信息不对称、易丢失、难以检索等问题。

（四）档案管理流程不够完善

很多单位在档案管理流程上存在不合理或者不够完善的地方，如档案的归档、整理、借阅等环节存在混乱、繁琐等问题，影响了管理效率。

（五）安全保密措施不到位

人事档案管理涉及到个人隐私和重要机密，如果安全保密措施不到位，容易引发信息泄露和档案丢失等问题，从而影响管理效率和档案质量。

二、事业单位干部人事档案管理效率的提升对策

（一）建立健全档案管理制度

制定档案管理规定和操作规程。制定详细的档案管理规定和操作规程，明确档案管理的流程、责任和工作要求，确保档案管理工作规范化和制度化。

完善档案管理制度。建立完善的档案管理制度，包括档案的归档、整理、借阅和销毁等方面的制度，确保档案管理的安全和有效性。

建立档案管理责任制。明确档案管理的责任和权利，建立档案管理责任制，确保档案管理工作的顺利进行和质量保证。

提高档案管理人员的专业素质。加强档案管理人员的培训和学习，提高其专业素质和技能水平，确保档案管理工作的准确性和规范性。

建立档案管理评估制度。建立档案管理评估制度，对档案管理工作进行评估和监督，发现问题及时进行整改，提高档案管理工作的效率和质量。

（二）加强人才队伍建设

招聘和选拔专业人才。针对干部人事档案管理工作点多面广，兼具动态性、专业性等特点[4]，招聘和选拔具有相关专业知识和技能的人才，确保管理人员能够胜任档案管理工作。

建立培训机制。建立完善的培训机制，针对管理人员的专业知识和技能进行培训和提高，不断提升管理人员的素质和能力，从而提高档案管理效率。

建立岗位晋升机制。建立档案管理岗位晋升机制，为管理人员提供晋升和发展的机会，增强管理人员的职业发展动力，提高管理工作的效率和质量。

（三）利用现代化技术手段提高管理效率

数字化建设。利用现代化技术手段进行数字化建设，将纸质档案数字化，采用先进的信息技术，着手构建干部人事档案数据库，实现档案数字化管理[5]。

建立电子档案管理系统。建立电子档案管理系统，实现档案的电子化管理和查询，提高档案管理效率和质量。

利用互联网技术。利用互联网技术，建立档案管理信息平台和网站，实现档案信息的共享和查询，提高档案管理的效率和信息化水平。

引入智能化技术。引入智能化技术，如人工智能、大数据、云计算等，实现档案信息的自动化处理和智能化管理，提高档案管理的效率和准确性。

建立移动化管理平台。建立移动化管理平台，实现管理人员对档案信息的移动化管理和查询，提高管理效率和工作灵活性。

（四）完善人事档案管理流程

精细化管理。通过建立完善的管理制度和流程，规范档案管理工作的各个环节，实现档案管理的精细化管理，提高管理效率和质量。

流程优化。通过对档案管理流程的优化和改进，消除流程中的冗余环节和重复操作，提高档案管理效率，节省管理资源和成本。

强化监督和检查。建立监督和检查机制，定期对档案管理工作进行检查和评估，及时发现和解决问题，提高管理效率和质量。

提高工作效率。采取科学的管理方法和手段，如流程再造、信息化管理、精益生产等，提高档案管理的工作效率和质量。

加强安全管理。加强档案管理的安全管理工作，确保档案的安全性和保密性，避免档案管理中的风险和问题，提高管理效率和质量。

（五）加强安全保密措施

建立安全保密制度。建立健全的安全保密制度，明确档案管理人员的安全保密责任和义务，制定相应的管理规定和标准。

人员管理。对档案管理人员进行严格的审查和选拔，建立健全的人员管理制度，确保管理人员具有良好的政治素质和职业操守。

物理安全保障。采取多种物理安全措施，如视频监控、门禁系统、安全防范设施等，保障档案的物理安全。

网络安全保障。采取多种网络安全措施，如数据加密、防病毒防火墙等，保障档案的网络安全。

加强培训和宣传。定期组织安全保密培训，提高档案管理人员的安全保密意识和能力，加强安全保密宣传，提高档案管理人员和相关人员的安全保密意识和法律意识。

三、提高人事档案管理效率的意义和作用

 （一）为事业单位干部选拔提供依据

事业单位干部人事档案是干部选拔的重要依据，因此，通过建立完善的人事档案管理制度和规范的档案管理流程，做好干部人事档案的收集和整理工作，完善档案使用机制，加强安全保密工作，可以为事业单位干部选拔提供科学、全面、准确的依据，确保干部选拔的公正性和科学性。

（二）为干部工作评价提供依据

事业单位干部人事档案也是对干部工作进行评价和考核的重要依据，因此，建立健全的人事档案管理制度和完善的评价机制，对于为干部工作评价提供依据至关重要。

（三）为干部管理提供依据

事业单位干部人事档案也是干部管理的重要依据，通过建立干部管理机制，做好干部人事档案的收集和整理工作，加强档案使用管理，定期开展干部管理工作，制定干部发展计划，可以为干部管理提供科学、合理、有效的依据，提高干部管理的水平和质量。

五、结论

事业单位干部人事档案管理的效率对于事业单位的管理和发展至关重要。本文针对人事档案管理效率低的原因，提出了相关对策。这些对策旨在提高人事档案管理的效率，为事业单位干部选拔、工作评价和管理提供科学、准确、全面的依据，进而提高干部管理的水平和质量，推动事业单位的可持续发展。

参考文献

[1]周菲菲.做好事业单位干部人事档案管理工作的几点思考[J].黑龙江档案,2022,(03):261-263.

[2]贺晓欧.事业单位干部人事档案规范化管理的新路径分析[J].黑龙江档案,2021,(03):110-111.

[3]程晓侠.事业单位干部人事档案管理效率的提升对策[J].兰台内外,2023,(03):67-69.

[4]任艳君.浅论事业单位干部人事档案管理[J].技术与市场,2021,(03):178+180.

[5]徐玉燕.公共服务视角下干部人事档案管理策略研究[J].办公室业务,2022,(21):157-159.