浅谈如何加强企业人事档案精细化管理

浅谈如何加强企业人事档案精细化管理

吕新波

中石化烟台龙口液化天然气有限公司

摘要：近年来，随着全面从严治党向更广范围、更深层次推进，人事档案在国有企业的干部选拔任用、考核考察、管理监督、教育培养等工作中发挥着日益重要的作用，是企业全面了解、评价人才的重要依据。同时，随着互联网时代的迅猛发展，信息技术与社会经济发展深度融合，也对新时代的档案工作提出了更高要求，人事档案管理如何充分利用现代化的信息技术手段优化管理模式，提高运行效率，值得我们深入探索。

关键词：企业人事档案；精细化管理；策略

中图分类号：F272

文献标识码：A

引言

企业人事管理工作中最不可缺少的部分之一就是人事档案管理，其是做好人事工作的基础，也是企业选拔人才、任用人才的最重要手段。社会在不断进步，企业在开展人事档案管理工作时也面临着全新要求，所有的管理环节必须逐渐变得精细化，因此，对应的管理难度也有所增加。就目前情况来看，人事档案管理工作存在较多问题，不仅会对人事档案管理效率带来负面影响，还会对内部人才开发以及队伍建设带来负面作用，理应引起人们的高度关注。

1企业人事档案管理存在的问题

1.1人事档案管理制度不规范

目前，多数企业管理制度仍不够完善，虽说也能取得良好的管理效果，但是在制度建设方面仍存在较多问题。员工对于人事档案管理工作也没有给予足够重视，内部形成的档案管理制度也不具备约束性。此外，部分企业的人事档案管理也没有配备专职人员，内部存在职责划分不明确现象，也时常出现无具体人员管理或是多头管理情况。内部的管理流程也不够规范，尤其是在对职工档案进行调入或调出时，交接环节也不够科学，没有认真核实档案信息，职工档案信息也容易出现缺失。

1.2档案人才队伍专业素质较差

我国很多企业都处于转型发展阶段，而整个行业竞争的主要核心就是信息化技术。因此，对于人事档案管理队伍来说，要积极组建更加专业且信息化的档案管理队伍。目前，部分企业人事档案管理人员都不是专业人士，人员数量配置也不足，大部分的石化企业在管理上千份档案时，只配备一名人员。此外，管理人员在对档案管理流程以及细节进行分析时，也没有做到灵活掌握，特别是缺乏与档案管理相关的计算机技术，因此无法准确把握档案管理细节，导致档案资料出现缺失。

1.3硬件设施配备不足

大部分企业在开展档案管理工作时，都没有配备足够的硬件设施，也没有单独设置人事档案管理储藏室，仅仅只是把人事科办公室作为日常储存。由于人事科办公环境十分复杂，人员出入较为频繁，容易出现安全隐患。对于档案装订，也未按照相关要求对人员信息进行排序；很多的档案资料在装袋时都十分随意；档案袋的质量也参差不齐，没有开展更加深入的防潮防尘工作。大部分的企业在开展人事档案管理工作时，采用的依旧是原有的纸质档案管理模式，这种管理模式极其容易出现丢失或缺损。在对档案进行查阅时，也会消耗较多时长。由于档案管理人员的素质存在差异，因此在对档案进行管理时也会受到主观因素影响，发生缺失或遗漏现象。

2企业人事档案精细化管理策略

2.1加强档案管理，提高重视程度

企业在对干部人事档案信息进行采集与整理时，不可避免地会出现档案材料缺失或信息不完整的现象。因此，企业一定要重视干部人事档案的信息收集以及管理工作，使各级人员都能充分意识到档案管理工作的重要价值，让不同层级的管理人员给予高度关注。而人力资源管理部门则要重点分析管理工作的核心环节，要给予人事档案管理工作充分重视，并挖掘人力资源潜在作用，把档案管理工作积极纳入到人事部门的管理计划当中，并在系统例会过程中认真听取档案管理者的汇报工作，使档案管理工作也能真正与薪酬、培训以及调配的环节拥有同等地位，能够纳入到绩效考核模块当中。在更为科学的奖惩体系下，让档案管理工作能够及时监督与督促，通过明确的责任管理制度发现档案管理过程中存在的实际问题，并提出解决方案。

2.2加强制度建设，强化工作流程

企业要进一步实现规范化以及标准化管理，让档案管理工作能够朝着精细化的方向发展，因此，企业一定要建立更加完善的档案管理制度，对档案管理的各项流程进行精准把控，找到适合企业发展的更为精细化的档案管理路径，保证档案管理的每项环节都能结合国家标准进行。除此之外，企业在执行干部档案工作条例等相关规章制度时，一定要不断完善能够适用于企业档案管理、保管、查阅、借阅以及保护等众多环节的规章制度，明确归档范围、责任主体、节约程序、装订标准以及奖惩考核等环节规范，使企业内部的人事档案管理工作能够变得更加高效，提升档案管理精细化水平。

2.3规范工作标准，提高人事档案质量

除了需要具备与人事档案相关的各项管理制度之外，企业还要对档案工作进行标准规，企业还要进一步规范档案的工作标准，提升当管理水平，让档案管理人员在开展日常工作时能够遵循工作标准，履行自身职责。一是要不断规范档案材料的收集、归档以及鉴别等工作，对于已经收集到的人事档案材料要进行正确鉴别，做到取舍得当、归档及时、字迹清楚、真实可靠、项目完整，使档案能够绝对安全。对于部分不符合要求的材料也要在第一时间清除，不能擅自归档。而对于手续不全的材料要告知当事人及时补办，让人事档案能够更加完整。二是规范档案装订立卷标准，一定要让档案的装订、立卷能够有统一标准，并具备较强的可操作性。归档的材料纸张一定要保证价格统一，装订线也要配备具体数据。如果存在客观原因，实在无法统一纸张时，也要保证左对齐或是下对齐。三是规范归档、保管以及借阅，要规范人事档案的借阅手续。对于档案的转出、转入、接收、查阅以及借阅等，都要做好详细的记录，并采取有效措施降低人为破坏的发生概率，不能让档案材料出现遗失、损毁或是泄密等。

2.4配备硬件设施，提高档案管理人员素质

目前，人事档案不管是档案保护保管，还是开展档案业务工作，都需从业人员具备较高素质，也需配备较好的设备设施。改善人事档案管理设施，要想真正开展人事档案精细化管理，现代化的设施设备是最重要的。档案人事管理部门一定要积极争取领导支持，要不断优化设施设备，比如配备独立防火防潮库房，库房不得与办公人员地点重合。库房需配备铁质档案柜、空调机、灭火器以及除湿机等，一定要让人事档案能够存储在更加安全的环境。要想真正提升人事档案管理工作，企业要积极打造勇于创新、具备较强专业技术的综合型管理队伍，让档案管理工作获得创新出路，解决当下的各种难题。在创建人事档案管理队伍时，除了要加大管理人员专业技能的培养力度之外，还要结合企业对档案管理的实际需求，提升人事档案管理人员的综合能力。

结束语

随着社会各项福利体系的不断完善，企业内部的人才流动也变得愈发频繁。对于生产企业来说，更要重视人事档案管理工作的重要价值，这不仅仅是对员工负责，还能为企业的可持续发展培养更多优秀人才。鉴于此，企业一定要坚持精细化管理模式，提升人事档案管理水平，使人事档案管理工作能够逐渐走向自动化、机器化以及规范化的方向发展。

参考文献

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[2]　刘希娟.国有企业人事档案电子化管理风险与防范[J].兰台内外,2021(20).

[3]李虎,李蕊.国有企业推进人事档案数字化管理的思考[J].冶金管理,2022(14):66-69