中石化烟台龙口液化天然气有限公司
摘要:近年来,随着全面从严治党向更广范围、更深层次推进,人事档案在国有企业的干部选拔任用、考核考察、管理监督、教育培养等工作中发挥着日益重要的作用,是企业全面了解、评价人才的重要依据。同时,随着互联网时代的迅猛发展,信息技术与社会经济发展深度融合,也对新时代的档案工作提出了更高要求,人事档案管理如何充分利用现代化的信息技术手段优化管理模式,提高运行效率,值得我们深入探索。
关键词:企业人事档案;精细化管理;策略
中图分类号:F272
文献标识码:A
引言
企业人事管理工作中最不可缺少的部分之一就是人事档案管理,其是做好人事工作的基础,也是企业选拔人才、任用人才的最重要手段。社会在不断进步,企业在开展人事档案管理工作时也面临着全新要求,所有的管理环节必须逐渐变得精细化,因此,对应的管理难度也有所增加。就目前情况来看,人事档案管理工作存在较多问题,不仅会对人事档案管理效率带来负面影响,还会对内部人才开发以及队伍建设带来负面作用,理应引起人们的高度关注。
1企业人事档案管理存在的问题
1.1人事档案管理制度不规范
目前,多数企业管理制度仍不够完善,虽说也能取得良好的管理效果,但是在制度建设方面仍存在较多问题。员工对于人事档案管理工作也没有给予足够重视,内部形成的档案管理制度也不具备约束性。此外,部分企业的人事档案管理也没有配备专职人员,内部存在职责划分不明确现象,也时常出现无具体人员管理或是多头管理情况。内部的管理流程也不够规范,尤其是在对职工档案进行调入或调出时,交接环节也不够科学,没有认真核实档案信息,职工档案信息也容易出现缺失。
1.2档案人才队伍专业素质较差
我国很多企业都处于转型发展阶段,而整个行业竞争的主要核心就是信息化技术。因此,对于人事档案管理队伍来说,要积极组建更加专业且信息化的档案管理队伍。目前,部分企业人事档案管理人员都不是专业人士,人员数量配置也不足,大部分的石化企业在管理上千份档案时,只配备一名人员。此外,管理人员在对档案管理流程以及细节进行分析时,也没有做到灵活掌握,特别是缺乏与档案管理相关的计算机技术,因此无法准确把握档案管理细节,导致档案资料出现缺失。
1.3硬件设施配备不足
大部分企业在开展档案管理工作时,都没有配备足够的硬件设施,也没有单独设置人事档案管理储藏室,仅仅只是把人事科办公室作为日常储存。由于人事科办公环境十分复杂,人员出入较为频繁,容易出现安全隐患。对于档案装订,也未按照相关要求对人员信息进行排序;很多的档案资料在装袋时都十分随意;档案袋的质量也参差不齐,没有开展更加深入的防潮防尘工作。大部分的企业在开展人事档案管理工作时,采用的依旧是原有的纸质档案管理模式,这种管理模式极其容易出现丢失或缺损。在对档案进行查阅时,也会消耗较多时长。由于档案管理人员的素质存在差异,因此在对档案进行管理时也会受到主观因素影响,发生缺失或遗漏现象。
2企业人事档案精细化管理策略
2.1加强档案管理,提高重视程度
企业在对干部人事档案信息进行采集与整理时,不可避免地会出现档案材料缺失或信息不完整的现象。因此,企业一定要重视干部人事档案的信息收集以及管理工作,使各级人员都能充分意识到档案管理工作的重要价值,让不同层级的管理人员给予高度关注。而人力资源管理部门则要重点分析管理工作的核心环节,要给予人事档案管理工作充分重视,并挖掘人力资源潜在作用,把档案管理工作积极纳入到人事部门的管理计划当中,并在系统例会过程中认真听取档案管理者的汇报工作,使档案管理工作也能真正与薪酬、培训以及调配的环节拥有同等地位,能够纳入到绩效考核模块当中。在更为科学的奖惩体系下,让档案管理工作能够及时监督与督促,通过明确的责任管理制度发现档案管理过程中存在的实际问题,并提出解决方案。
2.2加强制度建设,强化工作流程
企业要进一步实现规范化以及标准化管理,让档案管理工作能够朝着精细化的方向发展,因此,企业一定要建立更加完善的档案管理制度,对档案管理的各项流程进行精准把控,找到适合企业发展的更为精细化的档案管理路径,保证档案管理的每项环节都能结合国家标准进行。除此之外,企业在执行干部档案工作条例等相关规章制度时,一定要不断完善能够适用于企业档案管理、保管、查阅、借阅以及保护等众多环节的规章制度,明确归档范围、责任主体、节约程序、装订标准以及奖惩考核等环节规范,使企业内部的人事档案管理工作能够变得更加高效,提升档案管理精细化水平。
2.3规范工作标准,提高人事档案质量
除了需要具备与人事档案相关的各项管理制度之外,企业还要对档案工作进行标准规,企业还要进一步规范档案的工作标准,提升当管理水平,让档案管理人员在开展日常工作时能够遵循工作标准,履行自身职责。一是要不断规范档案材料的收集、归档以及鉴别等工作,对于已经收集到的人事档案材料要进行正确鉴别,做到取舍得当、归档及时、字迹清楚、真实可靠、项目完整,使档案能够绝对安全。对于部分不符合要求的材料也要在第一时间清除,不能擅自归档。而对于手续不全的材料要告知当事人及时补办,让人事档案能够更加完整。二是规范档案装订立卷标准,一定要让档案的装订、立卷能够有统一标准,并具备较强的可操作性。归档的材料纸张一定要保证价格统一,装订线也要配备具体数据。如果存在客观原因,实在无法统一纸张时,也要保证左对齐或是下对齐。三是规范归档、保管以及借阅,要规范人事档案的借阅手续。对于档案的转出、转入、接收、查阅以及借阅等,都要做好详细的记录,并采取有效措施降低人为破坏的发生概率,不能让档案材料出现遗失、损毁或是泄密等。
2.4配备硬件设施,提高档案管理人员素质
目前,人事档案不管是档案保护保管,还是开展档案业务工作,都需从业人员具备较高素质,也需配备较好的设备设施。改善人事档案管理设施,要想真正开展人事档案精细化管理,现代化的设施设备是最重要的。档案人事管理部门一定要积极争取领导支持,要不断优化设施设备,比如配备独立防火防潮库房,库房不得与办公人员地点重合。库房需配备铁质档案柜、空调机、灭火器以及除湿机等,一定要让人事档案能够存储在更加安全的环境。要想真正提升人事档案管理工作,企业要积极打造勇于创新、具备较强专业技术的综合型管理队伍,让档案管理工作获得创新出路,解决当下的各种难题。在创建人事档案管理队伍时,除了要加大管理人员专业技能的培养力度之外,还要结合企业对档案管理的实际需求,提升人事档案管理人员的综合能力。
结束语
随着社会各项福利体系的不断完善,企业内部的人才流动也变得愈发频繁。对于生产企业来说,更要重视人事档案管理工作的重要价值,这不仅仅是对员工负责,还能为企业的可持续发展培养更多优秀人才。鉴于此,企业一定要坚持精细化管理模式,提升人事档案管理水平,使人事档案管理工作能够逐渐走向自动化、机器化以及规范化的方向发展。
参考文献
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